Firma MGM SA specjalizuje się w dystrybucji mikroprocesorów AMD i Intel oraz produktów Seagate, WD, Samsung, Asus, Canon, HP, Kingston i Spire. Produkty trafiają zarówno na rynek lokalny oraz unijny, jak krajów Europy Wschodniej.
– Przy wsparciu ze strony zintegrowanego systemu humansoft HermesSQL cały proces przebiega sprawnie i bez pomyłek, choć w tym biznesie potencjalnych zagrożeń, które mogą skutkować kosztownymi błędami wcale nie brakuje – mówi Michał Łasiewicki, dyrektor finansowy MGM SA. – Trudnością jest m.in. obsługa walut innych niż polski złoty, a także przygotowywanie dokumentów w kilku językach równolegle. Firmy z naszej branży, niezależnie od tego, czy działają w Polsce, UE lub Europie Wschodniej, praktycznie bazują na cennikach tworzonych w walucie amerykańskiej. Wymaga to dodatkowych kalkulacji.
System księgowy operujący w złotówkach, nie dawał do tej pory rzetelnej informacji na temat prawdziwej rentowności. Dodatkowym wyzwaniem było nie tylko bezbłędne ujęcie w bilansie płatniczym kosztów generowanych np. przy kompletacji sprowadzonych produktów, ale też analizowanie wydajności i rzeczywistej zyskowności realizowanej przez przedstawicieli handlowych. Przy zmiennych kursach walut łatwo o pomyłkę.
System humansoft HermesSQL zautomatyzował m.in. zarządzanie płatnościami i rozliczanie kosztów, weryfikację wszystkich przychodzących i wychodzących dokumentów, w tym faktur wystawianych przez zagranicznych dostawców, faktur przyjęcia na magazyn, opłat za transport, faktur eksportowych czy dokumentów Intrastat na potrzeby Urzędu Celnego.
Równie sprawnie humansoft HermesSQL wspomaga zarządzanie rozliczeniami z GUS (DG1, Z03, Z06), ZUS i US (wszystkie deklaracje podatkowe PIT i CIT). Rozwiązanie umożliwia również definiowanie zestawień obrotów i sald, bilansów płatniczych, a także symulowanie kosztów w oparciu o jeszcze niezaksięgowane dane, dzięki czemu można budować różne scenariusze biznesowe.
Podobnych udogodnień optymalizujących wydajność jest więcej. Na ekranie komputerów menedżerowie z warszawskiego i wrocławskiego oddziału MGM na bieżąco monitorują i kontrolują realizację zamówień po stronie zakupów i sprzedaży, a także z perspektywy m.in. przychodów, kosztów czy indeksów.
– Czy i które produkty powinny zostać poddane kompletacji? Czy i w jakim terminie zamówienie powinno trafić do klientów z Gdańska, Berlina czy Kijowa? Perspektyw, które możemy swobodnie tworzyć w humansoft HermesSQL i przez pryzmat których możemy śledzić kluczowe procesy w firmie, jest więcej – mówi Michał Łasiewicki.
Menedżerowie odpowiedzialni za finanse i księgowość w MGM tak zaprojektowali rozwiązanie Humansoft, aby można było automatycznie obliczać wysokość opłat celnych pobieranych przy eksporcie produktów do państw spoza UE. Inna „uszyta na miarę” funkcja oblicza wagę produktu wraz z opakowaniem, dzięki czemu można równie precyzyjnie ustalać koszty transportu. (ej)