Sprawny system informatyczny warunkiem rozwoju

O wdrożeniu systemu informatycznego MFG/PRO w firmie Ziołopex i płynących z tego korzyściach – rozmawia Adam Majczak, MSI

W którym momencie i dlaczego brak nowoczesnego systemu informatycznego firma zaczęła odczuwać jako barierę w rozwoju?

– W momencie podjęcia decyzji o budowie nowego zakładu produkcyjnego, wywołanej rosnącym popytem na produkty naszej firmy, stanęliśmy przed koniecznością wdrożenia zintegrowanego oprogramowania pokrywającego zasięgiem szerokie obszary działalności przedsiębiorstwa, takie jak: zaopatrzenie, produkcja, sprzedaż, finanse, księgowość, kadry i płace. Rozwiązanie zaproponowane przez QAD umożliwiło budowanie wspólnych obszarów pomiędzy poszczególnymi działami, doskonaląc zaawansowaną obsługę tych obszarów. Poszukiwaliśmy również efektywnych metod wsparcia podejmowania decyzji na podstawie analizy i syntezy gromadzonych przez system informacji. Brak informacji w czasie rzeczywistym nie pozwalał na podejmowanie strategicznych decyzji, co stanowiło istotną barierę w rozwoju firmy.

Po przeprowadzeniu analizy przedwdrożeniowej określono szczegółowo procesy biznesowe realizowane w firmie, które zostały odwzorowane za pomocą MFG/PRO. Funkcjonalność zaproponowana przez QAD musiała zostać częściowo zmodyfikowana ze względu na specyfikę firmy, ze szczególnym uwzględnieniem aspektów rozliczania kosztów działalności w poszczególnych obszarach funkcjonowania firmy. Dodatkowo rozszerzyliśmy funkcjonalność w zakresie zarządzania jakością i kompletacji wysyłek.

Jakie czynniki zadecydowały o ekspansji i sukcesie firmy?

– W odpowiedzi na stale rosnący popyt na produkty firmy powstał następny zakład w Wykrotach, wyposażony w nowoczesne linie produkcyjne i laboratoria odpowiadające standardom Unii Europejskiej. Firma rozpoczęła także wdrażanie Systemu Zarządzania Jakością ISO 9000 oraz HACCP. Kolejnym elementem usprawnień było wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego klasy ERP firmy QAD, który pomógł w uporządkowaniu struktury organizacyjnej i procesów realizowanych w firmie. Nastąpiła wyraźna poprawa poziomu obsługi klienta, zmniejszenie pracochłonności a tym samym kosztów obsługi. Wyraźnie poprawiła się również komunikacja wewnątrz firmy.

Czy Polska w UE to dla was upragnione otwarcie, czy raczej groźna konkurencja?

– Na rynku krajowym jeszcze nie odczuwamy specjalnego zagrożenia ze strony konkurencji unijnej, ale przepisy i wymagania obowiązujące w UE zmusiły nas do podjęcia wielu działań w celu dostosowania się do poziomu konkurencji. Rynek unijny jest jeszcze bardzo hermetyczny i nie tak łatwo na nim zaistnieć.

Unia Europejska to w mojej ocenie dwa równolegle funkcjonujące rynki: „starych” i „nowych” członków, które rządzą się innymi regułami. W pierwszym przypadku liczy się przede wszystkim rozpoznawalność marki, dlatego zaistnienie nowej jest bardzo ryzykowne i zarazem kosztowne. „Stara Unia” jest zachowawcza i broni dostępu do swojego rynku. Nasze produkty są tam sprzedawane przeważnie pod marką firm zamawiających. Natomiast w zasięgu realnych możliwości jest wypromowanie polskich produktów w krajach „nowych” członków UE – ich rynki podobnie jak nasz są otwarte na nowe propozycje.

Czy nowy system informatyczny wymusił zmiany organizacyjne?

– Zmiany organizacyjne zostały wymuszone nie tylko poprzez wdrożenie nowego systemu informatycznego, ale udział systemu był znaczący. Została ściśle określona odpowiedzialność za poszczególne obszary firmy. Zmienił się obieg dokumentów, w większości przypadków wyeliminowano ich papierową formę, co dało szybszy dostęp do rzetelnej informacji osobom zajmującym kierownicze stanowiska wszystkich szczebli oraz przyspieszyło obieg informacji w całym przedsiębiorstwie. Możliwość natychmiastowej analizy stanu magazynu, należności, zobowiązań, pełna integracja wszystkich obszarów funkcjonowania firmy, otrzymywanie dokładniejszych i bardziej wiarygodnych informacji – raz wprowadzona do systemu informacja jest dostępna w każdej chwili w wielu miejscach w systemie, eliminacja pomyłek związanych z koniecznością wprowadzania tej samej informacji kilkakrotnie – to między innymi efekty wprowadzenia nowego systemu informatycznego w sferze organizacyjnej.

