Posiadanie informatycznego systemu wspomagającego zarządzanie nie jest już czynnikiem wyróżniającym firmę na rynku. Stosowanie takich systemów jest koniecznością, natomiast przewagę konkurencyjną mogą zdobyć te przedsiębiorstwa, które zwiększą użyteczność wykorzystywanej informatyki. Wynikać to może np. z opracowania lepszych rozwiązań konkretnych problemów, czyli innowacyjnego wykorzystania systemów w nowych obszarach, optymalnego dostosowania ich do potrzeb firmy lub tworzenia małych aplikacji, które usprawniając pewne procesy, mogą prowadzić do znacznych oszczędności.
W największym na świecie przedsiębiorstwie produkującym papier gazetowy, sprywatyzowanym Abitibi Consolidated z Montrealu, opracowano wewnętrzny system zarządzania energią. Umożliwił on monitorowanie poboru energii oraz śledzenie cen i dostępności energii. Wykorzystano w tym celu platformę Real-time Performance Management (RtPM) firmy OSIsoft, producenta systemów zarządzania wydajnością, Microsoft SQL Server oraz Visual Basic.
Realizację projektu rozpoczęto, gdy jeden z pracowników stwierdził, że platforma OSIsoft może posłużyć do stworzenia swego rodzaju tablicy rozdzielczej, przedstawiającej zużycie energii z innymi wskaźnikami, jak ceny elektryczności, warunki pogodowe oraz inne czynniki, wpływające na koszty energii, we wszystkich pięciu zakładach Abitibi System zaprojektowano, wykonano i wdrożono w niecałe sześć miesięcy, wykorzystując wyłącznie posiadane zasoby ludzkie. Kosztował 77 tys. USD, a przyniósł firmie Abitibi roczne oszczędności rzędu miliona USD.
Podobną zasadą usprawniania istniejącego oprogramowania w szczególnych zastosowaniach można posłużyć się w wielu przypadkach. Przydają się wówczas ambitni pracownicy, którzy – zachęcani systemem nagród – zajmą się rozwinięciem istniejącego oprogramowania. Nie można jednak zapominać o zachowaniu kontroli nad wprowadzanymi zmianami, aby nie naruszyły one spójności działającego systemu.
Kultura firmy
– Wytworzenie środowiska sprzyjającego ambitnym pracownikom może wymagać zmian w kulturze firmy, szczególnie jeśli jej organizacja jest już dość skostniała – uważa Susan Ganeshan, wiceprezes webMethods, producenta oprogramowania integracyjnego dla biznesu. – Decyzja o tworzeniu nowego rozwiązania wymaga współpracy między informatykami, pracownikami i zarządem firmy.
Trzeba uważać, by nie zniechęcać do tego rodzaju kreatywnych działań. – Ludzie są stworzeni do pracy w grupie. Jeśli jednak w przedsiębiorstwie nagradza się efekty wynikające w minimalnym stopniu ze współpracy, ogranicza się tym samym wszelkie przejawy kreatywności – stwierdza Bob Parker, wiceprezes Manufacturing Insights, oddziału IDC z Framingham (Massachusetts).
Innymi słowy należy wyeliminować sztywne procedury oraz takie systemy nagradzania, które prowadzą do konfliktów między pracownikami.
Michael Saucier, wiceprezes OSIsoft, radzi promować zainteresowanie pracowników możliwościami użytkowanego systemu oraz podejmować działania minimalizujące ryzyko związane z realizacją mikroprojektów. Projekty usprawnień nie mogą zaszkodzić całemu systemowi informatycznemu firmy. Powinny być względnie małe, ale trzeba pozwolić im zaistnieć. Warto, by pracownicy mogli proponować własne rozwiązania.
