Obieg dokumentów papierowych w zaniku

Zarządzanie dużym i rozproszonym terytorialnie podmiotem gospodarczym bez efektywnej informatyzacji byłoby wręcz niemożliwe. Po wdrożeniu systemów klasy ERP i CRM przyszła kolej na system porządkujący wymianę i obieg dokumentów

W Grupie Paradyż zakończono pierwszy etap wdrożenia  elektronicznego systemu obiegu dokumentów WorkflowGen firmy Advantys oraz zintegrowanego z nim systemu archiwizacji i skanowania Altair. Autorem rozwiązania jest integrator rozwiązań dokumentowych – Softex Data, partner i wyłączny przedstawiciel Advantysu. Pracownicy Softex Data zaprojektowali i zdefiniowali procesy, poprzedzając to dogłębną analizą wymagań klienta. Systemem objęte zostały cztery lokalizacje – w Tomaszowie Mazowieckim, Opocznie, Wielkiej Woli i Łodzi, po czątkowo 200 użytkowników. Docelowo system zostanie poszerzony o kolejnych 1100. Zautomatyzowano procesy obsługi

zamówień i faktur przychodzących. 

System WorkflowGen zapewnia też grafi czną wizualizację całego procesu – co umożliwia szybkie sprawdzanie, na jakim etapie znajduje się określone zadanie.

– Skrócony został czas obiegu dokumentów z kilku dni do kilku godzin czy minut, w zależności od dostępności użytkowników. System zapewnia pełną kontrolę wszystkich przetwarzanych dokumentów. Użytkownik może w każdej chwili sprawdzić, co dzieje się z dokumentem, na jakim etapie procesu decyzyjnego się znajduje. System umożliwia również kontrolę pracy jego użytkowników – stwierdził Grzegorz Mikucki, główny informatyk Grupy Paradyż. – Obecnie z biurek zaczynają znikać dokumenty w formie papierowej. Naszym głównym celem jest wyeliminowanie w przyszłości fi zycznego obiegu wszelkich dokumentów Grupy Paradyż. Narzędzia Workfl owGen oraz Altair z pewnością to umożliwią.

Według jednostki badawczej – Centrum Innowacji Społeczeństwa Informacyjnego – większość badanych podmiotów jest przekonana o korzyściach płynących z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów i archiwizacji, 80% uważa, że może się to przyczynić do minimalizacji kosztów i usprawnienia działalności firmy. Ciekawe, że choć na ogół w Polsce nikogo już nie dziwi, że systemy ERP bywają dość kosztowne, rozpatrywanie inwestowania w elektroniczne zarządzanie obiegiem dokumentów nadal „obciążone jest pewną barierą psychologiczną”. Wyniki badań wykazują, że przedsiębiorcy nie chcą wydać na jednostanowiskową licencję systemu obsługi obiegu dokumentów więcej niż 1000 zł [patrz: raport z badania „Nowe formy organizacji i zarządzania fi rmą (wsparcie systemów IT) na przykładzie płockich firm z sektora MSP”, którego autorem jest Krzysztof Buczkowski, prezes Stowarzyszenia Centrum Innowacji Społeczeństwa Informacyjnego, www.zmiany.org].

W przypadku systemu obiegu dokumentów Workfl owGen cała inwestycja sprowadza się do jednorazowej instalacji oprogramowania na działającym w firmie serwerze, bez konieczności licencjonowania poszczególnych użytkowników. Był to jeden z najważniejszych powodów wyboru przez Ceramikę Paradyż rozwiązania zaproponowanego przez fi rmę Softex Data.

To nowoczesne rozwiązanie przystosowane jest do współpracy ze środowiskiem SOA, co w uproszczeniu wyraża następująca formuła, opisująca najistotniejsze z oferowanych użytkownikom funkcji:

SOA = (EDI + EAI + XML + BPM) * WEB

EDI – elektroniczna wymiana danych i dokumentów

EAI – integracja aplikacji przedsiębiorstwa

BPM – zarządzanie procesami biznesowymi

WEB – integracja z serwisami sieciowymi i protokołem HTTP

Workflow Server jest komplementarny wobec środowiska SOA

System jest wysoko notowany przez międzynarodową organizację standaryzująca WFMC (Workflow Management Coalition, www.wfmc.org/membership/list.htm) za innowacyjne rozwiązania w zakresie zarządzania procesami. Systemy Advantys cieszą się zainteresowaniem dużych fi rm. Wdrożyły je Deloitte & Touche we Francji (5000 użytkowników), Legrand (27 000 pracowników w 60 krajach), Agencja Energii Atomowej.

&nb