Jak ocenia pan ekonomiczną efektywność wdrożenia systemu QAD?

– W przypadku oceny ekonomicznych efektów wdrożenia systemu powstaje pewna trudność związana z brakiem odniesienia do porównywalnych danych. Możemy się posłużyć metodą szacowania kosztu alternatywnego, jaki musiałby być poniesiony na osiągnięcie takich samych korzyści biznesowych bez pomocy systemu ERP. Na przykład poprawienie jakości analiz i raportów do obecnego poziomu wymagałoby zatrudnienia dodatkowych 3 osób na pełny etat, co kosztowałoby w ciągu roku ok. 100 tys. zł. W innych obszarach można by ujawnić pewne korzyści jedynie w ujęciu procentowym.

W obszarze pozyskiwania i obsługi klienta – to wzrost sprzedaży o 8% spowodowany możliwością:

• śledzenia poszczególnych etapów zlecenia kontrahenta i natychmiastowej reakcji na wszelkie zakłócenia tego procesu,
• szybszej reakcji na zmiany potrzeb klienta,
• skrócenia czasu realizacji zamówienia,
• skrócenia czasu obsługi klienta np. w procesie obsługi reklamacji,
• dokładnego monitorowania procesu realizacji należności poprzez ciągłą kontrolę płatności klientów, a także zarządzanie kredytem na koncie klienta,
• szybkiego dostępu do danych historycznych (analiza sprzedaży) w różnych ujęciach, co pozwala na podejmowanie decyzji i planowanie w dłuższym i krótszym okresie,
• efektywnej realizacji programów promocyjnych dla poszczególnych grup towarów i dla określonych grup klientów oraz możliwości zarządzania upustami i indywidualnymi cennikami dla klienta.

W obszarze zaopatrzenia – obniżenie kosztów o 6% wynikające z możliwości:

• stworzenia efektywnej kalkulacji opłacalności poszczególnych zakupów,
• oceny racjonalności poziomu zapasów poprzez szereg analiz i zarządzanie poziomem zapasów, np. stany minimalne i maksymalne, zapas bezpieczeństwa,
• planowania zaopatrzenia w ciągu nawet jednego dnia, ponieważ system informatyczny może sam generować takie zapotrzebowanie, gdy stany magazynowe zbliżą się do minimalnego poziomu,
• dokładniejszego planowania przyszłego zużycia poszczególnych materiałów i półproduktów,
• śledzenia danych historycznych, ułatwiających wybór dostawcy materiałów, surowców i towarów o najkorzystniejszych warunkach finansowych i czasowych oraz najlepszej jakości,
• automatycznej analizy cen surowców i materiałów znacząco wpływających na koszty i szczegółowego planowania kosztów,
• większej możliwości kontrolowania obrotu opakowaniami zwrotnymi – zarządzanie paletami.

W obszarze gospodarki materiałowej – redukcja zapasów magazynowych o 15%, wynikająca z możliwości monitorowania zużycia materiałów dającego lepsze podstawy do planowania poziomu zapasów zgodnego z prognozowaną sprzedażą i akceptowania tylko tych dostaw, które w danym czasie są niezbędne.

W obszarze produkcji – wzrost wydajności o 12% wynikający z możliwości:

• poprawy jakości planowania, w tym skrócenia czasu planowania i wykorzystania zasobów,
• bieżącego porównywania rzeczywistego zużycia materiałów z normatywnym,
• szacowania obciążenia maszyn oraz dostępności materiałów i na tej podstawie szacowania wielkości produkcji,
• znajomości kosztów rzeczywistych i miejsc ich powstawania.

Dlaczego wybraliście państwo system QAD? Jakie elementy systemu miały kluczowe znaczenie?

