Ilu szefów ma wątpliwości co do dokładności danych przetwarzanych przez firmowe systemy informatyczne? Podawania precyzyjnych informacji wymagają choćby przepisy, ale co zrobić, gdy dane są pobierane z wielu niezależnych źródeł, w tym z nieszczęsnych arkuszy kalkulacyjnych?
Do zespołu zarządzania danymi podstawowymi (MDM) warto wprowadzać osoby, które mają motywację, a dzięki swojej wiedzy, umiejętnościom i doświadczeniu mogą przyczynić się do osiągnięcia celów projektu
Błędne i niespójne wpisy to niewłaściwe działania i stracone okazje: niezrealizowane dostawy, źle wystawione faktury, trudności z synchronizacją wszystkich danych. Koszt błędów wynikających z posiadania niewiarygodnych lub nieprawidłowych danych w samym sektorze sprzedaży detalicznej amerykańskiej gospodarki oblicza się na 40 mld USD rocznie.
Odpowiedzią wielu przedsiębiorstw jest strategia administrowania informacjami określana mianem zarządzania danymi podstawowymi (Master Data Management – MDM). Z badań Ventana Research wynika, że sprawne zarządzanie informacjami podstawowymi o klientach, produktach, materiałach, dostawcach, planach kont i lokalizacji to jeden z najistotniejszych czynników sukcesu. Wdrożenia tego rodzaju systemów ułatwia metoda polegająca na łączeniu technik biznesowych i informatycznych właściwych dla rodzajów danych mających zastosowanie w konkretnym sektorze przemysłu.
Dane podstawowe obejmują cele biznesowe, definicje, klasyfikacje i terminologię – wszystko razem stanowi zbiór informacji biznesowych – oraz specyfikacje formatów dla danych transakcyjnych. System MDM umożliwia zdefiniowanie i połączenie danych podstawowych, czyli wspomnianych definicji, oraz danych referencyjnych, zasad i metadanych. Z kolei celem systemu jest zapewnienie i utrzymanie wysokiej spójności i wiarygodności danych.
Stosując tę strategię, przedsiębiorstwo może zatem uruchamiać procesy i zarządzać nimi w ten sposób, że każdy oddział – niezależnie od technicznej wiedzy pracowników – odpowiada za swoje dane, ale stosuje standardowe rozwiązania w zakresie prowadzenia działalności i analizowania informacji.
Pułapki informatyki
Współczesne przedsiębiorstwa realizują procesy w oparciu o złożone aplikacje i systemy korporacyjne. Zazwyczaj każda aplikacja i system wspomagający np. obsługę klienta, gospodarkę materiałową, zarządzanie produktami czy usługami charakteryzuje się określonym zakresem funkcji, działa w konkretnym, niepowtarzalnym kontekście danych i zasad biznesowych oraz stosuje własne deskryptory danych. Czyli każda aplikacja obsługuje dane w sobie właściwy sposób. Niejednorodność ta skutkuje niespójnością informacji w różnych obszarach przedsiębiorstwa oraz trudnościami w wymianie i synchronizacji danych.
Proces zarządzania informacjami ma na celu zdefiniowanie danych podstawowych oraz synchronizację definicji i zasad. W koncepcji tej starano się zatem rozwiązać problem niespójności danych, zapewniając im niezbędny kontekst. Podejście to będzie efektywne, o ile żadna niespójność nie zakradnie się do zbioru danych podstawowych.
Opisane trudności skłaniają wiele firm do działań na rzecz pełnej spójności danych. W ciągu minionych dwóch lat specjaliści Ventana Research przeprowadzili pięć badań w dziedzinie zarządzania danymi podstawowymi, a ich wyniki potwierdzają, że koncepcja MDM zyskuje coraz wyższy priorytet w przedsiębiorstwach produkcyjnych.
Rodzaje danych podstawowych
Dane podstawowe z określonego obszaru działalności przedsiębiorstwa mają własną specyfikę. Każdy rodzaj danych charakteryzuje się zbiorem unikatowych elementów, natomiast łącznie obejmują one większość procesów biznesowych i odzwierciedlają przyjętą koncepcję zarządzania. Do najważniejszych zaliczają się cztery rodzaje danych.
