200 milionów metrów kwadratowych elewacji

Jak dzięki wdrożeniu systemu Impuls 5 firmy BPSC udało się zintegrować rozproszoną strukturę w Dryvit Systems USA (Europe) sp. z o.o.

Dryvit Systems USA (Europe) sp. z o.o. należy do amerykańskiego holdingu RPM International Inc. zrzeszającego producentów specjalistycznych materiałów wykończeniowych dla odbiorców komercyjnych i indywidualnych ze 130 krajów świata. Grupa Dryvit Systems posiada cztery fabryki w USA oraz po jednym zakładzie produkcyjnym w Kanadzie, Polsce i Chinach. Wartość sprzedaży systemów ociepleń Dryvit na świecie kształtuje się na poziomie 125 mln USD rocznie. Produkty spółki wykorzystywane są w 50 krajach na sześciu kontynentach. W systemach przedsiębiorstwa wykonano dotąd blisko 200 milionów metrów kwadratowych elewacji we wszystkich strefach klimatycznych, włączając polarną.

Systemy Dryvit obecne są na polskim rynku od niemal 40 lat. Polska jest także strategicznym centrum rozwoju firmy w Europie. Działająca od 1997 r. fabryka w Krze Duże dostarcza produkty swoim odbiorcom zarówno w Europie, jak i w Azji.

Technologia Dryvit to synonim nowoczesnych systemów ociepleń i materiałów elewacyjnych. Dystrybucja produktów w autoryzowanej sieci rozpoczęła się w Polsce w 1991 r. W krótkim czasie materiały amerykańskiego producenta pojawiły się na budowach w całym kraju, a następnie weszły na rynki Europy Środkowej i Wschodniej. W ciągu 15 lat w Polsce położono 11 milionów metrów kwadratowych materiałów elewacyjnych wyprodukowanych przez firmę. 

Systemy Dryvit mają najdłuższą na polskim rynku tradycję w branży ociepleń. Technologię tę zastosowano po raz pierwszy w 1970 r. na fasadzie budynku przy ul. Przy Agorze 27 w Warszawie. W roku 2000 Instytut Techniki Budowlanej stwierdził w ekspertyzie, że nadal spełniane są podstawowe funkcje techniczne ocieplenia.

Zintegrować rozproszoną strukturę

Dryvit Systems USA (Europe) sp. z o.o. działa w rozproszonej strukturze. Centrala firmy znajduje się w Warszawie, produkcja realizowana jest w miejscowości Krze Duże, zaś sprzedaż odbywa się przez sieć oddziałów rozsianych po całym kraju. Oprogramowanie wykorzystywane przed wdrożeniem zintegrowanego systemu informatycznego klasy ERP nie było w stanie zintegrować informacji pochodzących z tak wielu źródeł. W dodatku funkcjonowało 8 niezależnych miejsc instalacji oprogramowania, co zakłócało obieg informacji w skali całej firmy.

– Stosowane wcześniej oprogramowanie nie miało wielu funkcji, które na pewnym etapie rozwoju firmy okazały się niezbędne – podkreśla Robert Kokosiński, wiceprezes zarządu spółki. – Szczególnie doskwierał nam brak funkcji produkcyjnych oraz kadrowo- płacowych. Rozproszona struktura nie pozwalała na wygenerowanie rzetelnej informacji we właściwym czasie, umożliwiającej szybkie podejmowanie decyzji. Brak było bieżących danych dotyczących należności czy poziomu zapasów. Nie mieliśmy pełnej kontroli nad limitami kredytowymi. Wszystko to sprawiło, że postanowiliśmy wspomóc naszą działalność systemem ERP.

Dokonać optymalnego wyboru

Do podjęcia ostatecznej decyzji na temat wyboru systemu ERP Dryvit Systems przygotowywał się bardzo długo. Kierownictwo spółki szczegółowo przeanalizowało ofertę wielu dostawców rozwiązań. System musiał spełniać wszystkie ich oczekiwania. Celem podstawowym wdrożenia systemu klasy ERP było stworzenie narzędzia zapewniającego precyzyjne zbieranie, przetwarzanie i raportowanie informacji służących operacyjnemu i strategicznemu zarządzaniu firmą. Ponieważ wykorzystywane systemy nie spełniały wymagań zarządu, zapadła decyzja o wprowadzeniu nowych narzędzi od 1 czerwca 2006 r.