– Głównym argumentem przemawiającym za wyborem systemu MFG/PRO firmy QAD była jego pełna funkcjonalność w kluczowych obszarach działalności przedsiębiorstwa. System obejmował wiele krytycznych obszarów przedsiębiorstwa. Podstawowy element stanowiło wdrożenie modułu obsługującego planowanie produkcji na podstawie prognoz sprzedaży. Aplikacja wspierała również sprzedaż, ze szczególnym uwzględnieniem specyfiki przedsiębiorstwa przetwórstwa spożywczego. Rozwiązanie odpowiadało także za realizację procesu zaopatrzenia od momentu rejestracji Zlecenia zakupu, aż do rejestracji i rozliczenia zobowiązań. MFG/PRO prowadzi pełną gospodarkę magazynową oraz obsługuje Środki Trwałe. System umożliwia zintegrowane księgowanie wszelkich zdarzeń gospodarczych zachodzących podczas procesów produkcyjnych, sprzedaży i zakupów.

Jaki wpływ miało wdrożenie systemu na zmiany w organizacji produkcji i dystrybucji?

– Wdrożenie systemu pozwoliło na stworzenie pewnych standardów zachowań i utrwalenie dobrych nawyków personelu. Wymusiło współpracę poszczególnych komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa, jednocześnie dając dostęp do informacji ułatwiającej zarządzanie poszczególnymi obszarami. System zapewnia śledzenie pracy użytkowników i szybkie reagowanie na zauważone błędy.

Czy planujecie dalszą rozbudowę systemu informatycznego firmy? Co obejmują te plany?

– W najbliższym czasie planowana jest rozbudowa systemu o moduł EDI (Elektroniczna Wymiana Dokumentów) oraz zakup systemu CRM. W dalszej przyszłości myślimy o wdrożeniu systemu typu Business Intelligence z hurtownią danych oraz systemu wspomagającego zarządzanie obiegiem dokumentów.

Wdrożenie w firmie Ziołopex

– Ze względu na specyfikę produkcji zastosowaliśmy w Ziołopex

moduł produkcji powtarzalnej (Repetitive) dla procesu pakowania oraz produkcji zleceniowej (Work Orders) dla procesów przygotowawczych (mielenia, sterylizacji itd.). Sporo uwagi poświęciliśmy także cenom nabycia surowców, której składowe (Fracht, Opłaty w porcie, transport lądowy zagraniczny, Transport lądowy krajowy, Opłaty manipulacyjne, koszty odprawy, Opłaty Postojowe, PIOR, CIS) muszą być utrzymywane z dokładnością do każdego kontenera i jego zawartości. Zmienne ceny surowców (wahania cen na rynku surowców/wahania kursów walut) zmusiły nas do zastosowania modułu atrybutów. Zapewnia on przechowywanie cen, po których nabyto surowce, z dokładnością do każdej ich partii. Oprócz tego wypracowaliśmy mechanizm kalkulacji rzeczywistych kosztów produkcji poszczególnych partii wyrobów.

Specyficznym elementem projektu były też rozwiązania logistyczne zastosowane do przesyłania wyrobów i surowców między zakładami.

W momencie rozpoczęcia projektu zakład w Wykrotach znajdował się jeszcze w fazie budowy.

Ewa Mendelak, konsultant finansowy QAD, odpowiedzialna za wdrożenia rozwiązań z obszarów finansów

– Wdrożenie dotyczyło równolegle dwóch firm: dystrybucyjnej zlokalizowanej w Piątku Małym oraz produkcyjnej mieszczącej się w Wykrotach. Obie firmy obsługiwały wspólnych klientów oraz dostawców i rozliczały się ze sobą. Raporty finansowe były wykonywane w układzie obu firm łącznie – bilans, rachunek wyników, realizacja budżetu, oraz w układzie podzielonym dla każdej firmy.

Głównym wyzwaniem stojącym przed zespołem wdrożeniowym było zgromadzenie danych finansowych w jednej bazie danych, na wspólnym planie kont. Oprócz tego dyrekcji firmy Ziołopex zależało na możliwości realizacji oraz rozliczenia pełnego procesu produkcyjnego w Wykrotach i skróconego procesu produkcyjnego w Piątku Małym (czyszczenie, mielenie).

Z punktu widzenia finansów firmy istotne było także zapewnienie obsługi składu celnego, rozliczeń z kontrahentami międzynarodowymi oraz rozliczeń kosztów produkcji z uwzględnieniem odchyleń przy zastosowaniu standardowego rachunku kosztów.

Kierownictwu zakładu zależało na ocenie finansowych rezultatów wdrożenia, dlatego podjęło decyzję o przeprowadzeniu analizy zwrotu z inwestowania w system ERP w oparciu o metodologię META Group.