Jak firma IDS Scheer Polska pomogła w metamorfozie
LOTOS SA
Poprawne zdefiniowanie i sprawne zarządzanie procesami biznesowymi umożliwia całkowite przemodelowanie przedsiębiorstwa. Dobrym przykładem na poparcie tej tezy jest Rafineria Gdańska, poprzedniczka Grupy LOTOS SA, która tą metodą przekształciła się w firmę zorientowaną na klienta.
W wyniku prac prowadzonych od maja 2003 r. do grudnia 2005 r. wszystkie procesy rafinerii zostały opisane, zooptymalizowane, a w efekcie przemodelowano strukturę organizacyjną oraz wprowadzono zarządzanie procesami biznesowymi. Projekt bezpośrednio poprzedzał wdrożenie systemu mySAP ERP.
Cała firma bierze udział
W działaniach porządkowania procesów niezwykle istotne jest zaangażowanie kierownictwa i pracowników firmy. Dlatego we wszystkich spółkach Grupy Kapitałowej LOTOS SA objętych projektem prace rozpoczęto od warsztatów przeprowadzonych z kadrą kierowniczą. W ten sposób przygotowano mapy: celów strategicznych, relacji biznesowych, głównych procesów z podziałem na podstawowe i wspomagające oraz poszczególnych procesów głównych, składających się z podprocesów. Cele strategiczne oraz procesy główne stanowiły materiał wejściowy do przygotowania matrycy powiązań pomiędzy tymi elementami.
Zoptymalizowane i ustandaryzowane procesy w całej grupie są wspierane przez system mySAP ERP
Następnie wspólnie z pracownikami Grupy LOTOS uszczegółowiono metodykę modelowania procesów biznesowych, przygotowano również merytorycznie do dalszych prac projektowych właścicieli poszczególnych procesów oraz wybranych specjalistów uczestniczących w dalszych pracach opisu procesów biznesowych.
Zgodnie z przyjętą metodyką zamodelowano procesy biznesowe i poddano je analizie. Do opisu procesu wykorzystywano istniejącą w firmie dokumentację oraz wywiady (spotkania) grup roboczych. Materiał został przygotowany w formie dokumentu Word, a mapy procesów zapisane w autorskiej notacji firmy IDS Scheer – ARIS – w bazie danych.
Dzięki analizie procesów przygotowano opisy modeli docelowych, przedstawione właścicielom procesów oraz wybranym pracownikom do weryfikacji. Mapy procesów ze zdefiniowanymi właścicielami i miernikami, a także zasady zarządzania procesami posłużyły jako fundamenty wdrożenia.
Podczas cyklu warsztatów – odrębnych dla każdego procesu – pracownikom (właścicielom, wykonawcom procesów) zaprezentowano koncepcję zarządzania procesami w Grupie LOTOS, z konkretną procedurą i zasadami. Była to także dobra okazja do uzgodnienia ostatecznej listy mierników dla procesów i omówienia sposobu ich interpretacji.
Co zyskała Grupa LOTOS?
Grupa przeszła całkowitą metamorfozę. Przebudowano strukturę organizacyjną, przekazując logistykę i sprzedaż w gestię oddziałów. Zoptymalizowane i ustandaryzowane procesy w całej grupie są wspierane przez system ERP, a podejście procesowe było gwarantem sukcesu wdrożenia. Warto też odnotować zmianę mentalności pracowników.
Przekształcenia doprowadziły do poprawy efektywności, a w konsekwencji pozycji rynkowej Grupy LOTOS, uważanej obecnie za jeden z najważniejszych koncernów paliwowych w Polsce. – Projekt prowadzony przez IDS Scheer Polska pozwolił na wsparcie przemian w zakresie stworzenia sprawnie i efektywnie funkcjonującej grupy kapitałowej LOTOS SA – mówi Halina Stasiewicz, dyrektor Biura Zarządzania Procesami w Grupie LOTOS SA.
|
– Rafineria w Gdańsku była typowym Artur Milecki, wicedyrektor konsultingu, IDS Scheer Polska |
przedsiębiorstwem produkcyjnym, stojącym w obliczu rynkowej transformacji. To wyzwanie podjął zarząd spółki kierowany przez prezesa Pawła Olechnowicza, który jednoznacznie określił kierunek zmian i przyszłą wizję Grupy LOTOS SA. Podczas wprowadzania zmian postanowiono zastosować podejście procesowe, a jako docelowy system do zarządzania wybrano mySAP. Zastosowanie metodyki ARIS umożliwiło ścisłe powiązanie modelowania procesów i wdrożenia systemu ERP, dzięki czemu oba projekty przyniosły spodziewane efekty.
|
Grupa LOTOS SA jest pionowo zintegrowanym koncernem naftowym, zajmującym się wydobyciem i przerobem ropy naftowej oraz dystrybucją produktów naftowych. Grupa kapitałowa składa się z rafi nerii w Gdańsku, firmy wydobywczej Petrobaltic oraz kilkunastu spółek-córek produktowo-rynkowych (m.in. LOTOS Oil, LOTOS Asfalt, LOTOS Paliwa itd.). Pod koniec 2005 r. w grupie kapitałowej zatrudnionych było ponad 5000 osób. Skonsolidowany zysk netto Grupy LOTOS SA za cały 2005 r. wyniósł ponad 930 mln zł (wg Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej).
Należąca do Grupy LOTOS SA rafineria w Gdańsku przerabia 6 mln ton ropy naftowej rocznie. Strategia Grupy LOTOS zakłada m.in.: realizację Programu Kompleksowego Rozwoju Technicznego (PKRT), zwiększenie wydobycia oraz dalszy rozwój sieci stacji paliw. Do 2010 r. spółka planuje rozszerzyć sieć do 500 placówek oraz zwiększyć udział w krajowym rynku detalicznym paliw do około 10%. |