Automatyzacja obiegu dokumentów to kolejny element strategicznego zarządzania łańcuchem wartości
W dobie globalizacji i rozrastających się łańcuchów dostaw przed firmami stoją dwa poważne wyzwania: ograniczenie kosztów oraz zapewnienie odpowiedniego poziomu usług – uważa Razat Gaurav, wicedyrektor ds. transportu i globalnej dystrybucji w firmie i2 Technologies, dostawcy rozwiązań wspomagających zarządzanie łańcuchem dostaw.
Zdaniem Billa Kellehera z firmy timken dzięki postępującej globalizacji inwestowanie w oprogramowanie klasy ERP i system optymalizacji łańcucha dostaw stało się koniecznością
– Zwiększają się odległości między dostawcami a odbiorcami, rosną ceny paliw, dają o sobie znać ograniczenia przepustowości… Czynniki te powodują, że rośnie procentowy udział całkowitych kosztów logistyki w wartości sprzedanych towarów – twierdzi Gaurav. – Firmy muszą poradzić sobie z wydatkami, jednocześnie ograniczając całkowite koszty zakupu (total landed cost – koszty ponoszone przez nabywcę, m.in. zakupu towaru za granicą, dowozu i obciążenia na granicy). Zlecanie produkcji w różnych regionach świata, czyli tzw. globalny sourcing, skutkuje zróżnicowaniem terminów realizacji zamówień. W dodatku liczba problemów, mogących utrudnić sprawną realizację dostawy w globalnym środowisku, jest wprost nieograniczona.
Efektywność niesprawnie zarządzanego łańcucha dostaw może okazać się niewielka i nieprzewidywalna, a jego utrzymanie – kosztowne. Z pomocą przychodzą aplikacje do zarządzania łańcuchem dostaw – dzięki automatyzacji transakcji i zapewnieniu przejrzystości operacji można obniżyć koszty.
– Elastyczność łańcucha dostaw to sprawa zasadnicza – uważa Beth Enslow, wicedyrektor bostońskiej firmy analitycznej AberdeenGroup. – Brak przejrzystości uniemożliwia wykrycie i opanowanie wąskich gardeł, a bez tego zarządzanie opiera się na polityce „jakoś to będzie”.
– Klienci chcą mieć pełny obraz łańcucha dostaw i możliwość analizowania innych rozwiązań – mówi Matthew Menner, wicedyrektor w firmie Optiant, dostawcy oprogramowania usprawniającego zarządzanie łańcuchem dostaw. – Tworzą coraz bardziej adaptowalne i elastyczne struktury, uwzględniając nie tylko wewnętrzne czynniki, takie jak produkcja, ale także natury geopolitycznej, np. ceny ropy naftowej. Poszukują narzędzi umożliwiających planowanie oraz analizowanie potencjalnych rozwiązań.
W wyniku rozmów z użytkownikami oraz dostawcami rozwiązań wspomagającychzarządzanie łańcuchem dostaw ustalono, że najważniejsze są:
-
precyzyjne planowanie stanów magazynowych równoważące wpływ
zmiennych czasów realizacji dostaw,
-
koordynacja fizycznego i finansowego łańcucha dostaw (przepływu towarów oraz dokumentów związanych z obsługą zamówienia, transportu i płatności),
-
skuteczna i bezpieczna obsługa przewozu transgranicznego przez zarządzanie dokumentacją handlową.
Jak radzą sobie inni?
Bill Kelleher, dyrektor ds. strategii produkcji i Lean Six Sigma w firmie Timken (Canton, Ohio), produkującej elementy przekładniowe, z omawianymi zagadnieniami miał do czynienia osobiście.
– Przez 90 lat produkowaliśmy własną stal, łożyska, zajmowaliśmy się obróbką cieplną i szlifierką – mówi Kelleher. Gotowe produkty były pakowane i wysyłane do odbiorców. Obecnie dysponujemy globalną bazą zaopatrzenia. Poza granicami USA pracuje 56 zakładów produkcyjnych, nie licząc działających w kraju. Nasz łańcuch dostaw jest niezwykle złożony, obejmuje wiele elementów. Ustalając terminy dostaw podzespołów, jesteśmy w stanie dotrzymywać umów SLA bez zbędnych zapasów magazynowych.
