Zakłady Przemysłu Dziewiarskiego Wola, znane przede wszystkim jako producent skarpet i rajstop dla dzieci, należą do grupy Ferax. Firma działa na rynku polskim, w USA, Wielkiej Brytanii, Rosji, Czechach i na Słowacji.
Dynamiczny rozwój branży i rosnące wymagania konsumentów mobilizują firmę do ciągłego poszerzania swojej oferty oraz wsparcia działalności nowymi technologiami. Firma od 2006 r. korzysta z systemu klasy ERP – Microsoft Dynamics AX – m. in. w celu usprawnienia działania obszaru księgowości, produkcji oraz zaopatrzenia i logistyki. Projekt wdrożenia systemu zrealizowała firma I&B Consulting, mająca bogate doświadczenie w implementacji rozwiązań klasy ERP w branży handlowej.
Wraz z dynamicznym rozwojem firmy i zwiększającą się liczbą klientów hurtowych w Polsce i za granicą firma Wola zaczęła poszukiwać rozwiązania wspomagającego obsługę klientów. Wpłynął na to m. in. długi czas realizacji zamówień i mała precyzja składanego zamówienia. Uciążliwe było również obarczanie przedstawicieli handlowych decydowaniem o wzorach i kolorach zamawianego przez klientów towaru (zamiast skupiania się na swoich obowiązkach). Co więcej, klienci firmy zgłaszali problemy związane ze zbyt długim czasem pobrania towaru z magazynu, zbyt małą częstotliwością dostaw (zwłaszcza do małych i średnich odbiorców) oraz trudności z zapoznaniem się z ofertą zawierającą około 20 tys. kombinacji wzorniczych, rozmiarowych i kolorystycznych.
W rezultacie zarząd Woli zdecydował się na uruchomienie EnterprisePortal, który stanowi część oprogramowania Microsoft Dynamics AX. Jako partnera wdrożeniowego ponownie wybrano firmę I&B Consulting ze względu na satysfakcjonującą współpracę we wcześniejszych projektach oraz jej duże doświadczenie w sektorze handlowym. Na potrzeby EnterprisePortal Wola własnymi siłami uruchomiła COM Connector i osobny serwer AOS. Informatycy firmy stworzyli schemat funkcji na bazie domyślnych rozwiązań dostarczonych z platformą i listę niezbędnych modyfikacji, które umożliwiłyby dostosowanie jej do potrzeb przedsiębiorstwa.
Natomiast eksperci z I&B Consulting byli odpowiedzialni za opracowanie i wdrożenie modyfikacji systemu oraz bieżące konsultacje dotyczące różnych możliwości rozwiązania. Najwięcej zmian wymagał portalowy moduł składania zamówień. Klientowi zależało, aby za jego pomocą umożliwić szybki podgląd oferty wraz ze stanami magazynowymi oraz łatwy wybór produktów z szerokiej oferty.
– EnterprisePortal jest w pełni zintegrowany z modułem sprzedażowym systemu ERP. Kompleksowo wspiera proces przedstawiania oferty i przyjmowania zamówień. Prezentuje w czasie rzeczywistym stany magazynowe, dostarcza informacje o produktach, w tym ich aktualnych cenach, umożliwia składanie zamówień oraz śledzenie ich statusu, a także pozwala klientom weryfikować faktury i rozliczenia płatności – mówi Paweł Bączkowski, wiceprezes zarządu i dyrektor operacyjny, Wola sp. z o.o.
Z portalu korzysta już 80% klientów firmy na polskim rynku i 60% klientów zagranicznych. Dzięki rozwiązaniu udało się m.in. poprawić komunikację z klientami, szczególnie w zakresie składania zamówień i prezentacji oferty, a także odciążyć przedstawicieli handlowych z obowiązków związanych z interpretacją zamówień klientów i pracami przy pobraniu i przygotowywaniu wysyłek towarów.
Przedstawiciele handlowi mogą korzystać z portalu również z poziomu urządzeń mobilnych. Dzięki temu podczas spotkań z klientami poza siedzibą firmy mogą prezentować pełną ofertę, weryfikować ceny poszczególnych produktów i składać zamówienia w ich imieniu w trakcie wizyty lub w innym dowolnym momencie. Bardzo ważne dla działalności firmy jest również to, że system domyślnie działa w języku polskim i angielskim, a w przypadku innych języków można korzystać z zewnętrznego skryptu automatycznej translacji, w związku z czym zagraniczni klienci firmy nie mają problemu z używaniem systemu.
Dzięki rozwiązaniu udało się także skrócić czas realizacji zamówienia z 1 tygodnia do 48 godzin, zredukować koszt dostaw o 50%, prawie dwukrotnie zwiększyć częstotliwość wizyt przedstawicieli handlowych u klientów przy jednoczesnym wydłużeniu czasu trwania wizyty, a także zredukować poziom zapasów o 28%.
– Jedną z podstawowych przesłanek wdrożenia było umożliwienie zmiany systemu pracy przedstawicieli handlowych. Dzięki wdrożonemu rozwiązaniu przedstawiciele handlowi nie muszą już angażować się w proces realizacji zamówienia i dostawy towaru, mogą w pełni skupić się na zadaniach związanych z maksymalizacją przychodów – komentuje Paweł Bączkowski.
Za największy sukces implementacji uważany jest krótki czas wdrożenia i zadowolenie klientów korzystających z portalu, którzy doceniają możliwość samodzielnego doboru produktów według wzorów, kolorów i rozmiarów. Ważną zmianą wynikającą z wdrożenia jest też szybsza i bardziej elastyczna realizacja zamówień. Co więcej, wdrożenie portalu i zmiana formy składania zamówień pociągnęły za sobą zmianę systemu dystrybucji z transportu własnego na zewnętrzną firmę przewozową. To pierwszy krok ku optymalizacji procesów magazynowych.
W przyszłości przedsiębiorstwo planuje rozszerzenie systemu Microsoft Dynamics AX o moduł CRM, który umożliwi mobilne rejestrowanie aktywności przedstawicieli handlowych.