Taktyka informatyzacji skutkiem strategii biznesowej

O informatyzacji CIECH SA i o tym, co najważniejsze – kto i co decyduje – opowiedział redakcji MSI Polska Krzysztof Jarosz, prezes Chemia.com SA, jednej ze spółek krajowych CIECH SA, która działa jako Centrum Kompetencyjne IT dla Grupy Chemicznej CIECH. Żeby zrozumieć powody takiego, a nie innego zaprojektowania systemu informatycznego, warto przyjrzeć się ogólnej strategii oraz wynikającej z niej strukturze organizacyjnej…  

W Grupie CIECH tworzony jest bardzo nowoczesny system informatyczny. Dlaczego właśnie taki i dlaczego teraz?

– W momencie wchodzenia na Giełdę Papierów Wartościowych CIECH ogłosił strategię biznesową, której głównym wyznacznikiem jest stworzenie tzw. dywizji – niezależnych jednostek biznesowych, przeznaczonych do obsługi poszczególnych grup towarowych, znajdujących się w ofercie CIECH.

Fot. Chemia.com SA

Pierwszym i obecnie najważniejszym elementem nowej struktury jest Dywizja Sodowa, obejmująca dwa zakłady produkcyjne: Soda Mątwy i Janikosoda, oraz podmiot stanowiący część CIECH jako wydzieloną strukturę o tej samej nazwie. Następnym ogniwem nowej struktury jest Dywizja Fosforowo-Chemiczna, będąca formą przejściową, inkubatorem nowych dywizji.

Dywizja zachowuje odpowiednią niezależność i swobodę prowadzenia biznesu, lecz pozostaje oczywiście powiązana ze spółką-matką CIECH, która w tej strukturze jest ogniwem integrującym – przez nią przechodzi cała sprzedaż, w tym także eksport.

Docelowo powstaną w CIECH cztery dywizje, które będą informatyzowane w zależności od przyjętego w każdej z nich modelu biznesowego. Model przyjęty w Dywizji Sodowej oraz synergie produktowe i surowcowe uzasadniały stworzenie tam wspólnej platformy informatycznej, wspierającej procesy biznesowe, która jest budowana w oparciu o aplikacje Oracle.

Połączenie i logiczne powiązanie biznesu dywizji z centralą zapewne nie zawsze było proste?

– Oczywiście, dlatego potrzebowaliśmy naprawdę wysokiej klasy systemu informatycznego, który potrafi łby obsłużyć dość skomplikowane procesy biznesowe, jakie pojawiły się w związku z taką organizacją. Nie jest tak, że dywizje zajmują się tylko produkcją, CIECH – tylko dystrybucją. W rzeczywistości mamy zbiór procesów ułożonych w formie jakby zamkniętego kręgu. Zaczynamy od części dywizji znajdującej się w CIECH. Tutaj realizowany jest proces zaopatrzenia w surowce na podstawie zapotrzebowania poszczególnych zakładów. Taki model zapewnia optymalne zarządzanie zaopatrzeniem i szukanie wewnątrz struktur każdej dywizji synergii przynoszącej oszczędności. Mając w tym procesie skupione wszystkie zakłady, można potrzebne komponenty pozyskać znacznie taniej (w większych ilościach) niż w przypadku, gdyby każdy podmiot zaopatrywał się na własną rękę.

Następnie surowce i materiały przechodzą do zakładów i tam są przetwarzane. Kolejne procesy związane są zatem z produkcją i zachodzą lokalnie; tam także wykonywane jest składowanie oraz konfekcjonowanie produktów. Na końcu wracamy do CIECH, aby towar sprzedać, zaś wysyłka jest realizowana przez spółki na podstawie zamówienia sprzedaży wystawionego w CIECH. Ponieważ procesy sprzedażowe różnych zakładów są skupione we wspólnej jednostce, tu także możemy z powodzeniem poszukiwać synergii, obniżać koszty i podnosić efektywność operacyjną.

Kolejny wyznacznik to fakt, że informatyzowane obecnie zakłady produkcyjne mają bardzo podobny profi l – zatem ich procesy biznesowe również mogliśmy podobnie zaprojektować. Stworzyliśmy wspólne modele zarządzania w obszarach takich, jak produkcja i remonty. Ponieważ przekłada się to prosto na wdrożenie IT, również i tutaj mogliśmy sobie pozwolić na pewną powtarzalność procesów. To sytuacja wprost idealna do zastosowania w naszym projekcie bardzo dziś modnego  modelu tworzenia systemów informatycznych w architekturze zorientowanej na usługi, czyli SOA.

Jak na to wszystko nałożyły się systemy IT?

– Kiedy zaczęliśmy zastanawiać się nad architekturą informatyczną dla zaprojektowanych wcześniej procesów, wyróżniliśmy trzy podstawowe rozwiązania, które powinny wspierać trzy działające jednostki gospodarcze. Ale fakt, że już wcześniej, jeszcze na etapie procesów, udało nam się uzyskać znaczną synergię, pociągnął za sobą dążenie do uzyskania takiego samego efektu w przypadku systemów IT. Oczywiście, można było nie zajmować się dodatkowym projektowaniem i po prostu wdrożyć trzy odrębne systemy. Uznaliśmy jednak, że skoro mamy system Oracle, doskonale poddający się modelowaniu, nie ma powodu, aby nie pokusić się także i tutaj o jakieś ujednolicenie.