Aby poradzić sobie ze złożonym łańcuchem dostaw, przedsiębiorstwo wymienia systemy obsługi zamówień (26 różnych systemów na całym świecie) na jedną platformę SAP. Z kolei oprogramowanie służące do optymalizacji łańcucha dostaw, wspierające jego elastyczność i przejrzystość, pochodzi od partnera SAP, firmy LogicTools.
Za pomocą programu LogicTools pracownicy firmy Timken mają wgląd w całkowite koszty outsourcingu, uwzględniające wydatki na logistykę i transport. Na tej podstawie analizuje się opłacalność produkcji w USA i Chinach. Narzędziesłuży także do optymalizacji gospodarki magazynowej i poziomu usług („service level” w logistyce oznacza prawdopodobieństwo dostępności towaru w magazynie w określonym czasie).
– Dzięki LogicTools wiedzieliśmy na przykład, gdzie w łańcuchu dostaw umieścić magazyn, jak zarządzać różnego rodzaju środkami transportu, jak dostarczyć towar we właściwe miejsce – mówi Kelleher.
Pomoc z zewnątrz
– Ze względu na globalizację nie zawsze uda się skutecznie zaplanować logistykę i transport, jeżeli firma bazuje tylko na własnych zdolnościach planowania – mówi Tom Sanderson, prezes firmy Transplace, usługodawcy z zakresu logistyki i transportu. – Naturalnym trendem jest skorzystanie z usług zewnętrznych operatorów logistycznych (third party logistics – 3PL). Nawet jeżeli firma zleca na zewnątrz planowanie logistyki, nie oznacza to, że nie potrzebuje systemów zarządzania łańcuchem dostaw. Warto także pracować z partnerami reprezentującymi zdroworozsądkowe podejście do wydawania pieniędzy. Jeżeli na przykład kierownik zajmujący się importem na zachodnie wybrzeże USA chciałby przeanalizować inne drogi transportu, przez Zatokę Meksykańską lub wschodnie wybrzeże, musi skądś czerpać informacje o tych możliwościach.
Do firmy Fidelitone (Wauconda, Illinois), świadczącej usługi w zakresie łańcucha dostaw, producenci przysyłają swoje towary w celu oznakowania, skompletowania w opakowaniu i dostarczenia do klientów. – Zajmujemy się importem z Dalekiego Wschodu od końca lat 70. – mówi Josh Johnson, prezes Fidelitone. – Dzięki postępom techniki możemy prowadzić gospodarkę magazynową w systemie just–in–time, ale najważniejsze jest skuteczne prognozowanie potrzeb magazynowych
i temu zadaniu poświęcamy naprawdę wiele czasu.
Na przykład Fidelitone przekazała swemu klientowi, firmie Aero Products International (Wauconda, produkcja na terenie Chin), specjalistyczne narzędzie, służące do określania potrzeb magazynowych
na podstawie popytu.
Zdaniem Razata Gaurava z i2 Technologies jesteśmy świadkami tworzenia się hybrydowego modelu outsourcingu logistyki. – Zewnętrzni operatorzy logistyczni odgrywają ogromną rolę w logistyce międzynarodowej, ale firmy korzystające z ich usług chcą w większym stopniu kontrolować proces planowania. Chodzi o to, aby operatorzy realizowali swoje strategie, a firmy polegały na ich specjalistycznej wiedzy dotyczącej rynków lokalnych.
Łańcuch finansowy
– Zarządzanie fizycznym globalnym łańcuchem dostaw (przepływem towarów) to tylko jedna strona medalu – twierdzi Duncan Jackson, wicedyrektor firmy TradeBeam, specjalizującej się w obsłudze zamówień, logistyki i rozliczeń. – Równie ważne jest zarządzanie łańcuchem finansowym, tzn. dokumentami takimi, jak akredytywy, faktury, ubezpieczenia czy inne instrumenty finansowe. Przedsiębiorstwa zaangażowane w produkcję zagraniczną powinny nastawić się na ograniczanie całkowitych kosztów zakupu, uwzględniając nie tylko wydatki na personel, ale także logistykę, finanse, struktury podatkowe, a przede wszystkim kapitał obrotowy.
