Chłodzenie na dużą Scalę

O korzyściach z wdrożenia IT w branży wentylacyjnej

Jak nowoczesne rozwiązania informatyczne stały się dla firmy Smay nieodzownym narzędziem usprawniającym każdy aspekt działalności, opowiadają redakcji MSI Polska Michał Maj – wiceprezes zarządu, dyrektor ds. IT, Marzena Maj – dyrektor handlowy, Jarosław Wiche – zastępca dyrektora technicznego ds. rozwoju, i Paweł Adamek – kierownik produkcji.

Regulator VAV – produkt firmy Smay

Czym zajmuje się firma Smay?

– Smay jest firmą rodzinną, działającą w branży wentylacyjnej. Na początku zajmowała się produkcją akcesoriów i urządzeń dla potrzeb wentylacji i klimatyzacji. Obecnie zatrudnia ponad 150 osób i swoje wyroby dystrybuuje na rynek Polski, a także do krajów UE, Rosji i Ukrainy.

Oferta firmy obejmuje nowoczesne rozwiązania w zakresie klap przeciwpożarowych, regulatorów VAV, przepustnic wielopłaszczyznowych

oraz różnorodnych nietypowych rozwiązań konstrukcyjnych, spełniających specjalne wymagania techniczne. Dzięki ciągłemu inwestowaniu w badania i rozwój nowoczesnych technologii, a także współpracy z wieloma uczelniami w Polsce i za granicą firma jako jedna z niewielu w Europie może się pochwalić urządzeniami spełniającymi wymagania 4. klasy szczelności.

Jak wprowadzanie nowych technik wpływało na rozwój firmy?

– W przypadku każdej rozwijającej się firmy decydujący wpływ na uzyskanie przewagi konkurencyjnej ma sprawność i szybkość działania w zmiennym i nieprzewidywalnym otoczeniu. Nowoczesne rozwiązania informatyczne stały się dla Smay nieodzownym narzędziem, usprawniającym działalność we wszystkich obszarach. Obszary te, aczkolwiek kluczowe dla sprawnego użytkowania systemu, same nie gwarantowały, że wybrany system będzie optymalny z punku widzenia funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Wybierając odpowiednie techniki z zakresu nowych technologii, należało zdefiniować wszystkie procesy zachodzące w firmie, następnie je zoptymalizować. Dopasowanie systemu informatycznego umożliwia firmie poszukiwanie i selekcjonowanie informacji, które ułatwiają podejmowanie trafnych decyzji strategicznych.

Kiedy podjęto decyzję o potrzebie wdrożenia systemu do zarządzania przedsiębiorstwem?

– Decyzja o zmianie funkcjonującego programu na system klasy ERP zapadła pod koniec 2000 r., kiedy firma zaczęła odczuwać potrzebę zautomatyzowania wielu procesów biznesowych. Jednym z najważniejszych była obsługa produkcji urządzeń na indywidualne zamówienia klienta, w której należało za każdymrazem przygotować kalkulację kosztu wytworzenia, a z tym wiązało się również tworzenie struktury materiałowo–kosztowej oraz listy operacji.

Wybór był prosty: albo firma będzie usprawniała swój system poprzez zwiększanie zatrudnienia i generowała dodatkowe koszty, albo usprawni obecny stan poprzez wdrożenie odpowiedniego systemu. Wybraliśmy iScala firmy Epicor|Scala.

Krótka historia wdrażania systemu…

– Projekt był prowadzony w dwóch etapach. W pierwszym etapie, trwającym od października 2002 do stycznia 2003 r., zostały wdrożone moduły finansowe i logistyczne. Realizacja projektu rozpoczęła się 25 października 2002 r. od analizy przedwdrożeniowej. Instalacja systemu i parametryzacja modułów trwała do 20 grudnia 2002 r. Migracja danych zakończyła się 4 stycznia 2003 r., a 6 stycznia nastąpił start produktywny modułów finansowych i logistycznych.

W tym czasie stary system wciąż funkcjonował, tzn. użytkownicy przez pierwsze trzy miesiące korzystali jednocześnie z dwóch systemów. Wiązało się to niestety  z dużą ilością pracy, lecz pozwoliło nam ocenić, czy system pracuje poprawnie i dokładnie, tak jak tego żądaliśmy. W etapie drugim, trwającym od marca do czerwca 2003 r., wdrożono moduły do zarządzania produkcją.

Jak zmieniło się działanie firmy po uruchomieniu zintegrowanego systemu IT?

– Realizując przyjętą strategię, założyliśmy, że zmiany są czymś naturalnym. Wdrożenie systemu iScala miało wpływ nie tylko na zmianę struktury organizacyjnej, ale przede wszystkim na jakość zarządzania firmą. Systemy informatyczne nie są receptą na osiągnięcie sprawności i efektywności działania, ale są narzędziami, dzięki którym firma może realizować obraną strategię.

Efekty, które można zauważyć po zastosowaniu zintegrowanego systemu IT, to usprawnienia zarówno w sferze zarządzania finansami, jak i produkcją, logistyką czy sprzedażą. Te efekty nie tylko dotyczą usprawniania konkretnych działów, ale wnoszą dla firmy wartość dodaną.

