Spełnienie wymogów prawnych niekoniecznie musi być kosztowne i odczuwalne finansowo w całej firmie. Berner Foods – producent przetworów serowych myślał, że posiada wszystko, co jest konieczne do zapewnienia zgodności z amerykańską Ustawą o bioterroryzmie z 2002 roku jeszcze na dwa lata przed jej uchwaleniem.
Z prostej przyczyny. W roku 2000 ta prywatna firma zdecydowała się na modernizację procesów w bardzo konkurencyjnym przemyśle spożywczym, wdrażając system iRenaissance, rozwiązanie klasy ERP firmy Ross Systems.
Firma Berner odkryła, że dzięki funkcjom iRenaissance, w tym śledzeniu, monitorowaniu, nadzorowaniu stanów magazynowych oraz innym zautomatyzowanym opcjom może uzyskać zgodność z Ustawą o bioterroryzmie oraz z innymi nakazami prawnymi, jak również spełnić wymagania odnośnie dokumentacji niezbędnej do uzyskania zgodności z normą ISO 9000.
– Opcje związane ze zgodnością były “szczęśliwym zbiegiem okoliczności” – mówi Troy Grove, dyrektor technik biznesowych w firmie Berner. – Kiedy wybieraliśmy system, nie znajdowały się one na liście naszych najważniejszych potrzeb. Później zdaliśmy sobie sprawę, co możemy z tym zrobić. Mieliśmy dane, opcje i system. Trzeba było tylko zmienić podejście, by używać tego, co już mamy nieco inaczej.
Ustawa o bioterroryzmie wymaga od producentów artykułów spożywczych, by na wypadek konieczności wycofania produktów z obiegu byli w stanie udokumentować źródło i drogę przetwarzania surowców, procesy, jakie zostały zastosowane do wykonania produktów oraz wszystkie punkty przeznaczenia, do których zostały wysłane gotowe produkty. To wszystko musi nastąpić w ciągu czterech normalnych godzin pracy.
– Dawniej wycofanie na skutek fałszywych alarmów zajmowało od ośmiu do 24 godzin – mówi Gary Gold, wiceprezes Berner ds. zapewnienia jakości. – Później coraz więcej pracowników zaczęło rozumieć, jak działa iRenaissance, a my dostrzegliśmy, że możemy wykorzystać system do zapewnienia zgodności z ustawą o bioterroryzmie.
|
|
|
Wykorzystywane w firmie Berner Foods rozwiązanie zapewniające zgodność z Ustawą o bioterroryzmie z roku 2002 było zawarte w systemie ERP – iRenaissance |
Obecnie firma Berner tworzy wymaganą dokumentację na wypadek konieczności wycofania produktów w ciągu 30 minut, a wszystko zaczęło się od postanowienia, że system ERP będzie “systemem zapisu”. – Tu właśnie wchodzą dane początkowe, z których korzystają inne systemy – mówi Grove.
Dzięki ujednoliconej dokumentacji, która jest decydującym kluczem do zgodności prawnej, stworzono w firmie metody porównawcze (benchmark) oraz wprowadzono ujednolicone praktyki, co z kolei prowadzi do udoskonalonej wydajności. – Obecnie, kiedy system przedsiębiorstwa pracuje w trybie online – po odpowiednim czasie poświęconym na poznanie jego możliwości w celu udoskonalenia podstawowych procesów firmy – zgodność z wymogami stała się częścią naszej codzienności – podsumowuje Gold.