Najważniejszą rolę w optymalizacji działalności przedsiębiorstw zaczyna odgrywać kontroling rozumiany jako ciągły proces zarządzania przyszłością firmy, realizowany poprzez modelowanie, planowanie, budżetowanie i kontrolę wykonania planów. Daje odpowiedzi na zasadnicze pytania: czy mamy odpowiednie zasoby do osiągnięcia stawianych sobie celów, czy zmierzamy we właściwym kierunku, czy nasza strategia i prognozy są dopasowane do otaczających nas warunków? Tak rozumiany kontroling wymaga wsparcia informatycznego, które oferuje nowa generacja rozwiązań Business Intelligence. Systemy tej klasy nie tylko rozwiązują kwestie swobodnego dostępu do informacji zarządczej, ale optymalizują procesy decyzyjne, eliminując dużą część pracy dotychczas wykonywanej ręcznie.
Planowanie i budżetowanie – to działania zachodzące w kontekście bardzo skomplikowanej sieci wzajemnych powiązań gospodarczej rzeczywistości przedsiębiorstwa. Nie wystarcza tradycyjne podejście do budżetowania, zgodnie z którym budżet firmy jest sumą budżetów jednostek organizacyjnych. Dziś kadra zarządzająca chce postrzegać przedsiębiorstwo nie tylko jako pulę zasobów, lecz jako dynamiczny zbiór realizowanych zadań i procesów. Do zapewnienia maksymalnej sprawności procesu planistycznego niezbędna jest efektywna komunikacja pomiędzy wszystkimi współpracującymi osobami. Niestety, w praktyce często realizacja celów i konsolidacja oczekiwań to czynności odizolowane, zaś ich wyniki uzgadniane są na papierze dopiero po zakończeniu prac.
Nowoczesny system informatyczny wspomagający prace budżetowe powinien ułatwiać minimalizowanie lub eliminację negatywnych zjawisk, spotykanych w praktyce. Można to osiągnąć, łącząc opisujący przedsiębiorstwo model macierzowy z metodyką prac budżetowych, opartą na realizowanych równolegle, w czasie rzeczywistym, scenariuszach „Góra–Dół” i „Dół–Góra”. Takie podejście zapewnia na każdym etapie prac planistycznych bieżącą komunikację między odpowiedzialnymi za planowanie osobami i ułatwia dekompozycję budżetu firmy do poziomu budżetów poszczególnych, wyodrębnionych w momencie budowy modelu zadań. Dzięki temu negocjacje pomiędzy wyrażonymi w scenariuszu „Góra–Dół” celami a wynikającymi z planowania „Dół–Góra” możliwościami ich realizacji mogą przebiegać na poziomie zadania, a nie – jak to często bywa w rozwiązaniach opartych na ręcznie przetwarzanych arkuszach planistycznych – dopiero po pełnej konsolidacji budżetu. Oprócz znacznego skrócenia czasu zamknięcia budżetu (mniej cykli planistycznych) daje to szansę na wyższą jakość.
Przykładem zastosowania kompleksowego modelu jest system BiK firmy SPIN, skalowalne, konfigurowalne narzędzie wspierające planowanie, budżetowanie i kontrolę realizacji.
Podstawowe funkcje systemu BiK:
- Wielowariantowe, dynamiczne modelowanie i definiowanie struktur planistycznych
- Wsparcie modeli hierarchicznych i macierzowych
- Równoczesne prowadzenie prac planistycznych w wątkach „Dół–Góra” i „Góra–Dół”
- Budżetowanie scenariuszowe, kroczące i elastyczne
- Praca online w trybie grupowym
- Intuicyjny interfejs użytkownika
- Automatyzacja konsolidacji planów oraz informacji o ich realizacji kontrola poprawności wprowadzania danych za pomocą kreatorów)
- Automatyczna dekompozycja planów (zastosowanie skomplikowanych kluczy alokacji umożliwia szybkie rozrzucenie planów strategicznych na poziom operacyjny, alokację budżetu projektu na podprojekty czy jednostki organizacyjnej na komórki podrzędne; kluczem alokacji mogą być proporcje skorygowanego rozkładu wykonania okresu poprzedniego, wartości planów okresów poprzednich lub wskazanej wersji budżetu bieżącego; klucz może zostać ręcznie zdefiniowany przez użytkownika)
- Raportowanie i monitoring realizacji (udostępniane predefiniowane raporty tabelaryczne, wzbogacone o wizualizację graficzną zarówno w obszarze planowania, jak i realizacji budżetu)
System BiK zapewnia ciągłość procesów planowania przez cały okres budżetowy. Umożliwia modyfikację zatwierdzonych planów w dowolnym momencie i kontrolę realizacji zadań. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi można zminimalizować koszty szkolenia użytkowników, a standardy techniczne ułatwiają integrację z istniejącą infrastrukturą IT przedsiębiorstwa.
Na podstawie materiałów firmy SPIN
