Naszą siłą jest dogłębne zrozumienie działalności biznesowej klientów – Adam Tychmanowicz, prezes zarządu PrimeSoft Polska sp. z o.o.
Pana firma została wybrana „Najlepszym dostawcą dla przemysłu 2006” w kategorii systemów DMS. Referencji udzielili klienci, przyznane przez nich dobre oceny wpłynęły na decyzję jury. Jakie są największe korzyści ze stosowania systemów DMS?
Adam Tychmanowicz
prezes zarządu PrimeSoft
Polska sp. z o.o.
– Rzeczywiście było nam niezwykle miło, że świadczone przez nas usługi, jak również sam system V-Desk zyskały najwyższe noty. Opisując korzyści płynące z zastosowania systemów klasy workflow/DMS, na pierwszym miejscu postawiłbym zapewnienie elastycznej struktury systemów. To właśnie spełnienie tego kryterium gwarantuje wysoki poziom funkcjonalności z uwzględnieniem indywidualnych oczekiwań klienta. Z wielu kwantyfikowanych efektów dobrze przeprowadzonych wdrożeń można wymienić: brak problemu dokumentów zaginionych i zniszczonych, skrócenie czasu obiegu dokumentów, czytelny schemat przekazywania spraw – stały monitoring procesu, przypisanie odpowiedzialności, redukcję kosztów kopiowania dokumentów, wyeliminowanie konieczności obiegu dokumentów papierowych, wsparcie standardów biznesowych (ISO). Wśród innych korzyści wymienić należy: zarządzanie wiedzą w skali całej firmy, szybki i tani dostęp do informacji, bezpieczną archiwizację dokumentów czy – zacytuję Jerzego Wiśniewskiego, prezesa PBG SA – „dzięki systemom klasy DMS/workfl ow zyskujemy ustabilizowanie i skrócenie o ok. 50% czasu obiegu dokumentów pomimo wzrostu ich ilości”. Z naszego punktu widzenia – jako producenta i zarazem podmiotu wdrażającego – istotna jest łatwość integracji z innymi systemami działającymi u klienta – system V-Desk staje się niejednokrotnie ogniwem spinającym pozostałe systemy w firmie, często działające w oderwaniu.
Według dostępnych badań rynkowych 92% firm po wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów deklaruje znaczny wzrost efektywności działań, spowodowany sprawniejszym, szybszym i prostszym obiegiem dokumentów, łatwiejszym do nich dostępem, większą efektywnością kontroli działań pracowników i możliwością zbudowania firmowej bazy wiedzy. Z dumą mogę powiedzieć, że w naszym przypadku skuteczność jest stuprocentowa.
Od kiedy PrimeSoft Polska oferuje na polskim rynku rozwiązania workflow/DMS?
– PrimeSoft Polska od 2003 r. oferuje kompleksowe usługi w zakresie analizy, kontrolingu i optymalizacji procesów zarządzania dokumentacją oraz implementacji systemów obiegu i archiwizacji dokumentów.
Głównym produktem w ofercie firmy jest system V-Desk, łączący w sposób elastyczny m.in. moduły zarządzania dokumentami (DMS), ich archiwizację i obieg (workflow) oraz moduł wsparcia relacji z klientami (CRM). V-Desk został opracowany z myślą o kompleksowej obsłudze obiegu informacji i zarządzania procesami w przedsiębiorstwach.
Elastyczność proponowanych przez system rozwiązań umożliwia stałe modelowanie charakterystycznych dla firmy ścieżek obiegu dokumentów czy zadań, jak również ich bieżące dostosowywanie przez pracowników do zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa.
Wspieramy zarządzanie dokumentacją papierową, dostarczamy rozwiązania sprzętowe, jesteśmy integratorem systemów informatycznych.
Jakie sektory gospodarki najchętniej wdrażają rozwiązania oferowane przez pana firmę? Jak można scharakteryzować typowego klienta?
– Platforma V-Desk jest narzędziem uniwersalnym, co m.in. udało się osiągnąć dzięki modułowości systemu – zakres funkcji pokrywający się z modułami może być odpowiednio dostosowywany do potrzeb i charakteru działalności klienta.
Są oczywiście branże, w których możemy poszczycić się większym doświadczeniem i w obsłudze których się specjalizujemy. Przede wszystkim chciałbym tu wspomnieć o branżach budowlanej, energetycznej, wodno-kanalizacyjnej czy finansowej. Obsługujemy zarówno podmioty o zasięgu ogólnopolskim czy realizujące kontrakty poza terenem kraju, jak i firmy działające na rynkach lokalnych, np. poznańskiego dewelopera, firmę Agrobex sp. z o.o.
Jak działają systemy workflow/DMS?
– Rozwiązania workflow/DMS pobierają dane z systemów zewnętrznych, a po ich opracowaniu przekazują informacje zwrotne do tych systemów.
Z punktu widzenia kadry zarządzającej taki system umożliwia stały monitoring procesów zachodzących w firmie i ewentualną identyfikację zjawisk niepożądanych, mogących negatywnie wpłynąć na działanie firmy.
Systemy klasy Workflow/DMS są integrowane m.in. z systemami klasy ERP, systemami bankowymi, finansowo-księgowymi, magazynowymi, kontrolingowymi, a także wieloma innymi narzędziami informatycznymi charakterystycznymi dla poszczególnych branż.
V-Desk ma bogate możliwości importu i eksportu danych z systemów zewnętrznych, także pracujących w technice web service. Modułowość i elastyczność V-Desk ułatwia jego integrację ze stosowanymi w przedsiębiorstwach systemami dziedzinowymi.
