Jak system klasy ERP iScala firmy Epicor Software pomaga realizować cele biznesowe w Zeelandia Polska
Wszystko zaczęło się w Polsce. Firma Zeelandia Polska chciała zmienić swój system ERP na bardziej efektywny. Lokalny zarząd miał całkowitą swobodę w zakresie wyboru i wdrożenia nowego rozwiązania. Wybrał rozwiązanie iScala firmy Epicor Software. Gdy wdrożenie zostało zakończone i widać było jego efekty, m.in. wzrost wydajności, zainteresował się nim oddział w Czechach. Kolejne pytanie przyszło z Rumunii. Obecnie rozwiązanie iScala zostało wdrożone w Czechach, Słowacji i Rumunii. Trwa wdrożenie w Niemczech.
Historia informatyzacji
Od 1995 r. Zeelandia Polska korzystała z rozwiązania klasy MRP I pracującego w systemie operacyjnym DOS. Z biegiem czasu rozwiązanie zostało obudowane wieloma dodatkowymi aplikacjami. Gdy jednak zatrudnienie w przedsiębiorstwie podwoiło się, a obroty wzrosły siedmiokrotnie, system MRP I przestał się sprawdzać. Dodatkową barierą była jego zamknięta architektura.
– Nasze systemy korzystały z wielu architektur, funkcjonowały w oparciu o różne bazy danych – mówi Maciej Zakrzewski, dyrektor finansowy Zeelandia Polska, odpowiedzialny za wybór i wdrożenie systemu. – Powodowało to trudności w łączeniu informacji pochodzących z różnych źródeł i zmuszało do ciągłych aktualizacji i transformacji danych. W nocy przygotowywaliśmy „migawki” systemu MRP, następnie dane normalizowaliśmy do uniwersalnego formatu. Dopiero następnego dnia były one widoczne dla innych aplikacji.
Korzystanie ze wszystkich rozwiązań informatycznych stosowanych w Zeelandia Polska było wyjątkowo uciążliwe. W dodatku rozwiązania te nie wspomagały pracy całego przedsiębiorstwa.
|
Zeelandia Polska jest częścią międzynarodowej, wywodzącej się z Holandii, grupy Koninklijke Zeelandia. Założona w 1900 r. w Zierikzee przez H.J. Doelemana, w ciągu blisko stu lat rozwinęła się w międzynarodową firmę oferującą komponenty do produkcji piekarskiej i cukierniczej na całym świecie. W Polsce Zeelandia działa od 1992 r., do roku 1997 posługiwała się nazwą Super Bake. Zatrudnia ponad 120 osób, jej obroty wyniosły w 2007 r. 75 mln zł. Firma posiada certyfikat HACCP. |
Cele i kryteria wyboru
Zarząd firmy zdecydował się na wdrożenie systemu ERP, który bardziej odpowiadałby jej potrzebom. Zeelandia Polska posiada zakład produkcyjny i centrum dystrybucyjne pod Poznaniem oraz 10 oddziałów na terenie całego kraju. Nowy system musiał zapewnić śledzenie partii produktów oraz obsługę magazynu wysokiego składowania ze wsparciem kwarantanny na wybrane pozycje. Ponadto miał umożliwiać połączenie terminalowe wszystkich regionalnych biur sprzedaży oraz pracę na jednej centralnej instalacji, a także zapewniać otwarcie na rozwiązania mobilne. Powinien także zapewniać możliwość udostępniania klientom wiedzy technicznej za pośrednictwem Internetu (opisy produktów, receptury, kalkulacje, atesty jakościowe).
Zostały wyznaczone cele, które firma chciała osiągnąć oraz najważniejsze kryteria wyboru rozwiązania, w tym doświadczenie producenta i firmy wdrażającej w realizacji projektów w branży spożywczej oraz wysoki poziom wiedzy konsultantów odpowiedzialnych za przeprowadzenie projektu.
– Braliśmy pod uwagę oferty siedmiu dostawców, w tym dwóch polskich – wyjaśnia Mariusz Glaza, szef działu IT w Zelandia Polska. – Jeden z rozważanych systemów był „szyty na miarę”, a drugi był rozwiązaniem „z półki”, nie miał w pełni zintegrowanych funkcji obsługi magazynu i produkcji.
