Mechanizmy do mebli na cały świat

O korzyściach z wdrożenia rozwiązania Xpertis firmy Macrologic

Producenci mebli tapicerowanych nie tylko w Polsce, ale i na całym świecie dobrze znają markę Stalmot. Ta nidzicka firma znajduje się w ścisłej czołówce liderów rynku i z powodzeniem rywalizuje z renomowanymi konkurentami europejskimi. Swoje wyroby sprzedaje w 30 krajach świata, w tym tak egzotycznych jak Meksyk, Chiny czy Republika Południowej Afryki. Planuje ekspansję na południe Europy (Rumunia, Bułgaria, Austria, Włochy).

Tajemnica sukcesu

Fabryka Okuć Meblowych Stalmot sp. z o.o. w Nidzicy powstała w 1990 r. W tej chwili posiada dwa zakłady – w Nidzicy i Bartoszycach, a od 2004 r. jest głównym udziałowcem firmy Wolmet w Wolsztynie, wcześniej jednego z głównych konkurentów. W całej grupie kapitałowej zatrudnionych jest około 600 osób.

Podstawowa działalność firmy opiera się na produkcji stelaży, mechanizmów, okuć drobnych, metalowych elementów chromowanych i tworzyw sztucznych stosowanych do produkcji mebli tapicerowanych. W bieżącej sprzedaży jest około 2000 artykułów, każdego miesiąca wdrażanych jest kilkanaście nowych. Od 17 lat Stalmot dynamicznie rozwija się, inwestując w podnoszenie kwalifikacji pracowników, unowocześnianie parku maszynowego, budowę nowych hal produkcyjnych i magazynów, zakup nowoczesnych technologii oraz oprogramowania komputerowego. 

– Naszym najsilniejszym atutem są pracownicy, którzy potrafią spełniać oczekiwania klientów – mówi Władysław Hablützel, dyrektor zakładu w Nidzicy. – To właśnie dzięki nim firma stała się synonimem wysokiej jakości i nowoczesności. Jednocześnie ze względu na szeroki asortyment, złożoną strukturę firmy i intensywną współpracę z klientami kluczowy dla funkcjonowania i rozwoju jest sprawny przepływ informacji wewnętrznej i zewnętrznej.

W latach 90. w firmie wykorzystywano oparte na środowisku DOS proste programy do prowadzenia sprzedaży i księgowości. Z upływem czasu pojawiła się potrzeba informatycznego wsparcia zarządzania kadrami i produkcją. Wykorzystano do tego aplikacje działające w środowisku Windows firmy Microsoft.

Na tym etapie obieg informacji był utrudniony i niestabilny, co wynikało z braku kompatybilności oprogramowania. Powstające dokumenty trzeba było kilkakrotnie przetwarzać i importować, a często manualnie wprowadzać dane do programu. Takie działania były czasochłonne, w dodatku obarczone ryzykiem błędów.

Kolejna trudność wiązała się z faktem posiadania dwóch zakładów produkcyjnych. Dział handlowy borykał się z problemem opóźnionych informacji o stanach magazynowych wyrobów. Materiały do produkcji były inaczej oznaczane w każdym zakładzie, co utrudniało racjonalne gospodarowanie, wewnętrzne przekazywanie między magazynami i kontrolę zapasów. Utrudniona była kontrola wyrobów produkowanych w kooperacji (przekazywanie i przyjmowanie detali w procesie produkcji).

Wdrażamy!

Rynek okuć meblowych staje się coraz bardziej wymagający. Producenci mebli są świadomi, że ich sukces rynkowy bezpośrednio wynika z efektywnej współpracy z dostawcami. Konkuruje się nie tylko jakością, wzornictwem czy ceną, ale coraz częściej czasem realizacji i elastycznością nowych wdrożeń. Zabiegi takie wymagają od dostawcy okuć inwestowania nie tylko w sferze produkcji, ale także w infrastrukturę wymiany informacji. Elastyczność produkcji i realizacja terminowych dostaw do odbiorców wymagają wymiany informacji między komórkami przedsiębiorstwa w czasie rzeczywistym. W przypadku firmy Stalmot bez sprawnego systemu przepływu danych zsynchronizowanie pracy obu zakładów nie byłoby możliwe. 

właściciel firmy Stalmot

Decyzja o zakupie zintegrowanego systemu informatycznego zapadła na szczeblu zarządu przedsiębiorstwa, który zdawał sobie sprawę, że bez sprawnych narzędzi informatycznych firma może mieć trudności z utrzymaniem pozycji na rynku. Podstawowym kryterium, jakim kierowano się podczas przeglądania rynkowej oferty, było wsparcie w zarządzaniu obszarem produkcyjnym. Spośród wielu produktów dostępnych na polskim rynku wybór padł na ofertę firmy Macrologic (d. Macrosoft) – rozwiązanie Xpertis. Decyzję o jego zakupie i wdrożeniu zarząd firmy podjął w 2001 r.

Wybrany system miał realizować kilka podstawowych celów, w tym zapewnić: szybką i sprawną obsługę klienta, ciągłą kontrolę spływu należności, poprawę organizacji procesów produkcyjnych i zaopatrzenia, szybki dostęp do informacji, ujednolicenie systemu pracy w obu zakładach, obniżenie kosztów.

