Chcemy tańszej benzyny? Optymalizujmy produkcję

Rozmowa z Tadeuszem Rogaczewskim, szefem Biura Zarządzania Informatyką Grupy LOTOS, Cezarym Glonkiem, kierownikiem projektu Grupy LOTOS, Tomaszem Pychem, koordynatorem projektu Prokom Software i Norbertem Kisielewskim, architektem rozwiązania Prokom Software

Jakie czynniki spowodowały, że Grupa LOTOS zdecydowała się na zainstalowanie i wdrożenie systemu SAP z rozwiązaniem branżowym SAP for Oil&Gas?

– Wdrażając system SAP w Grupie LOTOS, przyjęliśmy kilka podstawowych założeń. Przede wszystkim musieliśmy ściśle powiązać wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego z analizą procesów biznesowych i, będącymi rezultatem tej analizy, mapami procesów biznesowych w grupie kapitałowej. Chcieliśmy też maksymalne wykorzystać wiedzę biznesową zawartą w systemie SAP, co pozwoliło zminimalizować modyfikację oprogramowania.

Postanowiliśmy stworzyć na bazie systemu SAP jednolitą platformę informatyczną wspomagającą procesy biznesowe we wszystkich spółkach produkcyjno-handlowych grupy oraz wybranych spółkach usługowych. Wdrożenie bez systemu branżowego SAP for Oil&Gas nie zapewniało jednak odpowiedniego wsparcia dla procesów zachodzących w Grupie LOTOS, nie spełniało też oczekiwań spółek grupy co do funkcjonalności systemu, a także wymagałoby dużych modyfikacji podstawowego oprogramowania systemu.

Czym charakteryzuje się rozwiązanie branżowe? W jakim zakresie system został wdrożony?

– Rozwiązanie branżowe to nie tylko nowe funkcje, takie jak: zarządzanie stacjami paliw, zarządzanie środkami transportu (rurociąg, autocysterna, cysterna kolejowa), park zbiorników, ale przede wszystkim uwzględnienie w modułach MM (gospodarka materiałowa), SD (sprzedaż i dystrybucja) specyfiki obrotu produktami ropopochodnymi.

Uruchomiona w pierwszym etapie funkcjonalność pakietu branżowego obsługuje przede wszystkim alternatywne jednostki miar, ewidencję podstawowych własności fizykochemicznych oraz i rejestrację podatku akcyzowego. Na bazie wdrożonej części pakietu IS Oil, określonej przez specjalistów z SAP AG z Walldorf jako “bread&water”, system będzie rozwijany w kolejnych etapach wdrożenia.

Czy wdrożenie zostało zakończone? Jakie są ewentualne plany związane z funkcjonalnością SAP for Oil&Gas?

– Obecnie nie można jeszcze mówić o zakończeniu wdrożenia systemu SAP for Oil&Gas. Trwają prace nad wdrożeniem funkcji dotyczących zarządzania stacjami paliw oraz środkami transportu. Zgodnie z polityką firmy SAP AG w Grupie LOTOS zainstalowane są wszystkie funkcje SAP for Oil&Gas, jednak zakres ich wdrożenia, np. ustalanie cen na podstawie międzynarodowych notowań ropy czy wspomaganie procesów biznesowych w firmie Petrobaltic określą potrzeby biznesowe firmy.

Czy system SAP spełnia pokładane w nim nadzieje? Czy efekty są już zauważalne? Jakie to efekty?

– Znaczące efekty można odnotować po okresie 1-2 lat. Już dziś jednak w niektórych obszarach, takich choćby jak finanse i controling, SAP stał się podstawowym narzędziem wieloprzekrojowej ewidencji

Podstawową zaletą wdrożenia systemu SAP for Oil&Gas jest możliwość monitorowania w jednym systemie informatycznym wszystkich procesów związanych z zakupem, przerobem, transportem oraz sprzedażą produktów ropopochodnych we wszystkich spółkach grupy objętych wdrożeniem. Efektem tego jest porządkowanie przebiegu niektórych procesów biznesowych w zakresie produkcji oraz logistyki.

System umożliwił praktycznie rozpoczęcie procesu obsługi finansowo-księgowej spółek grupy kapitałowej przez Centrum Finansowo-Księgowe, a docelowo umożliwi uzyskanie systemowej konsolidacji sprawozdawczości. Jest to absolutnie koniecznym warunkiem właściwego i terminowego raportowania spółki obecnej na giełdzie.

LOTOS to bardzo skomplikowana logistyka i wysoka zależność od zewnętrznej koniunktury. Czy system SAP pozwala zmniejszyć ryzyko i niepewność?

– System SAP for Oil&Gas jest efektem pracy oraz kompendium wiedzy specjalistów z branży petrochemicznej z wielu rafinerii w Europie. Wykorzystanie tej wiedzy, wsparte prawidłowym wdrożeniem systemu, jest podstawą do zwiększenia konkurencyjności firmy, m.in. poprzez zmniejszenie niepewności i ryzyka działalności biznesowej.

