Magazyn na medal

Wdrożenie systemu magazynowego ScanTag.WMS u dystrybutora podręczników w Polsce

WIKR to jeden z wiodących graczy na polskim rynku dystrybucji książek, w tym podręczników. Firma rozwija się nieustannie w imponującym tempie. Po wzroście zatrudnienia i powierzchni magazynowej właściciele postanowili zainwestować w system zarządzania magazynem (Warehouse Management System – WMS).

O doświadczeniach z tym związanych opowiadają Robert Witon, właściciel Hurtowni Książek WIKR, oraz Wojciech Przybylski, szef projektu ze strony ScanTag Systems Poland.

Etap I. Poszukiwania

Każda firma buduje własny model kulturowy. Wdrażanie systemów informatycznych wiąże się z głęboką ingerencją w dotychczasowy model jej funkcjonowania. Zwykle poszukiwania nowego rozwiązania koncentrują się na próbach poradzenia sobie z dotychczasowymi problemami. Nie można jednak zapominać o konieczności zachowania wypracowanych procesów, niejednokrotnie będących tym elementem, który zapewnia przewagę konkurencyjną. Projekt wdrożeniowy nieumiejętnie przeprowadzony może zburzyć dotychczasową równowagę i spowodować wiele negatywnych skutków zamiast spodziewanych korzyści.

Dlatego podczas wyboru nowych rozwiązań informatycznych zarządy firm zwracają uwagę nie tylko na technologię i funkcjonalność, ale również na dobór kadry integratora. Jego pracownicy mogą bowiem mieć duży wpływ na pozytywne funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Zastosowanie optymalnej technologii w pełni funkcjonalnej dla klienta nie jest warunkiem wystarczającym do osiągnięcia sukcesu. Nie wystarczy też narzucenie dyscypliny podczas prowadzenia projektu. Niezbędny jest wysoki poziom etyki pracowników dający gwarancję, że bez względu na problemy, jakie się pojawią podczas realizacji projektu (a pojawią się z pewnością), jedynym celem firmy wdrożeniowej nie będzie wystawianie faktur za zwiększający się zakres/czasochłonność projektu, ale rozumne zaangażowanie i troska o interes zleceniodawcy, na tym etapie traktowany jako wspólny biznes.

Etap II. Wybór

Robert Witon, właściciel WIKR: – Jak zawsze pierwszym zadaniem zlecającego było przygotowanie wymagań, które miał spełniać WMS. Początkowo nasze wymagania nie różniły się znacznie od typowych rozwiązań dostępnych na rynku. Kolejnym etapem było zaproszenie kilku integratorów obecnych na rynku do zaprezentowania swych rozwiązań i złożenia ofert.

Na podstawie oceny jakości obsługi zaprezentowanej na tym etapie przez oferentów zdecydowaliśmy się na współpracę z fi rmą Scantag Systems Poland sp. z o.o., integratorem systemów logistycznych. Firma ta dostarcza nowoczesne rozwiązania i zatrudnia godnych zaufania specjalistów, którzy brali udział w wielu wdrożeniach systemów automatycznej identyfikacji oraz ERP w różnych dziedzinach gospodarki, począwszy od usług kurierskich poprzez centra magazynowo-logistyczne po duże zakłady produkcyjne.

Co o tym zadecydowało? Chyba najbardziej to, że ich polubiliśmy – mówili zrozumiałym językiem i rozumieli, o co nam chodzi. Myślę, że oni też nas lubią i nie chodzi mi o to, by tworzyć tu cukierkową wizję naszych biznesowych relacji. Po prostu z każdym kolejnym spotkaniem nabieraliśmy pewności, że nie zostawią nas z problemem. Z perspektywy kolejnych realizowanych wspólnie projektów widać, że się nie pomyliliśmy.

W dodatku ScanTag na własne ryzyko wykonał wstępne prace analityczne, dzięki którym uzmysłowił nam możliwości przebudowy różnych procesów inaczej, niż pierwotnie zakładaliśmy. Dysponując głębokim doświadczeniem logistycznym i biznesowym, zaproponował nam rozszerzenie funkcji o dodatkowe elementy, które umożliwią nam zagospodarowanie obszarów rynku dotychczas przez nas nieeksplorowanych. Aktualnie dokonano integracji systemu Scan- Tag.WMS z portalem sprzedaży internetowej ScanTag.SHOP, dzięki czemu zarówno nasi dotychczasowi, jak i nowi klienci mogą kupować o wiele łatwiej i szybciej, mając dostęp online do cenników i stanów magazynowych.

Kolejny etap, dużo bardziej rewolucyjny, zostanie zrealizowany w I połowie 2008 r. i obecnie mogę tylko powiedzieć, że nie ma on odpowiednika w Polsce w naszej branży.

Rozstrzygnięcie postępowania związanego z wyborem dostawcy było więc tylko formalnością, a element ceny (która, jak się później okazało wcale nie odbiegała poziomem od cen pozostałych ofert) przestał odgrywać decydującą rolę. Najważniejsze, że zweryfi kowaliśmy poziom wiedzy, jaką dysponuje zespół firmy wdrażającej oraz przekonaliśmy się, jakimi zasadami etycznymi się kieruje (na co wielokrotnie był kładziony nacisk – i z perspektywy czasu mogę przyznać, że to się potwierdziło w praktyce).

Technologia i funkcjonalność oferowanego systemu wzbudziły nasze uznanie. ScanTag. WMS jest relatywnie nowym produktem na rynku i bardzo nowoczesnym. Zawiera nowinki techniczne i funkcjonalne, których nie ma większość systemów oferowanych obecnie na rynku, nie boimy się więc, że zastosowane rozwiązania za kilka lat okażą się passé.