Aby uzyskać korzyści na wysokim szczeblu, np. lepszą sprzedaż czy kontrolę zapasów materiałowych, trzeba było bardzo drobiazgowo zaplanować odpowiednią unifi kację podstawowych parametrów, takich jak indeksy materiałowe czy rekordy opisujące klientów i dostawców. Zanim przystąpiliśmy do wdrożenia systemów, ekipa konsultantów wykonała ogromną pracę, dopracowując szczegóły – ten początkowy wysiłek bardzo się opłacił w późniejszych etapach projektu. Innym kluczowym założeniem, jakie powstało już na etapie projektowania architektury systemu, było utworzenie centralnej bazy danych, wspólnej dla wszystkich podmiotów gospodarczych, obsługiwanych przez system. Takie centrum przetwarzania zostało założone w centrali CIECH – zawiera wspólny serwer i bazę danych dla wszystkich organizacji. Zakłady produkcyjne naszych dywizji mają sieci lokalne, w których działają mniej krytyczne aplikacje – takie, jak poczta  elektroniczna czy systemy antywirusowe. Te sieci są połączone w ekstranet i dołączone do centrum za pomocą łączy dzierżawionych o odpowiednim reżimie bezpieczeństwa. Komunikacja na łączach odbywa się w trybie online, ale dzięki wydzieleniu niektórych zadań do obsługi w sieciach lokalnych mamy tu znacznie mniejsze obciążenie, do zaakceptowania w przypadku pracy aplikacji ERP.

Czyli żmudna praca u podstaw owocuje wyraźnymi korzyściami na wyższym poziomie? 

– Tę teorię sprawdziliśmy w praktyce. To rzeczywiście działa. Unifi kacja na wszystkich poziomach biznesu – od zaopatrzenia poprzez fi nanse czy gospodarkę magazynową aż do obsługi klienta – daje coś, co faktycznie przekłada się na przewagę konkurencyjną, a mianowicie szybki obieg informacji w przedsiębiorstwie i szybki dostęp do niej dla wszystkich, którzy tego potrzebują. Naprawdę lepiej radzi sobie firma, w której obieg danych jest sprawniejszy, w której odpowiednia informacja, odpowiedniej jakości, znajdzie się w odpowiednim czasie w odpowiednim miejscu.

Krzysztof Jarosz prezes Chemia.com SA

Dzięki ujednolicaniu procesów i architekturze SOA można zbudować system złożony z modułów wykonujących konkretne funkcje i następnie wielokrotnie używać ich tam, gdzie są potrzebne. Skraca się czas wdrożenia, a system sprawniej działa. Jest także czynnik ekonomiczny: nie trzeba ponosić kosztów utrzymania trzech oddzielnych systemów, w co wchodzą nie tylko koszty administracji, ale także instalowania wszelkich nowych wersji, poprawek i udoskonaleń. W przypadku oddzielnych systemów trzeba by zbudować łączącą je hurtownię danych, ze wszystkimi modułami wspomagającymi – takimi jak interfejsy wprowadzania danych, ich konwersji i ładowania. Wszystko byłoby wówczas prawdopodobnie znacznie droższe i mogłoby działać wolniej, co jest niedopuszczalne w dzisiejszym otoczeniu biznesowym, w którym szybkie zdobywanie i właściwe przetwarzanie informacji zapewnia firmie przewagę konkurencyjną.

Żeby informatyzacja firmy tak dużej jak CIECH mogła się odbywać w taki sposób, potrzebny jest jeden ośrodek, który tym steruje…

– Tak i taką właśnie rolę spełnia spółka Chemia.com, którą kieruję. Jest to swego rodzaju integrator wewnętrzny wszystkich procesów informatycznych, skupiający kompetencje dotyczące projektowania systemów i dbający o ich prawidłowe synchronizowanie.

Do nas należy optymalizacja rozwiązań informatycznych w ramach grupy i dbałość o realizację wszystkich elementów projektu, czyli: modularyzację, nastawienie na procesy, dążenie do oszczędności i projektowanie z nastawieniem na synergię.

Aby jak najlepiej wykonać te zadania, zaprojektowaliśmy obsługę informatyczną naszych klientów nie według funkcji wdrażanych modułów, ale z podziałem na wyszczególnione usługi informatyczne. Dzięki takiemu podejściu o wiele lepiej identyfi kujemy potrzeby poszczególnych jednostek i później śledzimy ich zaspokajanie.

Jak widać, cały projekt przebiega przy założeniu, że rządzi biznes, a dążenie do celów biznesowych jest nadrzędne?

– Oczywiście, biznes jest tu najważniejszy, to on wyznacza decydujące przepływy danych. Czasy, gdy informatyka dyktowała modele biznesowe, dawno się skończyły. Dzisiaj precyzyjnie defi niuje się procesy gospodarcze i do nich dopasowuje architekturę systemów IT. W spółce Chemia.com udało nam się wyodrębnić podstawowe usługi informatyczne świadczone naszym odbiorcom. Dzięki zastosowaniu takiego modelu możemy bardzo dokładnie dostosować usługi do potrzeb i mamy otwarte możliwości późniejszejich rozbudowy.

Autor: Adam Majczak, MSI Polska