Zdaniem Beth Enslow z Aberdeen-Group procesy i informacje dotyczące finansów nie są obecnie powiązane z fizycznym łańcuchem dostaw. Firmy nie biorą pod uwagę kosztów zarządzania kapitałem. Warto jednak poszukiwać optymalnych sposobów zarządzania przepływem finansów w łańcuchu wartości.
– Handel na skalę globalną wymaga większych nakładów czasu i zasobów ludzkich. Każdy błąd lub rozbieżność w dokumentacji powoduje opóźnienia i dodatkowe koszty. Złożoność finansowych i fizycznych łańcuchów wartości pogłębia fakt, że funkcjonują według różnych harmonogramów. Przestawienie się firmy z transakcji krajowych na międzynarodowe oznacza konieczność rozwiązania wielu problemów – przestrzega Jackson. – Ze względu na nieskuteczne rozwiązania ponad połowa przedsiębiorstw zlecających część zadań firmom zewnętrznym w ramach outsourcingu nie odnosi oczekiwanych korzyści.
– Znacznie lepsze rezultaty daje koordynacja fizycznych i finansowych łańcuchów wartości i swego rodzaju dwukrotne oszczędzanie – uważa Beth Enslow. – Dzięki wprowadzaniu informacji do
jednego systemu we wszystkich fazach transakcji (od złożenia zamówienia do zapłaty) wszyscy zainteresowani jednocześnie otrzymują te same dane.
Jak pokazują badania Banku Światowego, wartość obrotu towarami na globalnym rynku wynosi około 8 bilionów USD rocznie. Z tego około 7%, czyli 500 mld USD, stanowią koszty administracyjne. Do obniżenia tej wartości przyczynia się automatyzacja procesów.
– Wyobraźmy sobie, że automatyzując współpracę w dziedzinie zakupów, oszczędzamy jeden „dzień pracy” naszego kapitału, obsługę akredytyw – dwa lub trzy dni, a obsługę dokumentacji celnej – kolejne dwa lub trzy dni – wyjaśnia Jackson.
Na przykład oprogramowanie Import Management opracowane przez TradeBeam służy nowojorskiej firmie Liz Claiborne do monitorowania transportu towarów z zagranicznych fabryk. Zanim towary dotrą do granicy USA, program informuje o tym amerykański urząd celny. Dzięki temu udało się zwiększyć efektywność operacyjną i przejrzystość importu. Uniknięto niezgodności z przepisami, utrzymano zaszeregowanie do grupy niskiego ryzyka w ocenie urzędu celnego, zredukowano opłaty celne i o tydzień skrócono trwanie cyklu.
Optymalizacja łańcucha dostaw to także, zdaniem Jacksona, sposób wyzyskania umów o wolnym handlu. – Struktury podatkowe wynikające z umów o wolnym handlu stanowią nawet 30% kosztu towarów.
Tom Sanderson z firmy Transplace przewiduje, że koszty i złożoność globalnych łańcuchów dostaw w pewien sposób hamują globalizację. – Produkowanie za granicą wiąże się z tanią siłą roboczą, ale oznacza także istotne koszty. Jeżeli produkcja będzie wymagać większych nakładów kapitału niż zasobów ludzkich, niektóre przedsiębiorstwa prawdopodobnie zdecydują się wrócić z produkcją do rodzinnego kraju.
Jak sugeruje Razat Gaurav (i2 Technologies), w przyszłości coraz więcej firm będzie lokalizowało produkcję w niezbyt odległych rejonach świata. – Firmie amerykańskiej o wiele wygodniej produkować w Meksyku niż w Chinach, co tłumaczy wzrastającą popularność takiego podejścia w przedsiębiorstwach produkujących dobra szybko zbywalne.
Z kolei Beth Enslow z AberdeenGroup uważa, że outsourcing do krajów o niskich kosztach produkcji nie jest receptą na sukces. Na tej strategii zyskają tylko te przedsiębiorstwa, które będą umiejętnie korzystały z outsourcingu i skutecznie zarządzały logistycznymi aspektami globalnego handlu. Umiejętnie i skutecznie znaczy – lepiej niż konkurencja.
Autor: Nancy Bartels, MBT USA