Etap III. Projekt

Analiza

– Podczas realizacji wdrożenia wykorzystana została autorska unikalna metodologia opracowana przez ScanTag – opowiada Wojciech Przybylski. – Procesy nie są analizowane poprzez rozrysowywanie ich na kartce czy w komputerze, lecz wszystkie operacje magazynowe są przeprowadzane na miniaturowym modelu symulacyjnym. Dzięki temu procesy stają się bardziej zrozumiałe, a weryfikacja ich prawidłowości jest znacznie przyspieszona.

– To był moment, kiedy sympatia między naszymi firmami została wystawiona na próbę – wspomina Robert Witon. – Pracowanicy Scan- Tag obiecywali, że analiza będzie długa, czasami bolesna i… dotrzymali słowa. Nie mówię tu tylko o konieczności czytania wielostronicowych dokumentów analitycznych, ale także o tym, że na światło dzienne zostały wyciągnięte procesy, które w przyszłości mogły nam zagrozić.

Wdrożenie

Wdrożenie w WIKR obejmuje zakresem kilka magazynów w dwóch lokalizacjach. Magazyn wysokiego składu działa na równi ze specjalistycznymi magazynami o złożonej strukturze. Jednocześnie system wspiera proces sprzedaży poprzez integrację z narzędziami odbiorców, na równi z własną internetową platformą handlową, redukując czas potrzebny do przetworzenia zamówień.

– Metoda wdrożenia jest w miarę elastyczna – wyjaśnia Wojciech Przybylski – co wydaje się podejściem pragmatycznym, jeśli weźmiemy pod uwagę czasem daleko posuniętą specyfikę wielu polskich fi rm. Elastyczność ta znajduje odzwierciedlenie zarówno jeśli chodzi o dynamiczne iteracyjne formułowanie harmonogramu, jak i możliwość wprowadzania korekt do niektórych wcześniejszych założeń.

– Doceniliśmy możliwość wprowadzania zmian i dodatkowych funkcji podczas wdrożenia – przyznaje Robert Witon – przy okazji na własnej skórze przekonaliśmy się, że dokładne dostosowanie do potrzeb, integracja z innymi systemami po prostu są czasochłonne. Pamiętam moment, kiedy pojawiło się opóźnienie w projekcie – w środku sezonu – nie miałem już siły na spotkanie wdrożeniowe. Ludzie ze ScanTag nie naciskali, widząc, pod jaką presją ogromu pracy się znajdowaliśmy, i dalej robili swoje. Załatwiliśmy wszystko, kiedy gorączka opadła. Nie marnowaliśmy czasu na obarczanie się winą za opóźnienie projektu, po prostu robiliśmy wszystko, by skutecznie prowadzić go dalej. My znamy się na podręcznikach, ScanTag – na integracji, doświadczyliśmy tego kilkakrotnie. Kiedy mieliśmy jakiś problem na styku IT i logistyki, wdrożeniowcy i analitycy ScanTag zawsze byli w stanie podzielić się swoim doświadczeniem. Jednocześnie okazało się, że na sukces wdrożenia niebagatelny wpływ mają nasi dostawcy – wydawnictwa. Musieliśmy uświadomić im, że sami wpływają na jakość obsługi logistycznej przez zadbanie o dobre znakowanie opakowań zbiorczych. Egzekwowanie stosowania przez nich standardowego lub po prostu dobrego jakościowo znakowania okazało się jednym z ważniejszych wyzwań podczas wdrażania naszego WMS.

Etap IV. ROI

WIKR realizuje dziennie do 1000 operacji magazynowych. Efekty, które zaczęły być widoczne już podczas wdrożenia – to przede wszystkim dużo szybsze i bardziej precyzyjne przyjmowanie i wydawanie produktów.

Robert Witon: – Kiedy w szczycie sezonu magazynierzy zamiast nad ranem mogli skończyć przyjęcie dostawy o godzinie 21, poczułem ciarki na plecach i pomyślałem – o to mi właśnie chodziło.

Wojciech Przybylski: – Pamiętam ten moment. Lubię takie chwile, kiedy widzę naszego dyrektora wdrożeń z dyskretnym uśmiechem na twarzy – dla mnie to sygnał, że nasz klient będzie zadowolony.

Poprawę jakości danych docenili odbiorcy. Dostawcy również skorzystali na tym wdrożeniu, bo dzięki niemu mogli zweryfi kować jakość swoich opakowań zbiorczych i znakowania produktów. Wszystkie miejsca magazynowe zostały jednoznacznie oznakowane kodami kreskowymi i wskazania na terminalu sprawnie prowadzą magazyniera do właściwej lokalizacji. Dzięki konieczności skanowania kodów praktycznie zostały wyeliminowane pomyłki związane z wydawaniem niewłaściwego asortymentu.

Zautomatyzowano też rozlokowanie towarów w magazynie z uwzględnieniem klasyfikacji ABC oraz grup towarowych i kompletacji, zoptymalizowano wykorzystanie przestrzeni w magazynie oraz tras pokonywanych przez magazynierów, wielokrotnie skrócono czas potrzebny do przeprowadzenia inwentaryzacji – to niektóre z korzyści.

Reasumując, wdrożenie systemu Scantag. WMS przyczyniło się do uzyskania nawet do 50% większej efektywności pracy w magazynie i wyeliminowania prawie do 100% błędów powstających w wyniku złej identyfi kacji towarów. Wszystko to znajduje odzwierciedlenie w konkretnych wynikach finansowych, co było głównym motywem wdrożenia systemu.