Nie kryjemy entuzjazmu, że system iScala wspomaga proces decyzyjny dzięki zapewnianiu szybkiego dostępu do istotnych informacji. To także źródło, z którego może jednocześnie korzystać wielu pracowników z każdego miejsca, w którym jest Internet. To nieocenione narzędzie dla przedstawicieli handlowych i pracowników wykonujących pracę poza siedzibą firmy.

iScala skraca czas przygotowania zamówień oraz ofert handlowych. Ponadto dzięki optymalizacji poziomu zapasów ułatwia proces decyzyjny kadrze zarządzającej, co ma wpływ zarówno na oszczędzanie kapitału operacyjnego, jak i efektywniejsze zarządzanie środkami firmy.

Jakie były teoretyczne, założone korzyści, a jakie rzeczywiste efekty ekonomiczne?

– Firma postawiła przed sobą kilka celów, z których niewątpliwie jednym z ważniejszych była doskonałość operacyjna. Oczywiście to cel ambitny, bardzo trudno go osiągnąć. Mamy jednak świadomość, że dzięki udoskonalaniu procesów operacyjnych w firmie nigdy nie dojdziemy do stwierdzenia: teraz jest tak dobrze, że lepiej być nie może.

Do podstawowych wymiernych korzyści, które nasza firma uzyskała, należą niewątpliwie:

• znajomość kosztów wytworzenia każdego produktu, również nietypowego,
• skrócenie czasu odpowiedzi na zamówienia, zapytania ofertowe,
• skrócenie czasu tworzenia dokumentów  warsztatowych,
• powtarzalność cen nietypowych wyrobów,
• ponadtrzykrotny wzrost liczby zamówień i ofert przy wzroście zatrudnienia o 50%,
• dostęp do wskaźników finansowych, co ułatwia firmie controlling w obszarach wrażliwych na zmiany.

System zapewnia zarówno możliwość rozwoju firmy, jak i redukcję zbędnych kosztów prowadzenia działalności, ale to od kompetencji ludzi, którzy nim zarządzają, zależy jak zostaną one wykorzystane.

Z jakimi wyzwaniami musiał się zmierzyć system IT i czy im sprostał?

– Najważniejsze wyzwania to obsługa niestandardowych produktów, które wynikają z charakteru branży. Dzięki potężnemu narzędziu, jakim jest moduł iScala Developer, możliwe było dopasowanie systemu do naszych potrzeb. Wdrożenie to permanentna, żmudna praca wielu osób zaangażowanych w opracowanie, a następnie dopracowanie szczegółów działania systemu.

Czy system obejmuje wszystkie najważniejsze aspekty działalności firmy?

– System iScala wspomaga wszystkie obszary działalności firmy. Najważniejsze, żeby system nie był czynnikiem hamującym rozwój, aby na każdą potrzebę usprawnienia można było znaleźć odpowiednie rozwiązanie.

Jak można ocenić ekonomiczną efektywność wdrożenia systemu IT?

– Zakup systemu informatycznego to wydatek, który bardzo łatwo określić. Jednak nie jest łatwo w krótkim czasie osiągnąć zwrot z tej inwestycji. Wiąże się to nie tylko z ciągłym udoskonalaniem systemu, ale także z wykorzystywaniem przez firmę możliwości oferowanych przez system.

W naszej firmie już po roku od wdrożenia iScala można było zauważyć skrócenie niektórych procesów z kilku godzin do kilku sekund – to jeden z przykładów, który ma wymiar finansowy. O wiele  ważniejszy wydaje się aspekt niefinansowy – trudny do zmierzenia, a mianowicie wpływ systemu na jakość zarządzania firmą

Czy planowana jest dalsza rozbudowa systemu informatycznego firmy?

– Wdrażanie systemu i jego dopasowywanie do potrzeb firmy tak naprawdę nigdy się nie kończy – zwłaszcza w firmie, która ciągle się rozwija. W naszym przypadku najbardziej jest to widoczne w dziale produkcji. Aby wydajniej wykorzystywać zasoby, moce przerobowe, konieczny jest ich stały monitoring i nadzór, dlatego zdecydowaliśmy się na wdrożenie systemu kodów kreskowych. Wiąże się to z zakupem dodatkowych modułów do naszego systemu, które oczywiście Epicor|Scala posiada w swojej ofercie.

Czy Smay stosuje zintegrowaną platformę IT, czy środowisko zawierające sprzęt i oprogramowanie od wielu dostawców?

– Niewątpliwie zintegrowana platforma IT jest celem, a raczej marzeniem, każdego szefa IT. Nie trzeba chyba tutaj wymieniać zalet w obszarze funkcjonalnym i administracyjnym, które idą w parze z takim rozwiązaniem. Już na etapie wyboru systemu, a i obecnie przy wdrożeniach kolejnych, nowych modułów – najważniejszym czynnikiem jest zintegrowanie całości. Obok systemu ERP iScala, który zawiera zintegrowane moduły logistyczny, produkcyjny i księgowy, funkcjonuje iScala Bussines Intelligence oraz iScala CRM, wspomagająca procesy decyzyjne. Jedynym na razie wyjątkiem jest program Kadry-Płace firmy River, który dopiero w najbliższym czasie będzie integrowany z modułem finansowym systemu iScala.

Autor: Elżbieta Jaworska, MSI Polska