Insoft sp. z o.o. wdrożył i przystosował system Microsoft Dynamics CRM 4.0 dla potrzeb grupy Barentz – dystrybutora na rynku surowców i dodatków dla różnych gałęzi przemysłu. Wdrożeniem objęto 280 użytkowników, w kilku krajach europejskich m.in. w Holandii, Belgii, Polsce, Niemczech, Czechach, Wielkiej Brytanii i Danii. W dalszej perspektywie planuje się udostępnienie systemu dla pozostałych oddziałów Grupy w innych krajach.
Przed wdrożeniem MS CRM w ramach grupy Barentz poszczególne oddziały korzystały z różnych systemów wspomagających kontakty handlowe co uniemożliwiało synchronizację danych między tymi systemami. W Grupie od kilku lat funkcjonował już natomiast jednolity system klasy ERP.
Dlatego celem wdrożenia MS CRM było wprowadzenie jednolitego systemu klasy CRM dla całej grupy, który pozwoliłby m.in. na efektywne wykorzystanie danych z istniejącego systemu ERP.
System Microsoft Dynamics CRM 4.0 został w znacznym stopniu dostosowany do potrzeb Grupy Barentz. Insoft wprowadził do systemu Microsoft CRM szereg nowych funkcjonalności i obiektów oraz dokonał modyfikacji elementów istniejących. M.in. specjalny moduł odpowiedzialny za codzienną synchronizację danych o klientach, dostawcach i produktach między MS CRM a systemem ERP. Z poziomu CRM udostępniane są dane o zamówieniach, fakturach i należnościach składowanych w bazach ERP. Ponadto wprowadzono nowe obiekty takie jak projekt handlowy, wysyłaną próbkę materiału, indykację cenową, ofertę, kontrakt i reklamację, oraz rozbudowane procesy work-flow powiadamiające o ważnych zdarzeniach, które implementują główne procesy biznesowe w firmie wspomagając codzienną pracę managerów, handlowców i opiekunów klienta.
Wymagania dotyczące kontroli dostępu do danych w wielooddziałowej i wielojęzykowej firmie wymusiły zaprojektowanie osobnego modułu odpowiedzialnego za automatyczne udostępnianie rekordów grupom złożonym z użytkowników pochodzących z różnych jednostek biznesowych. Kryteria rządzące tym modułem w znacznym stopniu są konfigurowalne.
W odniesieniu do specjalnych wymagań Barentz zostały utworzone zestawy raportów, zwłaszcza raporty KPI (kluczowe wskaźniki wydajności), które generowane są w formie plików MS Excel w ustalonej częstotliwości i udostępniane w specjalnych widokach w bazie CRM. Wskaźniki liczone są na podstawie danych zabranych zarówno w bazie CRM jak i w bazie systemu ERP, przy czym uwzględniany zakres danych zależy od pozycji w firmie osoby, dla której przeznaczony jest raport.