Vistula & Wólczanka SA, giełdowa spółka specjalizująca się w projektowaniu i produkcji odzieży męskiej i damskiej pod własną marką oraz w dystrybucji marek ogólnoświatowych, zakończyła pierwszy etap implementacji i rozpoczęła użytkowanie duńskiego systemu TARGIT – narzędzia klasy Business Intelligence do wielowymiarowej analizy danych. W pierwszym etapie wdrożono moduły wspomagające sprzedaż i kontrolujące stany magazynowe.
Dynamiczny rozwój
Vistula & Wólczanka SA powstała 31 sierpnia 2006 r. w wyniku połączenia spółek Vistula SA oraz Wólczanka SA. Połączenie spowodowało powstanie wielu nowych możliwości, przyspieszony rozwój firmy, ale także pojawienie się wielu wyzwań. Jednym z istotniejszych okazało się usprawnienie działań operacyjnych i zarządczych spółki rzutujących na szybkość podejmowania decyzji.
W chwili połączenia Vistula & Wólczanka SA posiadała osobne bazy klientów, sprzedaży, stanów magazynowych, oddzielnie przechowywane były informacje o produkcji, dlatego bardzo uciążliwe i nieefektywne stało się w nowej strukturze podejmowanie trafnych i skutecznych decyzji na podstawie danych z kilku rozproszonych systemów. Ze względu na brak wspólnych standardów wprowadzania i przetwarzania danych bardzo czasochłonne było sporządzanie wszelkich analiz wg jednorodnych kryteriów.
– Dynamiczne zmiany i wzrost liczby produktów w ofercie firmy spowodowały nasze zainteresowanie narzędziami analitycznymi wspomagającymi podejmowane szybkich decyzji oraz reagowanie na wszelkie odchylenia od założeń czy planów sprzedaży – mówi Rafał Bauer, prezes Vistula & Wólczanka SA. – Decyzję o zakupie systemu TARGIT poprzedziły wielomiesięczne testy systemu na rzeczywistych danych w naszej firmie. Dziś nie mam najmniejszych wątpliwości, że po pełnej implementacji będziemy szybciej podejmowali więcej trafnych decyzji, co wyraźnie poprawi nasze wyniki finansowe – a tego zawsze oczekują inwestorzy.
Kolejnym wyzwaniem stało się odzwierciedlenie działalności operacyjnej na poziomach zarządzania taktycznego i strategicznego. Podstawowe wymaganie, jakie należało spełnić w tym zakresie, to umożliwienie kierownictwu i służbom analitycznym tworzenia szybkich i dokładnych analiz mających wspomagać podejmowanie decyzji w kilku obszarach działalności firmy. Po połączeniu obu firm jednym z najistotniejszych zadań stało się opracowanie jednorodnego systemu dostarczania wewnętrznej kadrze menedżerskiej informacji sprzedażowych i magazynowych z rozproszonej terytorialnie struktury firm składowych i wielu systemów informatycznych przeznaczonych do różnych dziedzin działalności operacyjnej. Postanowiono dokonać kilku inwestycji w zakresie informatycznej obsługi firmy – opracowano spójną koncepcję operacyjnego zarządzania wyrobami i towarami handlowymi.
Rozwiązanie w działaniu
Wdrożone rozwiązanie bazuje na technologii tzw. kostek danych OLAP (On Line Analytical Processing). Sprzedaży i implementacji systemu dokonała warszawska fima Intersys sp. z o.o. – Złoty Partner Microsoft oraz autoryzowany partner handlowo-wdrożeniowy Solemis Group SA, przedstawiciela producenta systemu TARGIT w Polsce.
System TARGIT służy jako podstawowe narzędzie do analiz biznesowych średniego i najwyższego szczebla zarządzania. W ramach prac wdrożeniowych zaprojektowano hurtownię danych umożliwiającą wykonywanie zaawansowanych analiz i zawierającą zestaw narzędzi służących obserwacji procesów biznesowych oraz trendów.
Najistotniejsza jest weryfikacja efektywności sprzedaży, której dokonuje się w zależności od cech różnicujących zarówno towar, jego nabywców, jak i miejsce sprzedaży. Podstawowymi miarami są: sprzedana ilość towaru, koszt, przychód i marża, oczywiście z możliwością szczegółowego rozbicia m.in. na asortyment w podziale na marki i linie sprzedawanych towarów, rodzaj towaru, grupy asortymentowe i cechy towaru, takie jak kolor, kołnierz, długość rękawa czy rodzaj mankietu. Miejsce sprzedaży klasyfikowane jest pod względem wielkości miasta, rodzaju punktu sprzedaży (m.in. kiosk, monobrand, outlet), liczby sprzedanych sztuk, przynoszonych zysków. Klienci podzieleni są wg płci oraz miejsc, w jakich dokonują zakupu.
