Wyniki badań realizowanych przez firmę DSR wśród polskich firm wytwórczych wskazują, że głównym wyzwaniem są ciągłe zmiany w planach produkcji oraz terminowość realizacji zleceń. To elementy, które w decydujący sposób wpływają na zdolność przedsiębiorstwa do sprostania wymaganiom rynku.
Ze względu na zmienne warunki rynkowe przedsiębiorstwa stają przed coraz większymi wymaganiami dotyczącymi efektywnego zarządzania procesami produkcji. Nowe wyzwania oznaczają konieczność wprowadzenia rozwiązań organizacyjnych, które poradzą sobie ze zmiennością, nieprzewidywalnością i ciągłym wymogiem minimalizacji strat. Do tego dochodzi ciągła presja na poprawę wydajności i eliminację kosztów. Czy firmy produkcyjne są przygotowane do sprawnego funkcjonowania w takich warunkach?
O tym, jak dużym wyzwaniem jest precyzyjne planowanie produkcji, przekonuje Michał Olejniczak, szef planowania i logistyki w firmie kosmetycznej Dr Irena Eris: – Nasza firma ma w swoim portfelu kilka marek zarówno z segmentu masowego, jak i selektywnego. Planowanie zatem musi znaleźć kompromis pozwalający produkować w jednym zakładzie i przez jeden zespół pracowników produkty wymagające znacznego nakładu pracy ludzkiej, jak i wyroby, przy produkcji których głównym ograniczeniem jest dostępność linii produkcyjnych. Prawdziwym wyzwaniem jest ułożenie takiego planu, by zoptymalizować wykorzystanie linii oraz równomiernie rozkładać pracę dla ludzi.
Papierkowa robota i ręczne sterowanie
Badania na temat sposobów i metod planowania produkcji były realizowane przez firmę DSR w ostatnich kilkunastu miesiącach wśród firm o profilu wytwórczym. Dotyczyły one m.in. analizy stosowanych narzędzi planistycznych. Okazuje się, że ok. 80% respondentów potwierdziło stosowanie arkuszy kalkulacyjnych w zakresie planowania krótko-, średnio- i długookresowego. To popularne rozwiązanie ma jednak swoje ograniczenia, które często stanowi wąskie gardło całego procesu. Problemy dotyczą m.in. integracji danych, braku precyzji przy realizacji złożonych planów czy śledzeniu historii. To wszystko powoduje również mnożenie kosztów wynikających z opóźnień, niezgodności czy angażowania dodatkowych osób. Jedynie 35% analizowanych firm ma zintegrowany system ERP, który wspiera proces planowania i harmonogramowania. Przy tym nie jest zdefiniowane, w jakim zakresie to wsparcie jest realizowane. Biorąc pod uwagę fakt, że standardowe moduły zwykle nie są zbyt zaawansowane funkcjonalnie, trudno mówić o faktycznym wsparciu.
Nieliczne firmy dysponują wyspecjalizowanymi narzędziami do planowania i harmonogramowania produkcji. W jednej z analizowanych firm, która zatrudnia kilkunastu planistów przygotowujących harmonogramy dla kilkudziesięciu wydziałów, głównym narzędziem nadal jest Excel, niepozbawiony swoich fundamentalnych ograniczeń. Czy to oznacza, że w kluczowym dla siebie procesie polskie firmy produkcyjne działają w sposób mało efektywny, tracąc wiele swojego potencjału? Potwierdzałby to również fakt, że ponad 20% ankietowanych wskazało, iż informację o produkcji przekazuje w formie papierowej.
Rzadko spotykamy się z zastosowaniem specjalistycznych narzędzi harmonogramujących w polskich przedsiębiorstwach. Główną przyczyną jest brak świadomości potencjalnych korzyści, związanych z funkcjonowaniem systemów APS (Advances Planning & Scheduling). Duże znaczenie ma również jakość danych na temat produkcji, wymagana przez systemy APS. Przedsiębiorstwa stosują najczęściej uniwersalne narzędzia dostosowane do układania harmonogramów, czyli właśnie arkusze kalkulacyjne oraz najprostsze metody modelowania harmonogramu, np. harmonogramowanie w przód, harmonogramowanie wstecz. Ogromne znaczenie ma wtedy specjalistyczna wiedza i doświadczenia planistów. Harmonogramy przygotowywane w taki sposób mają sporo niedoskonałości – najczęściej zupełnie nie uwzględniają kontroli materiałowej lub stosują uproszczone rozwiązania. Trudność „ręcznego” harmonogramowania już w średnio skomplikowanych procesach produkcyjnych zmusza planistów do ograniczenia działań do np. niewielkiej liczby poziomów w strukturze złożenia produktu (Bill of Material – zapis drzewiastej struktury produktu, od drobnych elementów na najniższym poziomie przez półprodukty, które na końcu „schodzą” się w produkt gotowy.
Niekończąca się pogoń za terminami
Z badań wynika, że jako główne kryteria brane pod uwagę przy tworzeniu harmonogramów respondenci wskazują terminowość realizacji zamówień oraz maksymalizację wykorzystania zasobów i maszyn. W obu przypadkach właśnie na te kwestie wskazywało ponad 60% uczestników wywiadów. Kolejna istotna kwestia podkreślona przez połowę przedstawicieli firm produkcyjnych to minimalizacja czasów przezbrojeń. Co czwarty respondent wskazywał również na minimalizację wartości produkcji w toku.
