Grupa Ożarów od stycznia z mySAP ERP

Grupa Ożarów, jeden z największych i najnowocześniejszych producentów materiałów budowlanych w Polsce, od początku stycznia br. wykorzystuje oprogramowanie mySAP ERP. Wdrożenie zrealizowała firma itelligence we współpracy z IMG. Z systemu korzystaç będzie blisko 150 użytkowników. O opinię o nowym systemie informatycznym redakcja MSI Polska zapytała użytkowników oraz integratora systemu

Adam Majczak, MSI Polska

W styczniu 2006 r. w Grupie Ożarów zamknięto pierwszy etap prac, w ramach którego systemem informatycznym mySAP ERP objęto: finanse i księgowość, kontroling, produkcję, remonty, magazyny i zaopatrzenie, sprzedaż i dystrybucję oraz transport wewnętrzny.

Dużą korzyścią dla przedsiębiorstwa okazało się objęcie oprogramowaniem mySAP remontów skomplikowanych i drogich urządzeń cementowni, których sprawność w głównej mierze decyduje o ciągłości pracy zakładu. Każde urządzenie zarejestrowano i opisano w mySAP. Na bieżąco ewidencjonuje się wszystkie remonty, przeglądy i konserwacje, co jest pomocne przy tworzeniu harmonogramów remontowych w cementowni.

Dzięki rozwiązaniu mySAP usprawniono przepływ dokumentów zaopatrzeniowych. Dawniej jeden dokument trafiał z biurka na biurko, aby podpisały go odpowiednie osoby. Obecnie zapotrzebowanie na materiały zgłasza się elektronicznie. Decydenci otrzymują powiadomienie o dokumencie oczekującym na zatwierdzenie e-mailem. Monitorując proces decyzyjny w systemie, można elektronicznie ponaglić osobę zwlekającą z akceptacją dokumentu. Osoba, której wniosek o zapotrzebowanie został odrzucony, otrzymuje odpowiedni komunikat pocztą elektroniczną. Na podstawie zatwierdzonych zapotrzebowań automatycznie generowane są zamówienia do dostawców. mySAP ułatwia śledzenie historii zamówień oraz usprawnia współpracę z dostawcami. Proces zatwierdzania zapotrzebowań i składania zamówień trwa teraz dwa razy krócej.

Oczekuje się, że wdrożenie modułu remontowego mySAP przyniesie znaczne korzyści finansowe. Dzięki systemowemu planowaniu utrzymania ruchu oraz monitorowaniu stopnia zużycia maszyn i urządzeń będzie można znacząco usprawnić zarządzanie zapasami części zamiennych, to znaczy ograniczyć je i zredukować koszty przechowywania. Lepszy nadzór nad pracami podwykonawców oraz redukcja interwencji awaryjnych przyczynią się do obniżenia kosztów związanych z usługami obcymi. Systemem mySAP objęto także proces produkcji. Na podstawie planów sprzedaży generowane są plany produkcji i zapotrzebowanie na surowce i materiały. mySAP zapewnia automatyczną kalkulację potrzeb materiałowych niezbędnych do zrealizowania danego poziomu produkcji. Dzięki tym informacjom firma może precyzyjniej kształtować harmonogramy dostaw, co usprawnia współpracę z dostawcami.

Na potrzeby Grupy Ożarów stworzono nowe narzędzia informatyczne, które zaprojektowała i sprzęgła z wdrożonym systemem mySAP firma IMG. Są to tzw. Pulpit Kierownika Zmiany, zapewniający rejestrację takich danych, jak wielkość produkcji, zużycie materiałów, rozliczenie czasu pracy i postojów, oraz Kokpit Operatora Wysyłki – aplikacja umożliwiająca w pełni elektroniczną rejestrację i kontrolę załadunku, ważenia i wysyłki towarów. Od stycznia 2006 r. wszystkie informacje dotyczące procesu dystrybucji można śledzić na bieżąco w systemie.

Plany informatyczne Grupy Ożarów sięgają dalej. Wkrótce zostanie uruchomiona hurtownia danych, która umożliwi szybkie i przekrojowe analizy danych ze wszystkich strategicznych obszarów działalności firmy.

Opinie o systemie

– Wdrożenie rozwiązania mySAP ERP potwierdza naszą inwestycyjną konsekwencję. Wiemy, że nowoczesne narzędzia informatyczne są niezbędne w każdym przedsiębiorstwie, zwłaszcza takim, które już zadbało o nowoczesne maszyny i urządzenia. Za pomocą oprogramowania SAP chcieliśmy wiedzieć więcej i szybciej uzyskiwać informacje potrzebne do podejmowania decyzji biznesowych.

Czy wdrożenie systemu mySAP wymusiła presja konkurencyjna, wymagania kooperantów, czy były inne względy?

inne względy? – Zdecydowaliśmy się na wdrożenie rozwiązania mySAP, ponieważ wiedzieliśmy, że na pewnym etapie rozwoju firmy nie można działać sprawnie bez nowoczesnego, zintegrowanego systemu zarządzania. Procesy produkcyjne są w naszej cementowni realizowane bardzo nowocześnie, od czasów prywatyzacji nie szczędziliśmy środków na inwestowanie w maszyny i urządzenia. Natomiast nasz system informatyczny pochodził z wczesnych lat 90. i nie obejmował tak ważnych procesów, jak produkcja, zaopatrzenie czy remonty. Nie mógł właściwie wspierać rozwoju naszej firmy.

Zdecydowaliśmy się więc na wybór nowego systemu, który byłby rozwiązaniem dojrzałym, sprawdzonym wśród liderów biznesu. Nasze naczelne cele – to po pierwsze zwiększenie efektywności kluczowych procesów gospodarczych, w tym administracyjnych, a po drugie – możliwość szybszego i bardziej trafnego podejmowania decyzji biznesowych. Tego bez mySAP nie dałoby się osiągnąć.