System SAP pośrednio zmniejsza takie ryzyko, dając rzetelną, wieloprzekrojową wiedzę o historycznych i bieżących zdarzeniach gospodarczych, co pozwala szybko reagować na zmiany w otoczeniu, a tym samym sprawniej zarządzać firmą.

Czy system SAP obejmie docelowo wszystkie spółki Grupy LOTOS?

– Od 1 maja 2004 r. system SAP wspomaga funkcjonowanie Grupy LOTOS SA oraz LOTOS Serwis. W zakresie obsługi przez Centrum Finansowo-Księgowe system wspomaga również spółki LOTOS Lab, LOTOS Straż oraz LOTOS EkoEnergia.

Od 1 października 2004 r. system działa w spółce LOTOS Paliwa, a od 1 stycznia 2005 r. w LOTOS Partner. Obecnie trwają prace konfiguracyjne w celu objęcia systemem od 1 kwietnia 2005 r. spółki LOTOS Asfalt oraz opracowywane są koncepcje biznesowe wdrożenia dla spółki LOTOS Oil z terminem uruchomienia 1 lipca 2005 r. Plany wdrożeniowe obejmują też rafinerie południowe należące do naszej grupy kapitałowej oraz Petrobaltic. Zgodnie ze strategią IT w Grupie LOTOS system będzie wdrażany docelowo we wszystkich spółkach produkcyjno-handlowych grupy oraz po analizie potrzeb biznesowych w wybranych spółkach usługowych.

Jakie specyficzne wyzwania stanęły przed Prokomem jako integratorem systemu oraz generalnym wykonawcą rozwiązania?

– Najważniejszym aspektem, który trzeba uwzględniać podczas całego procesu wdrożeniowego jest zmieniająca się specyfika biznesowa Grupy LOTOS. W momencie podpisywania umowy wdrożeniowej (maj 2003 r.) jeszcze nieistniejąca formalnie Grupa LOTOS obejmowała Rafinerię Gdańską z kilkoma spółkami zależnymi. Charakter działalności tych spółek nie był skrystalizowany, a ich działalność produkcyjno-usługowo-handlowa ściśle ze sobą powiązana. Co więcej grupa geograficznie obejmowała tylko północną Polskę.

Obecnie Grupa LOTOS składa się z kilku rafinerii o charakterze zdecydowanie produkcyjnym oraz z kilkunastu spółek zależnych z jasno określoną specyfiką biznesową (m.in. działalność usługowa, produkcja i sprzedaż produktów branżowych, sprzedaż hurtowa, zarządzanie stacjami paliw), a zasięgiem geograficznym obejmuje znaczną część Polski. Przejście przez te 2 lata zmian, które tworzyły nowy obraz Grupy LOTOS, z wdrażaniem systemu SAP było szczególnym wyzwaniem. To zmieniający się biznes określał zakres i kolejność wdrożenia, a dla części spółek data uruchomienia systemu stanowiła datę formalnego rozpoczęcia działalności.

Drugim wyzwaniem dla Prokomu jako integratora rozwiązania było zarządzanie projektem, w którym uczestniczyło wiele firm podwykonawczych. Taka różnorodność i poniekąd indywidualizm często sprzyjały rozwiązywaniu konkretnych problemów, a z drugiej strony wymagały przyjęcia na siebie roli wymagającego integratora, który “spinając” pojedyncze rozwiązania, uzyskuje efekt synergii optymalnego połączenia. Mamy nadzieję, że z tej roli wywiązujemy się w dalszym ciągu w zadowalający sposób.

Jakie szczególne rozwiązania zastosowano?

– Cechą charakterystyczną wdrożonego systemu jest wykorzystanie pakietu SAP Oil&Gas dla oddania specyfiki biznesu Grupy LOTOS. Nie jest tojednak jedyna cecha, która wyróżnia to wdrożenie.

Zmieniająca się Grupa LOTOS znacząco narzucała procesowe podejście do wdrożenia, czyli zastosowanie bardzo korzystnej i zdrowej zasady: najpierw ogólna strategia biznesowa, potem szczegółowa analiza biznesowa i dopiero jako wynik – wdrożenie systemu SAP. Takie podejście pozwalało na maksymalne wykorzystanie funkcjonalności systemu w celu spełnienia wymagań użytkowników. Największym wyzwaniem pod względem technicznym była integracja systemu SAP ze specjalistycznymi systemami dziedzinowymi Grupy LOTOS. Ta integracja, bez której w żaden sposób nie można by mówić o sukcesie wdrożenia, została wykonana wspólnym wysiłkiem pracownik ów Biura Zarządzania Informatyką Grupy LOTOS i konsultantów Prokom.

Autor: Adam Majczak, MSI