Sezonowość branży budowlanej, krótki czas dostaw, terminowość, duża ilość nowych miejsc odbioru… W rozwiązaniu tych problemów pomaga system informatyczny
Wytwórnia Klejów i Zapraw Budowlanych Atlas powstała w roku 1991 w Łodzi. W ciągu kilku lat mała firma przekształciła się w Grupę Atlas, skupiającą obecnie jedenaście podmiotów gospodarczych. Oferuje ponad sto wyrobów, niezbędnych przy budowie i remoncie.
Hala produkcyjna
Firma jest jednym z najwi ększych europejskich producentów suchych mieszanek cementowych, a w ciągu piętnastoletniej działalności zyskała pozycję lidera na polskim rynku chemii budowlanej. Utrzymanie tej pozycji wymaga jednak ciągłego usprawniania funkcjonowania przedsiębiorstwa i wprowadzania atrakcyjnych narzędzi, w tym systemów komputerowych.
Wybór informatycznego systemu zarządzania okazał się zadaniem bardzo złożonym ze względu na specyfikę branży, geografi czne rozproszenie firm wchodzących w skład grupy oraz wysokie wymagania stawiane systemowi. Wcześniej w Grupie Atlas nie było systemu ERP/MRP. Korzystała ona z RAI (systemu FK) i aplikacji napisanych w Lotus Notes.
Kompleksowe rozwiązanie, złożone z kilku aplikacji, zaoferowała firma Safo z Lublina. Podstawowym jego elementem jest system klasy ERP/MRP – safo. biz, zintegrowany z wyspecjalizowanym systemem klasy WMS – safo.mag, które razem stanowią transakcyjną część rozwiązania. System analityczny safo.express wspomaga analizy sprzedaży, magazynu i należności, kontroling finansowy i budżetowanie, a także konsolidację sprawozdań finansowych.
W rozmowach Safo z Grupą Atlas dyskutowano o najważniejszych cechach systemu, który będzie funkcjonował u klienta. Stwierdzono m.in., że wdrożenie nowoczesnego systemu ERP przygotowanego w oparciu o najnowsze techniki, w tym bazę danych Oracle, podniosą bezpieczeństwo rozwiązania. Ponadto ustalono:
-
wprowadzenie architektury HACMP (High Availability Cluster Multiprocessing), która zapewni funkcjonowanie aplikacji i systemów przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Automatycznie wykrywa awarie systemu lub sieci, umożliwia odtworzenie funkcji sprzętu systemowego, aplikacji, danych i kont użytkowników, poświęcając na to minimum czasu,
-
poprawę stabilności pracy systemu informatycznego (odporność na awarie),
-
wprowadzenie narzędzi przyspieszających pracę i wspomagających procesy decyzyjne,
-
przyspieszenie przepływu informacji do działu księgowości za pomocą mechanizmu księgowań wykonywanych w trakcie potwierdzenia dokumentów źródłowych,
-
przeniesienie ciężaru prac wykonywanych w dziale księgowości – z procesu rejestracji dokumentów na operacje kontrolno-weryfikacyjne,
-
wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów zakupu w powiązaniu z potwierdzaniem merytorycznym faktur oraz wprowadzaniem informacji controllingowych.
Założenia zostały zrealizowane. Systemy Safo objęły działaniem główne dziedziny funkcjonowania Grupy Atlas. Chodziło m.in. o: cały proces sprzedaży – poczynając od zarejestrowania zamówienia klienta do wydania towaru, obsługę dostaw – od zarejestrowania zamówienia do dostawcy do przyjęcia towaru do magazynu, obsługę produkcji – z naliczaniem technicznego kosztu wytworzenia wyrobów oraz obsługę strony finansowej procesów sprzedaży, zakupów i produkcji.
Czynnikami warunkującymi wdrożenie i działanie systemów Safo były m.in.: sezonowość branży budowlanej, krótki czas dostaw, ich terminowość, duża ilość nowych miejsc odbioru, dostawy z różnych magazynów. Problemem była także duża liczba użytkowników (wiązała się z tym duża ilość szkoleń) oraz równoczesny start systemu w 7 lokalizacjach. Mimo to wdrożenie aplikacji Safo przebiegło bardzo sprawnie.
Pierwsze prace rozpoczęły się w maju 2005 r. Analiza trwała do lipca. W sierpniu i wrześniu wykonano prace programistyczno –konfiguracyjne. W październiku odbyła się weryfikacja systemu przez kluczowych użytkowników. Jesienią rozpoczęły się także szkolenia. Ze strony firmy Atlas działał Komitet Sterujący, wspierany przez kluczowych użytkowników odpowiedzialnych za poszczególne części rozwiązania.
W styczniu 2006 r. uruchomiono aplikacje Safo w Grupie Atlas. Ze względu na bezpieczeństwo wdrożenia najpierw uruchomiono kluczowe procesy i funkcje. Pozostałe procesy były wdrażane przez pierwsze półrocze br. Sercem rozwiązania jest system planowania produkcji. Wspomaga zarządzanie wszystkimi procesami produkcyjnymi, magazynami surowców, magazynami przyprodukcyjnymi i przede wszystkim magazynami wyrobów i towarów.
– Wdrażane rozwiązanie informatyczne objęło wszystkie kluczowe procesy w firmie Atlas – podkreśla Maciej Maniecki, prezes Safo. – Udało nam się zrealizować zdefiniowane przez zarząd firmy Atlas podstawowe cele przedsięwzięcia, a przede wszystkim: usprawnienie procesu obsługi klienta, zwiększenie bezpieczeństwa funkcjonowania firmy i podniesienie poziomu analiz danych (w tym skrócenie czasu dostępu do informacji). W najbliższych miesiącach podobny system zostanie wdrożony w pozostałych zakładach Grupy Atlas.