Historia wdrażania

Prace wdrożeniowe rozpoczęto zgodnie z harmonogramem opracowanym i nadzorowanym przez zarząd firmy. W pierwszym etapie uruchomiono rozwiązanie umożliwiające ewidencję dokumentów sprzedaży, księgowych oraz naliczenie wynagrodzeń z początkiem roku. W drugim etapie wdrożono pełną obsługę obszarów: finansowo- -księgowego, kadrowo-płacowego, sprzedaży i gospodarki magazynowej. W tym samym czasie prowadzono analizę i projekt implementacji modułu Produkcja. Jego instalacja, parametryzacja oraz szkolenia użytkowników trwały niemal 9 miesięcy, a ze względu na duży stopień skomplikowania technologii i procesów produkcyjnych w Stalmocie modyfikacje obszaru wspomagającego produkcję zabrały jeszcze kilka miesięcy.

Jako jeden z ostatnich wdrożono i sparametryzowano moduł informacji menedżerskiej, umożliwiający m.in. kontrolę kosztów oraz sporządzanie analiz przekrojowych. Nad jego wdrażaniem czuwał zarząd przedsiębiorstwa. Był to końcowy etap instalacji rozwiązania Xpertis, która trwała niewiele ponad rok.

Infrastruktura

Zakup nowego oprogramowania przyczynił się również do konieczności zakupienia nowego sprzętu komputerowego w tym maszyny serwera. Zdecydowano się na zainstalowanie serwera baz danych zintegrowanego systemu informatycznego Xpertis na platformie Linux.

Początkowo wystarczało 14 dostępów do serwera danych. Można było prowadzić rejestrację i wprowadzanie wszelkich dokumentów w dwóch zakładach, tj. w Bartoszycach i Nidzicy. W listopadzie 2004 r. licencję na zintegrowany system informatyczny firmy Macrologic kupiła także druga spółka zależna, Wolsztyńska Fabryka Okuć Wolmet w Wolsztynie. Prezes zarządu Wolsztyńskiej Fabryki Okuć Wolmet, Piotr Szczepkowski, podjął taką decyzję na skutek dobrych rekomendacji z pierwszych zakładów. W grudniu 2006 r. zakupiony został (i trwa jego wdrożenie) moduł zarządzania produkcją, taki sam jak dla firmy Stalmot. Dziś użytkownicy w trzech zakładach produkcyjnych wykorzystują już 59 jednoczesnych dostępów do Macroservera baz danych.

Xpertis na co dzień

– Poza szybkością wymiany informacji istotna jest także wiarygodność danych – uważa Władysław Hablützel. – Praca online na danych rzeczywistych zapewnia bieżące tworzenie niezbędnych do podejmowania decyzji raportów. A zintegrowany system informatyczny, umożliwiający wprowadzenie danych i weryfikację w miejscu ich powstawania daje gwarancję unikania błędów, jakie powstają przy wielokrotnym wprowadzaniu tych samych informacji.

Wdrożenie zintegrowanego rozwiązania Xpertis pozwoliło uporządkować i zsynchronizować procesy realizowane w firmie. System pracuje non stop, obsługuje użytkowników pracujących w trzech oddzielnych sieciach połączonych za pomocą łączy dedykowanych. Możliwy jest dostęp z innych sieci przez kanały VPN (tak pracuje przedstawicielstwo Stalmot w Rumunii). Automatyczna archiwizacja wszystkich składników systemu, począwszy od danych po formuły i parametry odpowiedzialne za sterowanie pracą poszczególnych aplikacji, odbywa się nocą. 

Współpraca

Firma składa się z trzech zakładów produkcyjnych, jej potrzeby rosną, co wymaga stałej współpracy z dostawcą systemu IT i rozwijania go wraz z użytkownikiem.

Niezbędne interwencje związane są z dostosowywaniem funkcji oprogramowania do nowych potrzeb użytkowników, np. pojawiania się nowych procesów, których obsługa wymaga informatyzacji. Drugą przyczyną interwencji są zmiany w parametryzacji poszczególnych aplikacji, wynikające ze zmieniających się warunków w firmie, np. zmiany planu kont księgowych. Dotychczasowa współpraca z dostawcą oprogramowania przebiega bez zakłóceń.

Plany

W przyszłości właściciele firmy planują zakup systemu CRM, który pozwoli uporządkować relacje z kontrahentami i klientami. Rozważany jest też zakup modułu kontrolingowego umożliwiającego wykorzystywanie techniki OLAP.

– W tym roku uruchamiamy magazyn wysokiego składowania – mówi Stanisław Szczepkowski, właściciel firmy Stalmot. – Myślimy też o wprowadzeniu kodów kreskowych, które skrócą czas przygotowania wysyłek i wyeliminują pomyłki ludzkie przy sprzedaży. Ponadto planujemy wprowadzenie funkcji, dzięki której na dokumentach przychodowych i rozchodowych będą się pokazywać adresy składowania wyrobów gotowych. Chcemy również ułatwić pracę handlowcom poprzez umożliwienie im podglądu kart katalogowych wyrobów, a klientom zaoferować możliwość zamawiania przez Internet.

Autor: Cezary Pochrybniak, MSI Polska