– Nasza Grupa notowana jest na giełdzie w Dublinie, Londynie i Nowym Jorku, musimy więc sprawnie i bezbłędnie przygotowywać sprawozdania finansowe. Cieszy mnie możliwość szybszego rozliczania i zamknięcia miesiąca.

Wykorzystaliśmy też pewne funkcje systemu mySAP, aby łatwiej sprostać wymogom amerykańskiej ustawy Sarbanes- Oxley (tzw. SOX). Zdecydowaliśmy się zastąpić szereg kontroli, realizowanych dotychczas „na papierze”, kontrolami systemowymi, które są bardziej skuteczne i efektywne. Do systemu przeniesione zostało m.in. zatwierdzanie danych dostawców, zamówień, cen i limitów kredytowych.

Nowy system informatyczny przyczyni się także do usprawnienia pracy w dziale finansowym i księgowym. Wprowadzone zostały m.in.: automatyczne rozliczania na konta płatności do dostawców i od klientów, rozksięgowywanie płatności kartami kredytowymi, automatyczne generowanie propozycji faktur do zapłaty na dany dzień i wiele innych najnowocześniejszych rozwiązań.

Dlaczego wybrano system SAP?

– Oprogramowanie mySAP jest znane zarówno w Polsce, jak i na świecie. Chcieliśmy mieć gwarancję, że system będzie spełniał wymagania firmy przez wiele lat. Grupa Ożarów będzie się dalej rozwijać, a system mySAP podążać za tym rozwojem.

– Codzienną pracę użytkowników systemu mySAP ERP w cementowni będą wspierać konsultanci Competence Center firmy itelligence. To usługa świadczona przez całą dobę. Będziemy też czuwać nad systemem w ramach usługi zdalnej administracji.

Jak firma wdrożeniowa ocenia stopień skomplikowania projektu w Grupie Ożarów?

– To było faktycznie duże przedsięwzięcie. Zostało zrealizowane w rekordowo krótkim czasie – podstawowe komponenty ERP były uruchomione w 4 miesiące po zakończeniu analiz. Konsultanci itelligence wdrożyli podstawowe moduły mySAP ERP, przeprowadzili szkolenie najważniejszych użytkowników i nadal zdalnie administrują systemem. Dodatkowo mySAP trzeba było połączyć za pomocą interfejsów z innymi systemami: kadrowo-płacowym, załadunku cementu, ewidencji rozchodu paliw, z programem do rozliczania kart płatniczych pracowników.

Czy rozwiązania zastosowane w Grupie Ożarów można wykorzystać w innych polskich zakładach przemysłowych?

– Każdy kolejny projekt wzbogaca wiedzę konsultantów. Najciekawsze były dla nas doświadczenia w zakresie budowy elektronicznego systemu obiegu dokumentów zaopatrzeniowych i dostosowanie systemu mySAP do wymogów koncernu zarządzanego według zasad SOX. Projekt w Grupie Ożarów przyniósł cenne doświadczenia, które będziemy wykorzystywać także w innych podobnych przedsiębiorstwach. Dzięki naszej wiedzy i doświadczeniu kolejne cementownie decydują się skorzystać z naszych usług doradztwa i outsourcingu. Firma itelligence specjalizuje się we wdrożeniach mySAP dla budownictwa i dostawców materiałów budowlanych. Ma na swoim koncie dziesięć z kilkunastu wdrożeń mySAP zrealizowanych w tej branży, w tym kilka to wdrożenia właśnie w cementowniach.

Grupa Ożarów

Nowa nazwa spółki znanej wcześniej jako Cementownia Ożarów SA (27 lat na rynku). Obecnie spółka należy do irlandzkiego koncernu CRH. Wejście inwestora strategicznego umożliwiło pełną modernizację zlokalizowanej w Karsach k. Ożarowa cementowni, która zdolnością produkcyjną dorównuje największym w Europie. Oferta handlowa grupy obejmuje także cement produkowany w drugiej firmowej cementowni – Rejowiec k. Chełma.

Grupa dysponuje specjalizowanym taborem do spedycji produktów na obsługiwane przez siebie rynki. W skład Grupy Ożarów wchodzą także inne spółki, działające w sektorze materiałów budowlanych (wapno, beton towarowy, beton komórkowy, kostka brukowa, asfalt, kruszywa i inne prefabrykaty).

itelligence

Międzynarodowa firma doradztwa biznesowego, należy do Grupy itelligence AG, mającej oddziały w 15 krajach świata. Specjalizuje się w usprawnianiu procesów biznesowych, oferuje usługi wdrożeniowe i outsourcing środowiska informatycznego. W Polsce firma działa od 1995 r. i zatrudnia blisko 90 osób.

itelligence wdraża rozwiązania informatyczne SAP. Oferuje rozwiązania prekonfigurowane, oparte na platformie mySAP, dla następujących branż: handel (it.trade), budownictwo (it.construction), przetwórstwo metali (it.metal) oraz dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw (it.smart). Dysponuje własnym Centrum Systemów Informatycznych, wyposażonym w nowoczesną infrastrukturę informatyczną, służącą do świadczenia kompleksowych usług outsourcingowych – od wynajmu serwerów i sprzętu sieciowego po rozwój systemów.

IMG Polska

Część szwajcarskiego holdingu The Information Management Group, specjalizuje się w doradztwie informatycznym w zakresie budowy strategii informatyzacji, usprawniania procesów biznesowych oraz we wdrożeniach rozwiązań informatycznych firmy SAP.