Ostatecznie zdecydowano się na wybór systemu Impuls firmy BPSC, jako rozwiązania najbardziej odpowiadającego przyjętym kryteriom. Jednym z głównych powodów takiego wyboru była możliwość modyfikacji standardowych funkcji systemu Impuls zgodnie z indywidualnymi potrzebami klienta. Ze względu na fakt, że spółka posiada oddziały na terenie całej Polski, ważne było również, iż system Impuls jest rozwiązaniem w pełni zintegrowanym.

– BPSC to solidna firma krajowa, która gwarantuje natychmiastową reakcję w nagłych przypadkach – zaznacza Robert Kokosiński. – Jej system jest dostosowany do polskich realiów gospodarczych, istnieje możliwość szybkiego wprowadzenia potrzebnych modyfikacji. Istotną rolę odgrywał także aspekt finansowy oferty – BPSC zaproponowało atrakcyjne warunki. Projekt kompleksowy Początkowo Dryvit Systems zdecydował się na implementację systemu Impuls BPSC. W międzyczasie na rynku pojawił się nowy system BPSC – Impuls 5, który okazał się narzędziem jeszcze lepiej spełniającym oczekiwania kierownictwa spółki. – Większa funkcjonalność systemu Impuls 5 spowodowała, że na zamianę zdecydowaliśmy się w zasadzie w trakcie wdrożenia systemu Impuls BPSC. Nie żałujemy tej decyzji – podkreśla Robert Kokosiński.

Realizowany przez BPSC projekt w Dryvicie jest kompleksowy i obejmuje praktycznie wszystkie aspekty działalności firmy, począwszy od finansów, kadr, przez produkcję, dystrybucję, transport, aż po zarządzanie relacjami z klientem i obieg dokumentów. Możliwe jest wspomaganie przez system obszarów, w których do tej pory nie było wykorzystywane zaawansowane oprogramowanie (środki trwałe, kadry płace). Dzięki wdrożeniu systemu udało się wyeliminować ręczną rejestrację i przetwarzanie danych oraz dublowanie niektórych czynności.

Moduły finansowe i księgowe poprawiły zarządzanie ryzykiem kredytowym i usprawniły procedury wyceny należności. Zautomatyzowane zostało przygotowywanie raportów i deklaracji dla US, GUS, ZUS i NBP. Zwieńczeniem realizacji projektu będzie moduł kontrolingowy wspomagający pracę zarządu, bieżącą ocenę stanu fi rmy i tworzenie planów rozwojowych. Spełnione zostały wymagania określone w polityce Grupy RPM w zakresie kontroli wewnętrznej. Skrócono czas miesięcznego raportowania do centrali spółki znajdującej się w West Warwick. Wymianę informacji zarówno wewnątrz firmy, jak i z klientami oraz dostawcami ułatwi elektroniczny obieg dokumentów.

Relacje: produkcja – handel

Dzięki wdrożeniu rozwiązania BPSC udało się usprawnić zarządzanie procesem produkcyjnym. Wprowadzone zostały narzędzia zapewniające racjonalne planowanie produkcji oraz realizowanie zamówień klientów zgodnie z ich oczekiwaniami. Ponadto system wpłynął na obniżenie wskaźnika obrotu zapasami. – Mamy pełną wiedzę, jak wyglądają nasze zapasy, jakim asortymentem dysponujemy i w jakich miejscach się znajduje – podkreśla prezes Kokosiński. – To pozwala racjonalizować naszą gospodarkę materiałową, co z kolei obniża koszty całej działalności. Usprawnione zostały relacje na linii handel – produkcja.

Moduł CRM ułatwił zarządzanie relacjami z klientami, zapewnił zabezpieczenie bazy informacji o klientach oraz umożliwił gromadzenie danych na temat potrzeb klientów. W systemie zbierane są i analizowane informacje na temat bieżącej działalności i efektów pracy doradców techniczno-handlowych. Zarząd dysponuje bieżącymi danymi, na podstawie których łatwiej kontrolować realizowane projekty. Z systemu Impuls docelowo korzystać będzie jednocześnie 60 użytkowników modułów: Finanse Księgowość Koszty, Budżetowanie, Kadry Płace, Środki Trwałe, Gospodarka Materiałowa, Dystrybucja, Produkcja, Transport, CRM, BI oraz Zarządzanie Obiegiem Dokumentów. Aktualnie Dryvit Systems rozpoczął wdrożenie nowej funkcji MWS (Magazyn Wysokiego Składowania), która usprawni pracę działu logistyki i pracowników magazynów. W kolejnym roku planowana jest rozbudowa aplikacji o moduł B2B.  

Autor: Elżbieta Jaworska, MSI Polska