Równie istotne jest śledzenie stanów magazynowych – nadwyżek, braków lub zalegania przez długi okres towarów w poszczególnych sklepach. Zapewnia to bardzo precyzyjne zarządzanie dostawami do poszczególnych salonów firmowych, w zależności od potrzeb i preferencji na lokalnych rynkach.
System TARGIT umożliwia także tworzenie dowolnych porównań różnych kategorii w rozmaitych ujęciach, np. według czasu. Mogą to być zestawienia miesięczne lub porównania rok do roku czy tydzień do tygodnia w określonych przedziałach czasu. Ułatwia to poszukiwanie prawidłowości i optymalizację np. zaopatrzenia poszczególnych salonów, co daje zwiększenie rentowności działania.
Korzyści
– Do niekwestionowanych zalet systemu TARGIT należy prostota obsługi – mówi Paweł Krajewski, prezes Intersys sp. z o.o. – Nie jest wymagana specjalistyczna wiedza informatyczna. Produkt obsługuje się intuicyjnie za pomocą interfejsu wykorzystującego naturalny język biznesmenów. Prostota tworzenia zestawień czy raportów ułatwia menedżerowi samodzielne prowadzenie bardzo zaawansowanych analiz. Każda utworzona analiza jest powiązana z miejscem i czasem, jakiego dotyczy. Wiarygodne wyniki w połączeniu z ich kontekstem zapewniają podejmowanie przez kierownictwo i zarząd firmy Vistula & Wólczanka właściwych decyzji biznesowych we właściwym czasie.
Przemyślana struktura obiegu informacji w firmie, wsparta odpowiednimi narzędziami udostępnianymi przez system TARGIT, zaowocowała wieloma wymiernymi i niewymiernymi korzyściami. Należy do nich przede wszystkim możliwość sporządzania zaawansowanych i szybkich analiz dla połączonej firmy. Zastosowanie systemu TARGIT, który zapewnia tworzenie ad hoc dowolnych analiz bezpośrednio przez użytkowników – menedżerów Vistula & Wólczanka, stało się przełomowym momentem dla zwiększenia efektywności całego przedsiębiorstwa. System TARGIT zapewnia lepszą kontrolę nad procesami sprzedaży i realizacją planów.
Bardzo ważną korzyścią jest skuteczne śledzenie nieprawidłowości w tzw. zatowarowaniu. Chodzi o możliwość wychwytywania w obszarze stanów magazynowych wielu tendencji związanych z dopasowaniem asortymentu sprzedaży do bieżących potrzeb w poszczególnych salonach firmowych. Z dnia na dzień można wychwycić sytuacje, kiedy w niektórych salonach zalegają określone towary, zaś w innych ich sprzedaż idzie doskonale. Wiele korzyści daje obserwacja trendów i weryfikacja efektów decyzji biznesowych. Zaawansowane funkcje systemu TARGIT umożliwiają tworzenie dowolnych zestawień i kalkulacji w postaci tabel, wykresów, grafów czy monitów z wykorzystaniem sygnalizatorów. W przypadku dalszej analizy takich danych można uzyskiwane wyniki odnosić do poprzednich okresów lub porównywać poszczególne miary i wartości wg różnych kryteriów. Dzięki systemowi TARGIT zwiększyła się wydajność działu analiz. Obecnie przestał on poświęcać czas na przygotowywanie zestawień i analiz, większość przeznaczając na procesy analizowania, prognozowania, kontrolowania i weryfikowania.
Perspektywy rozwoju
System TARGIT w ramach uruchomionych obszarów Sprzedaż i Stany Magazynowe wpisał się doskonale w potrzeby informacyjne Vistula & Wólczanka SA. Uzyskane rezultaty zapewniły usprawnienie wielu działań operacyjnych i zarządczych spółki. Możliwość podejmowania szybkich decyzji na podstawie dokładnych informacji jest najbardziej znaczącą korzyścią.
Efektem satysfakcjonujących rezultatów wprowadzenia TARGIT w wymienionych obszarach jest bardzo szybka decyzja o dalszym rozwoju systemu. Planowane jest wzbogacenie go o kolejne funkcje analityczne w zakresie logistyki, analizy sprzedaży do klientów lojalnych oraz analizy skuteczności modeli zaopatrzenia, czyli zatowarowania m.in. sieci ponad 170 salonów w kraju i 5 za granicą. Zapewni to osiągnięcie kolejnych wymiernych korzyści biznesowych.
Opracowanie
Jerzy Szyller, MSI Polska