Macrologic opracował dla firmy Warbud SA system kancelaryjny, co pomogło zautomatyzować proces zarządzania dokumentami.
Warbud SA działa od 1989 r. Oferuje pełen zakres usług budowlanych, współpracując ze sprawdzonymi dostawcami i podwykonawcami. Dba o zachowanie wysokiej jakości realizowanych prac, o czym świadczą posiadane certyfikaty ISO i AQAP. Wiodącym udziałowcem spółki jest VINCI Construction, francuski potentat w dziedzinie budownictwa i robót publicznych, należący do jednego z największych na świecie koncernów w sektorze budownictwa i usług powiązanych – Grupy VINCI. Dotychczas Warbud SA wybudował ponad 400 obiektów.
– Z firmą Macrologic współpracujemy już od kilku lat. Bazując na pozytywnych doświadczeniach współpracy, zdecydowaliśmy się na kolejne inwestycje w rozwiązania informatyczne tej firmy – mówi Karol Zapart, kierownik Działu Informatyki w firmie Warbud SA.
Warbud SA co miesiąc przyjmuje i wysyła tysiące dokumentów, kluczowym zagadnieniem w ramach projektu było więc wsparcie obsługi korespondencji. Macrologic zaproponował rozwiązanie, dzięki któremu rejestracja dokumentów odbywa się za pomocą czytników kodów kreskowych i urządzeń wielofunkcyjnych.
– Obieg dokumentów jest realizowany w sposób elektroniczny. To skraca czas potrzebny na obsługę korespondencji oraz – także dzięki integracji poczty przychodzącej z faksem – ogranicza korzystanie z dokumentów papierowych – mówi Karol Zapart.
Wdrożony system usprawnił również obsługę korespondencji między oddziałami spółki, a opracowany rejestr pism wydanych przyczynił się do uporządkowania procesu wydawania oryginałów dokumentów oraz ich archiwizacji.
Macrologic uruchomił w firmie Warbud SA także obieg dokumentów dla faktur do wyjaśnienia, co znacznie przyspiesza proces obsługi faktur, w przypadku których pojawiają się wątpliwości co do zasadności ich wystawienia.
Implementację systemu kancelaryjnego poprzedził upgrade serwisu pracowniczego oraz wdrożenie elektronicznego obiegu wniosków kadrowych, zintegrowanego z systemem kadrowym. W efekcie rejestracja i obieg wniosków urlopowych dla wszystkich pracowników Warbudu (ok. 1000 osób) zostały znacznie usprawnione.
Macrologic wdrożył w firmie Warbud SA również rozwiązanie do obsługi zamówień administracyjnych. – W wyniku wprowadzenia elektronicznego obiegu zamówień zautomatyzowaliśmy proces ich obsługi, a dzięki udostępnieniu bazy zamówień dla dostawców zewnętrznych usprawniliśmy proces składania zamówień oraz zwiększyliśmy kontrolę ich realizacji – wyjaśnia Karol Zapart.