O wdrożeniu DOXiS iECM Suite firmy S.E.R. Solutions
Firma Procter & Gamble od początku swojego istnienia zajmuje się wytwarzaniem produktów z branży FMCG. Powstała 
blisko 170 lat temu w USA, a od 15 lat jest obecna również na rynku polskim. Polska okazała się strategicznym krajem dla rozwoju P&G w Europie Centralnej, dlatego w 1994 r. na terenie Warszawy została wybudowana trzecia co do wielkości fabryka pieluszek Pampers na świecie, nowoczesne centrum dystrybucyjne oraz biurowiec dla pracowników. Obecnie, po połączeniu z Gillette, roczne obroty Procter & Gamble przekraczają 500 mln USD.
Siedziba firmy Procter & Gamble
Firma oferuje polskim konsumentom 49 marek produktów i zatrudnia blisko 2000 osób. Oddział P&G w Warszawie – jako jeden z niewielu – jest siedzibą Globalnego Centrum Informatycznych Usług Biznesowych, które dostarczają rozwiązania informatyczne i decyzyjne dla oddziałów P&G na całym świecie.
Co wpłynęło na decyzję o informatyzacji zakładu?
– Na przełomie lat 2002/2003 P&G ogłosiła przetarg na wdrożenie systemu informatycznego, mogącego sprostać ciągle rosnącej ilości przesyłanych w firmie dokumentów. Kilka miesięcy przyglądaliśmy się oferowanym na rynku rozwiązaniom, aby po uwzględnieniu postawionych kryteriów wyłonić DOXiS iECM Suite jako najlepsze na nasze potrzeby dostępne wówczas rozwiązanie. Pod uwagę braliśmy takie kryteria, jak renoma rozwiązania na rynku polskim i zagranicznym, zaawansowanie techniczne systemu, czas wdrożenia oraz poziom usług serwisowych, proponowanych przez dostawców.
Jakie obszary biznesowe firmy zostały objęte systemem DOXiS iECM Suite?
– Szacujemy, że od czasu wdrożenia z systemem miało styczność ponad 800 użytkowników. W zależności od typu dokumentu w proces zaangażowane mogą być np. osoby z działów kadr, finansów, logistyki czy fabryki. Obecnie DOXiS obsługuje 11 typów procesów aktywnie wspierających różne części biznesu, takie jak: zarządzanie inicjatywami, wprowadzanie nowych produktów czy zarządzanie kadrą pracowniczą. Wszystko to jest możliwe dzięki centralnemu systemowi przepływu dokumentów, którego używają obecnie Turcja, Pakistan oraz kraje Europy Środkowej i Bałkanów.
Jak po ponad dwóch latach działania można ocenić korzyści z wdrożenia?
– Największe zalety przejścia na platformę DOXiS – to znacząca eliminacja liczby dokumentów papierowych, przesyłanych między pracownikami. System umożliwia usystematyzowanie przepływu dokumentów, archiwizowanie ich po procesie akceptacji oraz generowanie raportów na podstawie zawartych w nich informacji. Główną korzyścią jest przejrzystość procesu oraz dostępność informacji o etapie a
kceptacji danego dokumentu. Pozwala to usystematyzować pracę użytkowników i zapewnić, że decyzje będą podjęte w oczekiwanym terminie.
Kamil Kajalidis Systems Analyst Procter & Gamble Operations Polska
Niewątpliwym plusem jest również mobilność. Każdy pracownik mający dostęp do Internetu może pracować również poza biurem, np. w czasie podróży służbowej, wykorzystując przeglądarkę internetową. Dokumenty przesyłane w sposób elektroniczny wymagają mniejszego nakładu czasu, każdy pracownik sam wybiera czas na wykonanie przypisanych mu zadań. Dzięki temu po ponad dwóch latach możemy odnotować skrócenie procesu akceptacji o ponad 50%.
Bliska współpraca P&G z S.E.R. oraz wspólne angażowanie się w rozwój systemu zaowocowało rozwojem aplikacji @FlowWeb (środowisko do tworzenia dokumentów), która obecnie jest standardowym elementem systemu, oferowanym na rynku. Dodatkowo dzięki informacjom uzyskanym ze stworzonej specjalnie dla P&G części raportującej udało nam się usprawnić obsługę naszych klientów.