Terminy realizacji zamówień są inaczej traktowane przez firmy dostarczające wyroby gotowe do klientów końcowych, a odmiennie przez przedsiębiorstwa działające jako wewnętrzne ogniwo w łańcuchu dostaw. Dla tych pierwszych to jeden z elementów oceny przez klienta. Jeśli terminy są realizowane na niezadowalającym poziomie, firmy starają się równoważyć satysfakcję klientów jakością, gwarancją, ceną itd. Dla drugich to często krytyczny warunek obecności w gronie certyfikowanych dostawców lub pozyskania nowego projektu. Wynika to z faktu, że w momencie niewywiązania się z terminów cierpi na tym cały łańcuch dostaw danego przedsięwzięcia. Na przykład podniesienie wiarygodności w oczach klientów w zakresie dotrzymywania terminów dostaw zostało wskazane jako jedna z głównych korzyści wdrożenia rozwiązania APS Preactor w firmie Vector z Gdyni. Jest to jedno z pierwszych udanych wdrożeń systemu klasy APS (zaawansowanego planowania i harmonogramowania produkcji) w Polsce.
Ciężki los planistów
Z prowadzonych badań wynika, że firmy mają problemy związane z brakiem dokładnej, rzetelnej i przejrzystej informacji dotyczącej produkcji na poszczególnych etapach procesu wytwórczego. Szefowie produkcji skarżą się przede wszystkim na kłopotliwe wprowadzanie zmian w planach produkcji (31% respondentów). Konieczność modyfikacji planu produkcyjnego spędza sen z powiek planistów i właśnie w tym obszarze najmocniej doskwiera brak skutecznych narzędzi do planowania i harmonogramowania produkcji. Doskonałym uzupełnieniem byłby tu system realizujący zadania, tzw. Shop Floor Data Collecting – system zbierania danych o postępie realizacji produkcji z poziomu hali produkcyjnej. To prosta aplikacja, ale również mało popularna. Jeśli firmy produkcyjne myślą o faktycznej optymalizacji procesu planowania i harmonogramowania produkcji, gdy wymagane są częste zmiany, muszą być wyposażone w precyzyjne narzędzia zintegrowane z systemami wspomagającymi zarządzanie.
Firmy produkcyjne muszą często zmieniać harmonogram produkcji. Analizowane przedsiębiorstwa często korygują je kilka razy w tygodniu, a nawet i kilka razy w ciągu zmiany lub dnia. To odczucie związane jest zarówno z charakterystyką produkcji, jak i z liczbą osób zaangażowanych w planowanie. W przypadkach zmian wprowadzanych w trakcie dnia nie odnotowaliśmy przypadków użycia IT. Decyzje podejmowane są na podstawie doświadczenia, a co ciekawe – raportowane jest wykonanie innych zadań niż zaplanowane.
– Obecnie jesteśmy w takim punkcie rozwoju firmy, z którego widać już kres możliwości planowania ręcznego. Zatrudnianie kolejnych planistów nie jest najlepszym rozwiązaniem, bo choć rozwiązuje to problem przygotowania bieżącego planu, to nie pozwala spojrzeć na plan jako całość i szukać miejsc do jego optymalizacji. Mając w perspektywie dalszy rozwój firmy, potrzebujemy narzędzia, które wykorzystując swoją moc obliczeniową, skróci proces planowania, pozwoli analizować różne scenariusze i znajdować najefektywniejszy wariant planu produkcji – twierdzi Michał Olejniczak z firmy Dr Irena Eris.
Wśród innych wyzwań wymieniane są: bieżąca ocena możliwości produkcyjnych oraz dostępność zasobów. Szczególnie znane w wielu branżach pytania działów handlowych o terminy realizacji, które można obiecać klientom, w obszarze planowania produkcji budzą sporo niepokoju. Zwykle (ponad 50%) jest to ustalane jako średni termin, który można obiecać klientowi, a potem, w trakcie produkcji, terminy są urealnianie.
Wiele dodatkowych dyskusji wzbudza również pytanie dotyczące zgodności realizacji produkcji z przygotowanym harmonogramem. Generalny wniosek wskazuje na to, że im więcej zmian w przygotowanym harmonogramie w trakcie jego realizacji (zmian dokonywanych przez planistów), tym mniejsza zgodność działań na produkcji z planem.
Narzędzia pod ręką
Praktyka wielu firm produkcyjnych pokazuje, że korzyści z systemu do zaawansowanego planowania i harmonogramowania produkcji są zauważalne praktycznie „od zaraz”. Taki system zapewnia wyeliminowanie kosztów związanych z „ręcznym” układaniem planów i minimalizacją przestojów. W jednym z realizowanych przez DSR projektów wdrożenia APS Preactor pracochłonność działań związanych z harmonogramowaniem spadła 5-krotnie. Tego typu narzędzie zwiększa tzw. elastyczność produkcji, dając możliwość realizacji zleceń specjalnych (priorytetowych, z krótkimi terminami realizacji). Wpływa również na lepszą obsługę klientów, zapewniając szczegółową informację dla odbiorców o statusie ich zleceń. W końcu umożliwia pełne dostosowanie harmonogramu pracy personelu do faktycznych potrzeb firmy.
Jest wiele recept na skuteczne wdrażanie systemów informatycznych. Badania DSR wskazują dużą pojemność rynku systemów IT dla tego sektora, ale również spore zadanie do odrobienia w zakresie organizacji produkcji. Jej jakość ma duży wpływ na szanse uzyskania korzyści z IT w produkcji. Nawet wstępne analizy ankiet wskazują, że takie elementy, jak zdefiniowane procesy, wysoka jakość danych czy możliwość integracji z ERP to warunki konieczne do sukcesu wdrożeń systemów IT w firmie produkcyjnej.
Autor: Piotr Rojek, dyrektor zarządzający, DSR sp. z o.o., piotr.rojek@dsr.com.pl