Zakończyło się wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów i archiwizacji V-Desk firmy PrimeSoft Polska sp. z o.o. w firmie Defor SA działającej na rynku krajowym oraz zagranicznym od 1990 r. Firma specjalizuje się w produkcji i montażu stolarki aluminiowej i PCV. Należy do francuskiej Grupy Goyer, wykonawcy fasad aluminiowo-szklanych. Obecnie Defor SA zaliczana jest do grupy pięćdziesięciu największych przedsiębiorstw w Wielkopolsce.
Głównym celem implementacji było wdrożenie i optymalizacja procesu elektronicznego obiegu faktur zakupu oraz integracja z systemem finansowo-księgowym. Rozwiązanie zapewniło radykalne skrócenie procesu obiegu faktur oraz przyspieszenie procesu ich akceptacji, a także obiegu informacji. Duży nacisk w projekcie położono także na udoskonalenie obszaru ewidencji korespondencji firmy, czyli elektronicznej książki kancelaryjnej. Dzięki ewidencji pism znacząco usprawniono i uporządkowano dostęp do dokumentów oraz kontrolę nad nimi, a także wyeliminowano konieczność obiegu dokumentów w formie papierowej.
System V-Desk usprawnił również mechanizm kontroli budżetów zleceń, dostarczył mechanizm ewidencji i rozliczania kaucji, a także możliwość ewidencji dokumentów wewnętrznych firmy, takich jak protokoły. Dzięki implementacji rozwiązania z systemem zapoznała się w praktyce większość pracowników firmy, a wdrożenie dalszych obiegów nie tyle będzie inicjowane zewnętrznie, ale niejako wymuszane przez wewnętrzne potrzeby zgłaszane przez samych zainteresowanych – pracowników firmy Defor SA.
System zaimplementowany został dla 50 użytkowników, ale w najbliższym czasie planowany jest dynamiczny rozwój platformy V-Desk w firmie Defor SA.
W efekcie przeprowadzonych prac firma Defor SA odnotowuje obecnie pierwsze pozytywne rezultaty. Dzięki innowacyjności zaimplementowanego rozwiązania specjaliści PrimeSoft Polska umożliwili dopasowanie systemu do rzeczywistych potrzeb pracowników.