Plany dalszej informatyzacji…
– Żadna z osób korzystających z platformy DOXiS nie wyobraża sobie powrotu do czasów papierowych kopii dokumentów przesyłanych między poszczególnymi użytkownikami. Systemy przepływu dokumentów są w dzisiejszych czasach niezbędne, aby budować efektywną infrastrukturę informatyczną niezbędną do aktywnego wspierania biznesu.
W najbliższej przyszłości główny nacisk na rozwój systemów tej klasy będzie ukierunkowany na dwa elementy. Pierwszym jest rozbudowa istniejącego systemu o nowe możliwości, aby standardowe rozwiązanie rynkowe stało się jeszcze lepiej dostoswane do potrzeb stawianych w P&G systemom informatycznym. Drugim elementem jest wdrożenie nowych procesów biznesowych, które dzięki takim systemom można przełożyć na język elektroniczny i usprawnić w ten sposób procesy decyzyjne w firmie.
Podsumowując, systemy typu workflow (przepływu pracy/ dokumentów) na stałe zawitały do portfolio systemów informatycznych P&G, a prace nad ich rozbudową oraz wdrożeniami nowych procesów będą nieodzowną częścią zadań działu IT w naszej firmie.
|
Firma S.E.R. Solutions specjalizuje się w zarządzaniu „logistyką informacji”. Jesteśmy czołowym europejskim producentem rozwiązań klasy Enterprise Content Management, które służą do zarządzania informacją i procesami biznesowymi w przedsiębiorstwach.
Główna siedziba firmy znajduje się w Niemczech, ale nasze centra kompetencyjne rozmieszczone są również w sześciu innych krajach Europy, w tym w Polsce. Jako jedyny obecnie zagraniczny producent tego typu rozwiązań, S.E.R. Solutions zapewnia klientom własne usługi projektowe, wdrożeniowe i serwisowe, świadczone bezpośrednio przez polski zespół techniczny. Firma powstała ponad 21 lat temu. Od tego czasu naszymi klientami zostało ponad 3 tysiące firm i organizacji na świecie, a w samej Europie ponad tysiąc. Należą do nich: Axel Springer, Bayer, BP Oil, Commerzbank, Lufthansa, Deutsche Post, Niemieckie Ministerstwo Finansów i wiele innych. W Polsce działamy od 2003 roku, na nasze rozwiązania zdecydowały się takie firmy, jak: Carrefour, Fortis Bank, Merck, Pro
Mariusz Jastrzębski S.E.R. Solutions Polska
W Procter & Gamble wdrożone zostało rozwiązanie DOXiS Business Process Management, służące do elektronicznej obsługi procesów biznesowych. Jest to element naszej platformy DOXiS iECM Suite, która dostarcza kompletny zestaw funkcji do efektywnego zarządzania dokumentami, informacjami, wiedzą i procesami biznesowymi. W szczególności zapewnia bezpieczne przechowywanie i zarządzanie dokumentami, automatyczne rozpoznanie i klasyfikowanie dokumentów, monitorowanie, kontrolowanie oraz optymalizację procesów biznesowych, a także współpracę z systemami informatycznymi firm trzecich, np. ERP, CRM, billing, praca grupowa.
Wdrożone rozwiązanie jest obecnie rozbudowywane o nowe procesy oraz funkcje. Obejmuje już nie tylko polski oddział Procter & Gamble, ale również placówki zagraniczne.
Ponieważ DOXiS zapewnia łatwe tworzenie i implementowanie procesów oraz ich integrację z innymi systemami informatycznymi, Procter & Gamble może samodzielnie optymalizować działające procesy oraz implementować nowe. W ten sposób system jest szybko dostosowywany do obsługi zmian biznesowych i organizacyjnych. |
cter & Gamble, SPEC i Strabag. Naszym celem jest zdobycie zaufania kolejnych klientów na polskim rynku i umocnienie pozycji na nim.