Parker zaleca stworzenie pełnej listy procesów firmy, w kolejności od największego do najmniejszego, i zbadanie, który z nich mógłby być realizowany bardziej efektywnie. Następnie wskazuje się projekty, które można zrealizować w krótkim czasie, korzystając tylko z własnych zasobów ludzkich. Warto koncentrować się na małych, łatwo wdrażalnych projektach.
Usprawnianie z zachowaniem pełnej kontroli
Drobne usprawnienia przynoszą sporo korzyści, ale stanowią również potencjalne zagrożenie. Jeśli ich realizacja wymknie się spod kontroli, mogą spowodować awarię lub doprowadzić system do takiej postaci, której nie da się już ani rozwinąć, ani naprawić przez obsługę techniczną specjalistycznej firmy zewnętrznej.
– Trzeba wiedzieć, jaki wpływ będą miały konkretne zmiany na działanie całego systemu – mówi Dave Haskins, wiceprezes Kinaxis, dostawcy oprogramowania do zarządzania wydajnością. Konieczne jest wskazanie, na podstawie doświadczeń dostawców systemów, tzw. obszarów podwyższonego ryzyka. Wprowadzanie zmian w tych obszarach może mieć bardzo negatywne skutki.
– Zarządzanie informatyką wymaga zdrowego rozsądku – dodaje Haskins. – Trzeba mieć pewność, że konkretna zmiana ma solidne uzasadnienie i stanowi właściwe podejście do rozwiązania określonego problemu.
Zdaniem Parkera najważniejsze w procesie usprawniania jest korzystanie ze sprawdzonych rozwiązań. – Istnieją firmy traktujące system ERP jako platformę, którą należy zarządzać jak zestawem produktów. Takie ujęcie pozwala stale rozwijać istniejący system. Pracownicy muszą realizować wytyczone standardy rozwojowe.
Innym istotnym zagadnieniem jest według Parkera zapewnienie obsługi (i rozwijania) małej aplikacji usprawniającej po odejściu z firmy jej autora (autorów). Dział informatyczny musi wiedzieć o wprowadzonych modyfikacjach. Parker zaleca więc stworzenie wewnętrznego środowiska open source: – Każdy projekt musi w celu weryfikacji zostać skonsultowany z autoryzowanymi firmami informatycznymi, obsługującymi przedsiębiorstwo.
Unikanie przeszkód w rozwoju
Przesadne „usprawnianie” może zablokować przyszły rozwój systemu. Może się bowiem zdarzyć, że dostawca oprogramowania nie będzie w stanie rozwijać systemu z wprowadzonymi zmianami. – Nie należy stosować nieudokumentowanych interfejsów API. Nie będziemy ich obsługiwać – przestrzega Ganeshan.
Zaowocują dobre stosunki z dostawcami oprogramowania. Znajomość planów dotyczących rozwoju działającej w firmie aplikacji pozwoli zaoszczędzić czas i koszty wprowadzania na własną rękę usprawnień, które zostaną zawarte w kolejnej wersji aplikacji. Można się skupić na drobnych poprawkach, które zwiększą przewagę konkurencyjną i wystarczą do momentu wdrożenia nowszej wersji.
Dostawcy oprogramowania są świadomi występowania racjonalizatorskich tendencji u swoich klientów. Zamiast więc blokować takie projekty, wykorzystują je z korzyścią dla autorów. Jeśli wprowadzone przez pracowników usprawnienie jest dostatecznie przydatne, dostawca może zostać poproszony o umieszczenie go w kolejnej wersji aplikacji.
– Chodzi tu przede wszystkim o zaufanie między dostawcą a klientem – mówi Ganeshan. Pracownicy firmy muszą znać możliwości oprogramowania, ale jednocześnie dostawcy powinni uważnie wsłuchiwać się w potrzeby swoich klientów.
Współpraca między użytkownikami, wsparta kompromisami z dostawcą, stanowi od wielu lat podstawę stosunków na linii klient–dostawca. Niektóre firmy posuwają się jeszcze dalej. Na przykład w webMethods działa zespół doradczy, składający się z doświadczonych użytkowników wymieniających się sprawdzonymi rozwiązaniami.