- Dane podstawowe klientów to przeważnie pierwszy zbiór informacji, z jakim ma do czynienia firma wdrażająca koncepcję MDM. Do elementów tego rodzaju danych w pozycjach oznaczających podmiot, który wprowadza produkt na rynek, któremu sprzedano produkt oraz któremu wystawia się rachunek, należą dane personalne, teleadresowe i dotyczące hierarchii służbowej. Aby zachować spójność danych podstawowych, należy zidentyfikować i ocenić rzeczywiste procesy biznesowe, w których pojawiają się te elementy. W wielu jednak firmach dane podstawowe klientów są gromadzone w różnych aplikacjach, w tym w systemach sprzedaży, CRM oraz ERP.
- Dane podstawowe produktów stanowią dla przedsiębiorstw źródło podobnych problemów. Z przeprowadzonych badań wynika, że są przeważnie rozsiane po całej firmie, a zarządzanie nimi wymaga poruszania się w obrębie wielu działów przedsiębiorstwa. Jeszcze większy problem pojawia się, gdy dane o produktach są kojarzone z danymi o klientach. Aż 80% przedstawicieli kierownictwa stwierdziło, że nie mają zaufania do jakości danych o produktach.
- Dane podstawowe materiałów to centralne repozytorium informacji o magazynie przedsiębiorstwa i powiązanych pozycjach. Do jego elementów zaliczają się oznaczenia części, opisy, specyfikacje oraz kody magazynowe.
Nowe części powstają i otrzymują oznaczenia w wyniku pracy inżynierów i projektantów, są dostarczane przez dział zaopatrzenia i pojawiają się w systemach przedsiębiorstwa z oznaczeniami dostawców, a także figurują w zestawieniach materiałowych jako pozycje z oznaczeniami planistów… Niełatwo zintegrować tak niejednorodne zbiory danych. Dane podstawowe materiałów stanowią klucz dla wielu systemów łańcucha logistycznego, w tym systemów planowania potrzeb materiałowych, zarządzania łańcuchem oraz gospodarki magazynowej.
Wiele przedsiębiorstw globalnych rozwijało się na przestrzeni lat własnymi siłami lub w drodze fuzji i przejęć, stopniowo gromadząc całą plejadę różnych wersji systemów ERP i innych „dziedziczonych” pakietów oprogramowania. W takich przypadkach dane podstawowe o materiałach oraz powiązane z nimi zbiory informacji funkcjonują w najrozmaitszych formach, językach i poziomach szczegółowości..
Zespół zarządzania danymi podstawowymi (MDM) określa metryki, na podstawie których monitoruje korzyści z projektu, w tym kluczowe wskaźniki wydajności istotne z perspektywy powodzenia danego rodzaju działalności. Następnie ustala wartości referencyjne, na podstawie których mierzy rzeczywistą wydajność, dostosowuje cele i wyznacza nowe w miarę rozwoju projektu
-
Dane podstawowe dostawców to zapis przebiegu współpracy z dostawcami. Obejmują one informacje o płatnościach, stabilności finansowej, adresach i strukturze własnościowej, a także atrybuty opisujące wydajność dostawców, np. terminowość dostaw czy zgodność z zamówieniem. Centralnie gromadzone muszą być obecnie informacje o przestrzeganiu praw pracowniczych, przepisów o ochronie środowiska czy polisach ubezpieczeniowych.
Zespół projektu MDM
Projekt MDM obejmuje efektywne procesy zarządzania informacjami, w tym wybór i wdrożenie odpowiedniej techniki IT. Sprawny proces MDM wymaga współpracy zarówno pracowników operacyjnych (zarządzających danymi), jak i informatyków (wspierających procesy zarządzania danymi w całej firmie). Członkowie zespołu wdrożeniowego muszą jasno określić swoją misję, role i zakres odpowiedzialności, a także metryki wydajności swojej pracy. Przed takim zespołem stoją trzy zadania: zdefiniowanie zakresu prac, przegląd i wybór właściwych technik oraz realizacja działań związanych z zarządzaniem danymi podstawowymi.