Wybór systemu ERP trwał około 6 miesięcy. Firma zdecydowała się na model wyboru „od ogółu do szczegółu”, eliminując poszczególne rozwiązania lub firmy wdrożeniowe, aż do stworzenia krótkiej listy dostawców, którzy byli w stanie sprostać stawianym wymaganiom. Ostatecznie Zeelandia wybrała rozwiązanie iScala firmy Epicor – głównie ze względu na funkcje, które w standardowej wersji zaspokajały większość wymagań, takich jak wsparcie logistyki, zarządzanie magazynem wysokiego składowania z obsługą kwarantanny na wybrane pozycje, zarządzanie zapotrzebowaniem oraz planowaniem produkcji dostosowane do specyfiki firmy, możliwość śledzenia partii produktów. Ponadto rozwiązanie zapewniło połączenie terminalowe wszystkich regionalnych biur sprzedaży oraz pracę na jednej centralnej instalacji.
Przebieg projektu
Wdrożenie przebiegało wieloetapowo. Na początku przetestowano model funkcjonalny rozwiązania. Równocześnie stworzono aplikacje poszerzające funkcje systemu o terminalową obsługę magazynu oraz narzędzia raportujące i wspomagające pracę grupową w postaci portalu intranetowego (aplikacje te zostały stworzone przez firmy Think i ADSO). Wdrożenie rozpoczęło się w marcu 2004 r., termin zakończenia wyznaczono na koniec września.
Równolegle z wdrażaniem standardowych modułów iScali (Księgowość, Produkcja, Logistyka, Sprzedaż i Zakupy) tworzone było rozwiązanie do terminalowej obsługi magazynu wysokiego składowania. Ze względu na ten element przedłużono realizację projektu i system został uruchomiony dopiero na początku 2005 r.
Do działającego systemu dobudowano funkcję tworzenia raportów i analiz w oparciu o MS SQL Analysis Services oraz własne rozwiązanie CRM i mobilnej sprzedaży zapewniające pełną integrację wszystkich składowych systemu, czyli iScala firmy Epicor, aplikacji mobilnych firmy Think oraz własnych aplikacji webowych. Wszystkie elementy dopasowane są do potrzeb firmy, czyli zbierania i analizowania niezbędnych danych.
Korzyści biznesowe
Po wdrożeniu systemu iScala firma Zeelandia Polska odnotowała znaczne korzyści biznesowe. Obrót i gospodarka magazynowa zostały w pełni zautomatyzowane przez wprowadzenie systemu identyfikacji (kody kreskowe) – Mobilnego Asystenta Magazyniera (MAM) fi rmy Think, co pozwoliło na zmniejszenie stanów magazynowych przy jednoczesnym wzroście obrotów. Wdrożenie zapewniło także pięciokrotne zmniejszenie w ciągu roku wartości zapasów z tytułu przeterminowania lub błędów produkcyjnych, a także ułatwiło uzyskanie wymaganego dla firm spożywczych certyfi- katu jakości HACCP.
Narzędzia raportowe (OLAP), zintegrowane z iScala, zapewniły bieżącą, wielowymiarową analizę działań firmy, szczególnie w zakresie sprzedaży. Mając pełniejszy obraz działań sprzedażowych, Zeelandia Polska mogła otworzyć nowe kanały sprzedaży.
Mobilne aplikacje zintegrowane z iScala (rozwiązania uzupełniające oparte w części o dane pochodzące z systemu ERP), wykorzystywane przez Dział Sprzedaży oraz Dział Technologiczny (MAH), umożliwiły poprawę organizacji pracy obu działów i zwiększyły efektywność wizyt technologicznych oraz sprzedażowych.
Ponadto wdrożony system informatyczny udostępnił na bieżąco spójne i wielowymiarowe informacje na temat funkcjonowania firmy na wszystkich jej poziomach, co pozwoliło przyspieszyć podejmowanie decyzji biznesowych i zwiększyć ich trafność. Spadło zatrudnienie w działach ściśle administracyjnych (księgowość, magazyn), a uzyskane środki zostały wykorzystane w działach sprzedaży i technologicznym.
Dzięki połączeniu terminalowemu wszystkich regionalnych biur sprzedaży oraz pracy na jednej centralnej instalacji możliwa stała się ścisła kontrola i komunikacja pomiędzy centralą a podlegającymi jej jednostkami.