System znajduje zastosowanie we wprowadzaniu norm ISO i może być pomocny w kontekście ich realizowania. Poprawna dystrybucja dokumentów i formularzy, zarządzanie ich aktualizacją, łatwy dostęp do archiwum – to wszystko zwiększa precyzję zarządzania przez jakość. Ważne, że systemem łatwo zarządzać – klienci często samodzielnie dokonują modyfikacji procesów, a także tworzą całkowicie nowy obieg informacji.
Jak można oszacować obecne wykorzystanie systemów zarządzania dokumentami w sektorze przemysłowym w Polsce?
– Ostatnie lata przyniosły znaczny wzrost zainteresowania systemami klasy workflow/ DMS. Z pewnością jest on podyktowany zarówno rosnącą świadomością osób zarządzających odnośnie do możliwości, jakie niesie ze sobą system, ale również łatwiejszym dostępem i rozszerzeniem funkcjonalności tych rozwiązań. Jeszcze nie tak dawno podstawową barierą hamującą zastosowanie systemów workflow był nie tyle brak przygotowania firm, co niewystarczająca infrastruktura teleinformatyczna w kraju. Obecnie, w dobie standardów GSM, UMTS, problem dostępności systemów w ramach struktur rozproszonych praktycznie przestaje istnieć.
Chęć korzystania z systemów klasy work- flow/DMS bardzo często wypływa z wewnętrznych potrzeb firmy. Wydaje się, że znaczenie mają tu dwa główne czynniki: mnogość dokumentów oraz rozproszenie terytorialne. Obserwujemy, że m.in. te właśnie elementy zaważyły na decyzji o wdrożeniu systemów u klientów z wielu branż, w tym np.: w branży finansowej (Europejski Fundusz Leasingowy SA, GetinBank SA), budowlano–inwestycyjnej (PBG SA, Hydrobudowa Włocławek SA, Inżynieria Rzeszów sp. z o. o.) czy handlowo- produkcyjnej (Dalgety Agra Polska sp. z o.o.). Doświadczenia te wskazują, że potrzeba korzystania z efektywnych narzędzi informatycznych nie jest silnie determinowana branżą, w jakiej działa podmiot, a odpowiednio skonfigurowana platforma może być wykorzystywana przez bardzo odległe pod względem profilu działalności przedsiębiorstwa.
Firma działa również na rynku BPM – zarządzania procesami. Jakie sukcesy odniosła na tym polu?
– Różnice między nowoczesnymi systemami workflow a systemami postrzeganymi jako BPM nie są tak duże. Systemy workflow już od dawna ewoluują w kierunku udostępniania uniwersalnych zewnętrznych interfejsów integracji, graficznych narzędzi do modelowania, narzędzi analitycznych, stając się narzędziami nie tylko do automatyzacji przepływów, ale również zarządzania procesami biznesowymi.
Działalność firmy PrimeSoft Polska opiera się nie tylko na produkcji oprogramowania – należy ją postrzegać znacznie szerzej. Sprawne narzędzie informatyczne V-Desk staje się jedynie środkiem do celu, jakim jest przeprowadzenie u klienta optymalizacji procesów i wdrożenie „nowej jakości”. Każde wdrożenie poprzedzone jest wnikliwą analizą potrzeb klienta z poznaniem specy- fiki jego działalności. Wdrożenie systemu ma drogą ewolucji (nie rewolucji, jak to się często sugeruje) doprowadzić do znacznej poprawy efektywności i szybkości działania podmiotu. Dlatego uważam, że naszą przewagą konkurencyjną, na utrzymaniu której bardzo mi zależy, jest m.in. dogłębne zrozumienie działalności biznesowej klientów i umiejętność doradztwa procesowego.
Czy rynek systemów BPM będzie się rozwijał samodzielnie, czy w ramach np. rynku ERP lub innych systemów zarządzania?
– To znamienne, że nawet jeśli systemy ERP zawierają elementy funkcji BPM lub nawet osobne dedykowane moduły, klienci posiadający rozwiązania klasy ERP decydują się na równoległą implementację systemów wspomagających procesy obiegu dokumentów oraz spraw. Wydaje się, że jest to efekt specjalizacji, jakiej oczekuje klient – np. nawet doskonale przygotowany i wdrożony system klasy ERP dla branży produkcyjnej nigdy nie będzie w stanie zapewnić użytkownikowi takiego narzędzia optymalizującego procesy, jakie oferuje BPM. Należy oczywiście podkreślić, że oba systemy, zarówno BPM, jak i ERP, muszą być zintegrowane i wzajemnie się przenikać, by użytkownik postrzegał je jako jedno funkcjonalne narzędzie.
Jakie firma ma plany na przyszłość?
– Konsekwentnie budujemy świadomość marki na rynku profesjonalnych rozwiązań informatycznych z zakresu obiegu i archiwizacji dokumentów oraz zarządzania procesami. Rozwój będzie też ukierunkowany na systematyczne powiększanie oferty w zakresie konsultingu informatycznego i doradztwa procesowego. Coraz silniej zamierzamy rozwijać naszą ofertę w zakresie usług outsourcingowych świadczonych w modelu ASP. Wszystkim działaniom cały czas przyświeca cel utrzymania najwyższej jakości usług i oprogramowania, aby każdy nowy i aktualny klient stale mógł rekomendować współpracę z nami.
Więcej informacji o firmie www.primesoft.pl
Autor: Cezary Pochrybniak, MSI Polska