Dane podstawowe z określonego obszaru działalności przedsiębiorstwa mają własną specyfikę, a każdy rodzaj danych charakteryzuje się unikalnym zbiorem elementów, które trzeba uwzględnić podczas wdrożenia
W praktyce kierowanie zespołem często przypada różnym jego członkom, co pozwala wykorzystać indywidualne doświadczenie i umiejętności najbardziej wartościowe na danym etapie. Do zespołu warto wprowadzać osoby, które mają motywację i dzięki swojej wiedzy, umiejętnościom i doświadczeniu mogą przyczynić się do sukcesu projektu. Nieocenioną zaletą osób biorących udział w takim projekcie jest umiejętność weryfikacji pracy zespołu oraz wskazywania błędów i słabości bez ataków personalnych.
W przypadku różnego rodzaju danych podstawowych może pojawić się konieczność powołania oddzielnych zespołów, np. osobno dla danych dostawców, klientów i produktów, ponieważ każdy zbiór jest stosowany w innych procesach biznesowych. Ponadto każdy zbiór danych podstawowych musi być przechowywany w odpowiedniej aplikacji biznesowej, czyli wymaga udziału osób zaznajomionych z jej obsługą.
Specjaliści Ventana Research zalecają, aby przed uruchomieniem projektu MDM dobrze zastanowić się, jaki obszar ma objąć pierwszy etap. Biorąc pod uwagę charakter prowadzonej działalności oraz najważniejszy w konkretnym przypadku rodzaj danych podstawowych, warto ustalić krótkoterminowe, łatwe do zrealizowania cele. Dopiero po ich osiągnięciu, gdy inicjatywa MDM zyska poparcie pracowników, można rozszerzać jej zasięg na kolejne obszary przedsiębiorstwa.
Na początek warto wybrać podgrupę pozycji lub produktów, np. jedną rodzinę części lub grupę towarową. Kolejne grupy produktów warto włączać do projektu po udanym wdrożeniu pierwszej partii danych. W przypadku właścicieli marek i dystrybutorów korzystne może być objęcie projektem najpierw danych podstawowych klientów, ponieważ zazwyczaj mają już odpowiednią strukturę. Natomiast w przedsiębiorstwach zajmujących się produkcją dyskretną warto najpierw zająć się danymi podstawowymi materiałów, ponieważ to one odgrywają kluczową rolę.
Kolejnym etapem jest rachunek kosztów błędów. Z badań Ventana Research w zakresie strategii MDM wynika, że w większości firm nie oblicza się finansowych konsekwencji błędów operacyjnych, takich jak nieprawidłowo zrealizowane zamówienia czy niewłaściwie wypełnione faktury. Źródło tego rodzaju problemów tkwi często w zbiorze podstawowych danych produktów.
Ostatni etap polega na wskazaniu metryk, które najlepiej informują o korzyściach dla biznesu z zarządzania danymi podstawowymi. Wybrane kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) muszą być istotne z punktu widzenia konkretnej działalności biznesowej. Następnie ustala się wartości referencyjne, w odniesieniu do których mierzy się wyniki, a następnie uzgadnia wartości docelowe.
Precyzyjna organizacja danych podstawowych oraz sprawne zarządzanie nimi to wyzwania, których nie wolno ignorować. W dobie gospodarki opartej na zarządzaniu informacjami niezbędne jest zapewnienie solidnych struktur przepływu danych. Bez świadomego podejścia do zarządzania informacjami każde przedsiębiorstwo naraża się na problemy z utrzymaniem wydajności i ogranicza perspektywy powodzenia.
Colin Snow,
wiceprezes i dyrektor badawczy,
Operational & Supply Chain Performance Management,
Ventana Researchp
Tłumaczenie: Michał Andrzejczak