– Od momentu wdrożenia odnotowaliśmy znaczne korzyści i poczyniliśmy oszczędności – wyjaśnia Maciej Zakrzewski. – Po wdrożeniu uzyskaliśmy wymagany dla firm spożywczych certyfikat jakościowy HACCP.
Oszczędności dotyczą również czasu pracy – nie trzeba dokonywać ciągłych aktualizacji i transformacji danych, a informacje pochodzące z różnych źródeł są automatycznie łączone przez system.
Ponadto rozwiązanie iScala jest dostosowane do potrzeb branży spożywczej, a jednocześnie otwarte na zaawansowane rozwiązania logistyczne. Zapewnia planowanie produkcji zgodne ze specyfiką firmy, co zwiększa wydajność i komfort pracy. Zadowalający jest stosunek kosztów utrzymania systemu do oferowanych funkcji. Dzięki opcji śledzenia partii produktów, a także objęcia kwarantanną w wyjątkowych sytuacjach, została zapewniona dokładna i rygorystyczna ich kontrola.
Inwestycja w zakresie wdrożenia zwróciła się po czterech miesiącach. Rozwiązanie iScala zaimplementowano w Polsce oraz w zagranicznych oddziałach firmy Zeelandia zlokalizowanych w Czechach, Słowacji i Rumunii. Trwa wdrożenie w Niemczech.
W dowód uznania za pomyślnie i sprawnie przeprowadzone wdrożenie, które przyniosło firmie korzyści biznesowe, Zeelandia Polska została wyróżniona w 2007 r. tytułem Lider Informatyki MSP – w kategorii małe i średnie przedsiębiorstwa – w konkursie corocznie organizowanym przez tygodnik Computerworld.
Dalsze plany informatyzacji
W obecnym roku Zeelandia Polska pragnie się zająć głównie wyjściem w kierunku klientów. W tym celu stworzono nową stronę internetową, która zawiera między innymi Strefę Klienta. Firma planuje również stworzenie nowych narzędzi, które pozwolą rozpropagować wiedzę technologiczną i jej produkty wśród klientów. Drugim ważnym projektem jest dalsza integracja aplikacji z systemami typu GIS.
|
Wdrożone funkcje
|
|
Korzyści biznesowe
|
|
Życzyłbym wszystkim takich klientów
Zeelandia to firma produkcyjna, która jednocześnie prowadzi własną, ogólnopolską dystrybucję do kilkunastu tysięcy klientów. To oznacza, że efektywne planowanie produkcji, logistyki oraz zarządzanie gospodarką materiałową przekłada się na konkretne pieniądze dla firmy liczone w milionach złotych. W dodatku firma działa w branży spożywczej, gdzie dużą rolę odgrywa czas przydatności wykorzystanych materiałów i możliwość produkcji oraz dostawy do klienta na czas.
Życzyłbym wszystkim dostawcom systemów wspomagających zarządzanie takich klientów jak Zeelandia. Ludzie odpowiedzialni za projekt nie tylko dokładnie wiedzieli, czego oczekują od nowego rozwiązania, ale wykazywali się ogromną kreatywnością i wiedzą podczas rozwiązywania pojawiających się problemów. W projekcie brało udział kilka zespołów, których współpraca doprowadziła do powstania rozwiązania składającego się z systemu wspomagającego wszystkie obszary, od produkcji przez logistykę, zaawansowane rozwiązanie wykorzystujące radiowe skanery kodów kreskowych, mobilne rozwiązanie dla handlowców umożliwiające wykorzystanie zawartych w systemie receptur i konfigurowanie gotowych produktów na miejscu u klienta.
Dla Epicora, jako dostawcy systemu iScala, istotne było również to, że zarząd firmy Zeelandia w Polsce dostał wolną rękę odnośnie do wyboru systemu. Osiągnięte wyniki okazały się na tyle ciekawe, że po polskich doświadczeniach zdecydowano się wdrożyć nasz system w kilku innych krajach regionu.
Bez zaangażowania, kreatywności i profesjonalnego podejścia ludzi z Zeelandii, a także partnerów
Piotr Krzysztoporski Customer Solutions Manager, Epicor Software |
biorących udział we wdrożeniu, nie byłoby możliwe przeprowadzenie tak dużego projektu i osiągnięcie tak dobrych wyników.Autor: Elżbieta Jaworska, MSI Polska