Nie ma technologii „dla przedsiębiorstw”

Przeznaczone dla przedsiębiorstw programy do zarządzania zawartością są jak ekonomia: może się okazać, że zdrowy rozsądek jest brakującym składnikiem procesu uczenia się, szczególnie jeśli chodzi o decyzje dotyczące inwestycji.

Inwestowanie w systemy, które redukują koszty i zwiększają zwrot ze środków trwałych czy też przychody, wydają się zdroworozsądkowym (racjonalnym) rozwiązaniem, ale zadziwiające, jak niewielu dostawców IT (w kontekście historycznym), odwołuje się do korzyści finansowych, jakie ich rozwiązania mogą przynieść firmom. Wiele obecnych firm technologicznych zatrudniało personel w okresie niezrównanego popytu oraz lansowania kultury promowania rozwiązań technologicznych i realizacji produktu. Obecnie budżety IT są pod lupą. W rezultacie wiele motywów przewodnich dominujących w środowisku dostawców IT skupia się na rozwiązaniach, a nie na produktach.

Osoby dokonujące ocen technicznych często sporządzają listy porównawcze, które nie są związane z konkretnymi wymogami firmy, podczas gdy menedżerowie aprobujący fundusze mają za zadanie podjąć inwestycje o jak najmniejszym wskaźniku ryzyka.

Dynamika tak postrzeganych procesów stała się widoczna, kiedy producenci zaczęli wykazywać zwiększone zainteresowanie systemami do zarządzania zawartością dla przedsiębiorstw. Korzyści wynikające z tych systemów, takie jak zwiększona produktywność, pogrupowanie zawartości, ujednolicenie przepływu pracy oraz zmiana przeznaczenia zawartości mogą być znaczne, ale duże jest również ryzyko związane z ich wdrożeniem. Około jednej trzeciej instalacji systemów zarządzania zawartością nie przynosi spodziewanych rezultatów – z kilku powodów:

• Wytyczanie nadmiernie optymistycznych celów.

Inwestycja powinna być poparta realistycznymi celami biznesowymi, ale ludzie mają skłonność do popadania w nadmierny optymizm, co stanowi pewną przeszkodę. Menedżerowie konkurują o zasoby, a ponieważ konkurencyjne projekty są optymistycznie recenzowane przez każdego wiodącego – konserwatywne, tradycyjne podejście nie na wiele się przydaje. W rezultacie firma formułuje nierealistyczne, często powtarzające się zestawy oczekiwań.

• Nieuwzględnianie ryzyka związanego z adaptacją systemów.

Jest to szczególnie trudne w obszarach związanych ze współpracą i zarządzaniem wiedzą, gdzie adaptacja może być kwestią indywidualnego wyboru. Ludzie mogą nie chcieć współpracować albo mogą uważać, że inwestowanie w naukę jest nieopłacalne. Potencjalni beneficjenci zasobów wiedzy mogą być sceptycznie nastawieni i wątpić, czy odpowiednie informacje są dostępne.

• Zwiększanie wymagań podczas realizacji projektu.

Nawet jeśli wdrożenie rozpoczyna się od formalnie zdefiniowanego zestawu wymagań, kolejne wymagania dodawane podczas realizacji projektu zazwyczaj nie są zaplanowane należycie starannie, ani też wsparte stosownymi, dodatkowymi środkami budżetowymi.

Najskuteczniejszą pomocą jest zdrowy rozsądek. Nie ma czegoś takiego, jak “coś tam dla przedsiębiorstwa”. Nie ma żadnego zarządzania zawartością przedsiębiorstwa. Nie ma żadnych portali dla przedsiębiorstw. Nie ma żadnego zarządzania wiedzą przedsiębiorstwa. Nie ma żadnej integracji przedsiębiorstwa. Są tylko wyspecjalizowane systemy przeznaczone do wspomagania rozwiązywania konkretnych problemów firm.

Oczywiście, można w końcu podjąć decyzję o pokonaniu tych problemów za pomocą jednego, scentralizowanego rozwiązania, ocena dostawców pod tym kątem jest więc niezwykle ważna.

Jednak rozważanie potencjalnych inwestycji w kategoriach rozwiązań dla przedsiębiorstw bez uprzedniego zdefiniowania problemów i procesów, jakie mają zostać udoskonalone, oraz zdefiniowania konkretnych mparametrów do oceny sukcesu – to pewna droga do niespełnienia pokładanych oczekiwań. Przy odpowiednim nastawieniu z każdą możliwością wiążą się jakieś wymagania, wymierne korzyści i mierzalny wynik.