Na stronie internetowej OSIsoft działa baza danych zawierająca setki rozwiązań opracowanych przez samych klientów, bazujących na platformie RtPM. Przykłady sklasyfikowano według branż, a niektórym towarzyszą szczegółowe opisy konkretnych aplikacji. Za pomocą umieszczonego na stronie formularza można dodawać do bazy opisy własnych aplikacji.
Ograniczanie ryzyka
Architektura oprogramowania staje się coraz bardziej elastyczna, dzięki czemu klienci mogą wprowadzać swoje usprawnienia, nie blokując rozwoju aplikacji. – Systemy ERP staną się otwartymi standardami – uważa Parker. – NetWeaver SAP-u oraz Fusion Oracle’a stanowią przykłady produktów opartych na usługach sieciowych. Dzięki takiemu podejściu firmy mogą dostosowywać oprogramowanie do swoich potrzeb, nie ryzykując, że ograniczają jego rozwój.
Niektóre systemy są z natury bardziej otwarte na tworzenie miniaplikacji. – Naszym zadaniem jest dostarczenie narzędzia, na bazie którego firmy mogą budować aplikacje dostosowane do swoich potrzeb – mówi Ganeshan.
Firma Kinaxis ułatwia konfigurowanie swojego systemu zarządzania wydajnością, stosując model skoroszytu, znany z arkuszy kalkulacyjnych. – Konfiguracja arkusza kalkulacyjnego nie nastręcza żadnych trudności – mówi Haskins, dowodząc, że narzędzia biznesowe powinny wykorzystywać tę samą zasadę. – Kiedy użytkownik zrozumie podstawowe zagadnienia związane z działaniem systemu, powinien otrzymać od dostawcy oprogramowania narzędzia konfiguracyjne.
Według OSIsoft struktura produktów tej firmy umożliwia dostosowanie do potrzeb użytkowników. – Naszym celem jest stworzenie solidnej platformy, którą pracownicy będą mogli dopasować do konkretnych zadań – twierdzi Saucier.
– Użytkownicy nie powinni sądzić, że wykonanie prostej aplikacji przedstawia olbrzymią trudność. W dodatku dostarczamy firmom wyłącznie programy wykonywalne. Nie chcemy, by ktoś ingerował w jądro systemu, ale żeby potrafił samodzielnie kreować sposób wykorzystywania tego systemu.
Prawdopodobnie najbardziej radykalne podejście do zagadnienia dostosowywania aplikacji do potrzeb użytkowników prezentuje OpenMFG, producent systemu proprietary open source. Firma ta udostępnia klientom kod źródłowy swoich aplikacji, umożliwiając im dodawanie usprawnień i ich wymianę z innymi użytkownikami.
– Aktywność projektową naszych klientów traktujemy jako rozszerzenie działalności naszej grupy projektowej – mówi dyrektor naczelny OpenMFG, Ned Lilly. – Wspólnie z klientami realizujemy otwarty proces projektowania. Dzięki temu możemy szybko udokumentować kod nadesłany przez którąś firmę i dodać go do kolejnej wersji naszego produktu.
Jeden z klientów OpenMFG, warta 40 mln USD kalifornijska firma Cedarlane Foods, zajmująca się dostawami dla supermarketów i firm sektora spożywczego, dokonał usprawnienia systemu wymiany dokumentów elektronicznych (EDI), które zostało udostępnione wszystkim pozostałym klientom OpenMFG.
Stworzony pod okiem specjalistów z OpenMFG system EDI umożliwia przesyłanie faktur w formie plików PDF za pośrednictwem serwera FTP oraz e-maila. System ten spełnia również wymogi niektórych klientów Cedarlane.
