W lipcowym numerze MSI Polska przedstawiliśmy relację ze zorganizowanej przez firmę IDS Scheer w Berlinie konferencji ARIS ProcessWorld, której towarzyszył konkurs Business Process Exelence Award 2007 na najciekawsze wdrożenie narzędzi ARIS w 5 kategoriach: Strategy, Design, Implementation, Controlling oraz Lifecycle. W najbardziej prestiżowej kategorii (Lifecycle) 
spośród kilkudziesięciu projektów do głównej nagrody nominowane były dwie firmy z Polski – BOT i Fortis Bank Polska. O komentarz na temat tego wyróżnienia poprosiliśmy Piotra Stępniewskiego, dyrektora Departamentu Rozwoju Informatyki, BOT Górnictwo i Energetyka SA.
Piotr Stępniewski, dyrektor Departamentu
Rozwoju Informatyki, BOT Górnictwo i Energetyka SA
– Prowadzona od 2004 r. integracja firm sektora wytwórczo-wydobywczego w ramach Grupy BOT jest pionierskim i zarazem jednym z największych tego typu przedsięwzięć w skali europejskiej. Integracja jest realizowana z ogromną determinacją przez kolejne zarządy spółki BOT Górnictwo i Energetyka SA. Zadanie nie jest łatwe. Oprócz wysokich kompetencji kadry zarządzającej wymaga także zastosowania najnowszych technik zarządzania oraz wspomagających je narzędzi informatycznych.
Grupa BOT składa się z sześciu dużych firm: BOT Elektrownia Bełchatów SA, BOT Kopalnia Węgla Brunatnego Bełchatów SA, BOT Elektrownia Turów SA, BOT Kopalnia Węgla Brunatnego Turów SA, BOT Elektrownia Opole SA i BOT Górnictwo i Energetyka SA. Niemal od początku procesu integracji dostrzeżono, że kluczowym jej elementem jest uporządkowanie procesów biznesowych w ramach wszystkich firm wchodzących w skład grupy poprzez ich unifikację i optymalizację w ramach jednego, wspólnego dla całej grupy modelu procesów.
Zaprojektowanie i uzgodnienie wspólnego modelu procesów dla grupy nie było łatwe i właśnie ono stanowiło podstawę do nominacji w konkursie Business Process Exelence Award 2007. Dodatkowo na nominację wpłynęło także wprowadzenie zarządzania procesowego jako kluczowego elementu integracji spółek, zapewniającego sprawne zarządzanie procesem integracji oraz równoległe budowanie nowoczesnych narzędzi informatycznych wspierających realizację przyszłych procesów.
Na czym polega nowatorstwo rozwiązania, za które BOT otrzymał nominację do nagrody?
– ARIS był wykorzystywany do budowy modeli procesów „stanu jest” oraz „stanu będzie” dla całej Grupy BOT. Obecnie ARIS umożliwia zarządzanie centralnym modelem procesów grupy.
Nowatorstwo rozwiązania polega na wykorzystaniu zarządzania procesowego w integracji spółek w sposób umożliwiający równoległe prowadzenie prac związanych ze zmianami biznesowymi oraz wdrażaniem nowoczesnych narzędzi informatycznych wspomagających funkcjonowanie nowo zaprojektowanych procesów biznesowych.
Stało to się możliwe dzięki wspólnemu wykorzystywaniu centralnego modelu procesów zarówno przez zespoły wdrażające zmiany biznesowe, jak i zespoły odpowiedzialne za budowanie rozwiązań IT. Najprościej można powiedzieć, że sposób opisywania procesów oraz same procesy stały się językiem komunikacji pomiędzy zespołami Programu Integracji w poszczególnych obszarach, jak i między wszystkimi zespołami a zespołem odpowiedzialnym za wdrażanie rozwiązań IT. Zsynchronizowanie i umożliwienie sprawnego zarządzania wszystkimi pracami realizowanymi w ramach poszczególnych zespołów, przy równoległej budowie wsparcia ze strony technologii IT jest potężnym narzędziem, które przyniesie sukces Grupie BOT, mającej utworzyć obszar wydobywczo-wytwórczy Polskiej Grupy Energetycznej.
Czy są już widoczne korzyści z wdrożenia rozwiązania?
– Wymierną korzyścią z wdrożenia rozwiązania jest wprowadzenie procesowego zarządzania do Programu Integracji. Konsekwentnie realizowane prace związane z opisaniem procesów „stanu jest” i „stanu będzie” umożliwiły lepsze dostosowanie zadań poszczególnych zespołów. Zadania zostały wyznaczone jako pochodna przejścia ze „stanu jest” do „stanu będzie”. Umożliwiło to znaczne przyspieszenie procesu integracji.
Kolejną korzyścią, jak wspomniałem wcześniej, jest wprowadzenie „wspólnego języka” w oparciu o model procesów, dotyczącego komunikacji zmian biznesowo-organizacyjnych. W przypadku przedsiębiorstwa liczącego 21 000 pracowników komunikacja dotycząca przyszłych zmian jest jednym z kluczowych czynników sukcesu przedsięwzięcia.
Autor: Elżbieta Jaworska, MSI Polska