Odpowiedni system centralnej rejestracji dla właściwego zlecenia
Koncepcja systemu centralnej rejestracji (system of record) zyskuje na popularności wraz z poszukiwaniem przez firmy sposobów maksymalizacji wydajności poprzez uporządkowanie całych zasobów wiedzy firmy. Firmy jednak nie dają się przekonać do idei pojedynczego systemu, w którym „jedno pasuje do wszystkiego”.
Zamiast tego wolą mieć odpowiedni system centralnej rejestracji, który sprostałby różnym aspektom prowadzonej przez nie działalności. Zwarte systemy zapisu zapewniają jasne i konsekwentne spojrzenie na pełen zakres funkcji, które często mają niewiele punktów wspólnych lub nie mają ich wcale. Wzorzec ten jest widoczny w różnych, mocno reorganizowanych systemach zapisu.
Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa (ERP), jako system zapisów finansowych, zapewnia wgląd w produkcję, zarządzanie stanami magazynowymi, księgowość, finanse, zasoby ludzkie oraz przetwarzanie zamówień. Rozwijające się systemy zarządzania współpracą z klientami (CRM), będąc w istocie systemami zapisu (tj. głównie rejestracji danych), stopniowo zaczynają obejmować nie tylko usługi związane z marketingiem i sprzedażą, ale również opracowywanie produktów, zarządzanie stanami magazynowymi oraz raportowanie finansowe.
Dyrektorzy zarządzający, którzy wcześniej zdawali sobie sprawę ze znaczenia ERP i CRM jako systemów zapisu, uznali również zarządzanie cyklem życia produktu (product life-cycle management – PLM) za trzeci, krytyczny system zapisu. Ankieta o nazwie „The Global CEO Study of 2004”, przeprowadzona w lutym przez IBM Business Consulting Services wśród 500 głównych firm i ich dyrektorów zarządzających ujawniła, że dla ponad 40% respondentów PLM jest sprawą priorytetową. Dowodem na słuszność wyników ankiety jest średni wzrost o 48,5% odnotowany przez sześciu dostawców systemów PLM (według analizy przeprowadzonej przez firmę Bear-Sterns – 4 kwartał 2003 r. w porównaniu z 4 kwartałem 2002 r.).
Dla firm lokowanych na rynku przez pryzmat oferowanych produktów system zapisu (tj. rejestracji danych dotyczących produktów) zawarty w pakietach PLM w sposób unikatowy definiuje wszystkie aspekty produktu w czasie całego cyklu jego istnienia, obejmując wszystkie związane z nim dane oraz procesy – co wpływa na prawie wszystkie aspekty działalności firmy. Oferowane funkcje to: projektowanie produktu, opracowywanie, poszukiwanie zasobów, zapewnienie jakości produkcji oraz obsługa działalności. Równie ważne są: zgodność z wymogami rządowymi (regulacjami prawnymi) i środowiskowymi (ekologicznymi), jak również obsługa i wsparcie techniczne oferowane klientom.
W przypadku firm definiowanych poprzez dostarczany przez nie produkt system zapisu oparty na PLM wpływa na prawie każdy aspekt prowadzonej działalności.
Zapotrzebowanie na wyspecjalizowane systemy zapisu, takie jak PLM, pojawiło się równocześnie ze zwiększoną specjalizacją firm. Firmy, które na początku same zajmowały się projektowaniem, opracowywaniem, poszukiwaniem zasobów, produkcją oraz usługami, obecnie korzystają z globalnej sieci dostawców, zlecając im realizację niektórych lub wszystkich funkcji. Dzisiaj producenci oraz ich partnerzy potrzebują dla swoich produktów zwartego, konsekwentnego, precyzyjnego oraz zasobnego systemu zapisu, do którego można się dostać o dowolnej porze dnia, z dowolnego miejsca na świecie.
W gospodarce globalnej, która nakłada nowe wymagania na innowacje, czas wejścia produktu na rynek, konkurencyjność cenową, obsługę klienta oraz odpowiedzialność korporacyjną, firmy potrzebują więcej niż jednego narzędzia do zarządzania swoją działalnością. Potrzebują właściwego zestawu narzędzi – w tym przypadku systemów zapisów opartych na najlepszych praktykach i doświadczeniach, w celu zoptymalizowania dostępu do danych i realizacji procesów w obrębie całej organizacji oraz obsługi rozbudowanych łańcuchów zaopatrzenia.
Martin Eigner założył w roku 1985 firmę Eigner PLM Software, będąc równocześnie profesorem na uniwersytecie w Offenburgu (Niemcy). W roku 2003 jego firma została wykupiona przez Agile Software. Obecnie Eigner zasiada w radzie nadzorczej firmy Agile. Artykuł Eignera został napisany w odpowiedzi na opublikowaną ostatnio wypowiedź Erika Kellera, w której autor napisał, że ERP pozostanie jedynym „systemem zapisu” w przedsiębiorstwach [tj. nadrzędnym, centralnym systemem rejestracji wszystkich danych – przyp. red.].