– Musimy klasyfikować dokumenty nie tylko według nazwy klienta, ale także według adresu dostawy – mówi Daniel Baroco, szef ds. informatyki w Cedarlane Foods. – Trzeba też uwzględniać, czy dany sklep lub magazyn jest otwarty, czy zamknięty. System został tak skonfigurowany, że zmiany trzeba wprowadzić tylko raz. Dzięki elastyczności spełnia potrzeby wielu użytkowników.
|
10 zasad usprawniania systemów wspomagających zarządzanie:
|
Burza mózgów w środowisku open source
Wprawdzie nie każde przedsiębiorstwo jest gotowe do wdrożenia systemu linuksowego lub takiego modelu, jak proprietary open source firmy OpenMFG, ale dzielenie się przez użytkowników dodatkami do aplikacji staje się coraz bardziej popularne. Często zacieśniają się w ten sposób związki między odbiorcami i dostawcami oprogramowania.
Jedną z takich eksperymentalnych inicjatyw jest Avalanche Corporate Technology Cooperative. Jej członkami są: producent biżuterii Jostens, sieć detaliczna Best Buy, producent oprogramowania Imation, firma świadcząca usługi konsultingowe dla przemysłu Nuvolution oraz producent artykułów pościelowych Select Comfort.
W ramach rocznej opłaty w wysokości 30 tys. USD członkowie grupy mogą rozwijać własność intelektualną, wspólnie dokonywać usprawnień i legalnie dzielić się efektami pracy, czyli oprogramowaniem, sprawdzonymi rozwiązaniami oraz dokumentacją standardów, z pozostałymi członkami. Na przykład Jostens przejął i zaadaptował do swoich potrzeb opracowane przez Best Buy narzędzie do integracji aplikacji, oszczędzając w ten sposób 150 tys. USD tylko na opłatach licencyjnych.
Nie można jeszcze mówić o pełnym sukcesie rozpoczętej niewiele ponad rok temu inicjatywy Avalanche. Z udziału w niej zrezygnowało już dwóch członków założycieli, a podstawowa idea dzielenia się opracowanymi we własnym zakresie rozwiązaniami nie przekonuje jeszcze wielu firm. Niemniej jednak systemy wykorzystujące model open source oraz koncepcja rozwoju opartego na współpracy stają się coraz bardziej popularne.
Wiele firm będzie nadal zatrzymywać swoje systemy i własność intelektualną w obrębie przedsiębiorstwa, wykorzystując możliwości dostarczonego oprogramowania przy pewnej dozie własnych usprawnień koniecznych w konkretnych zastosowaniach. Z drugiej strony producenci oprogramowania będą się starali dostosować swoje produkty do potrzeb użytkowników, rezerwując sobie jednak możliwość sprawowania kontroli nad pracą całego systemu.
– Żyjemy w dobie powszechnej dostosowywalności produktów – mówi Saucier – Nawet opierając się wyłącznie na własnych zasobach, można w systemie odkryć nieoczekiwane możliwości. Dostarczone oprogramowanie to 80–90% wartości systemu, pozostałe 10–20% stanowi wytworzona własnymi środkami wartość dodatkowa, której przedsiębiorstwo może zawdzięczać przewagę konkurencyjną.
Parker przewiduje ewolucję trójpoziomowej koncepcji usprawniania oprogramowania: – Uważam, że producenci oprogramowania będą zachęcali swoich klientów do tworzenia pewnych aplikacji we własnym zakresie. Przykładem może tu być NetWeaver firmy SAP. Z drugiej strony dostawcy oczekują od rynku pewnych zachowań. Jeśli klient potrzebuje rozbudowanej aplikacji, powinien zwrócić się do nas. Jeśli poszukuje aplikacji średniego kalibru, powinien skontaktować się z naszymi partnerami. Z kolei małymi aplikacjami powinni zajmować się sami użytkownicy. W dalszej perspektywie na strategii tej nawięcej skorzystają właśnie oni.
Autor: Nancy Bartels, MBT USA