Najpierw trzeba wiedzieć, co chce się osiągnąć – o perspektywach, jakie dało wdrożenie systemu MFG/PRO eB2 firmy QAD w Melex A&D Tyszkiewicz
Wymiana, rozbudowa i unowocześnianie systemów informatycznych staje się coraz wyraźniejszą tendencją i znaczącym elementem walki o efektywność i konkurencyjność przedsiębiorstw przemysłowych.
Na otwartym globalnym rynku, na którym towarów jest zawsze więcej niż pieniędzy, trzeba mieć dobry pomysł, „wstrzelić się” we właściwą niszę rynkową, a potem ciągle wyprzedzać konkurencję. Firma Melex miała taki pomysł.
Produkcję pojazdów Melex rozpoczęła WSK PZL – Mielec w 1971 r. Pierwotnie były to pojazdy zaprojektowane w Mielcu, przeznaczone na pola golfowe w USA. W kolejnych latach wprowadzane były wersje użytkowe odpowiadające zapotrzebowaniu rynku. Tak powstały pojazdy bagażowe i pasażerskie, obecnie wykorzystywane do przewozu osób i towarów w miastach, na terenach rekreacyjnych, w hotelach, szpitalach, lotniskach, fabrykach itp. Do tej pory wyprodukowano ok. 150 tys. sztuk popularnego „meleksa”. Pojazdy jeżdżą na wszystkich kontynentach (no, może oprócz Antarktydy). Ważne atrybuty konkurencyjne to customizacja, polegająca na dostosowywaniu pojazdów do specjalnych życzeń klientów oraz wprowadzony seryjnie system odzysku energii typu Sepex, wyraźnie poprawiający walory eksploatacyjne pojazdów i zwiększający ich zasięg.
Dlaczego nowy system IT?
Złożona działalność produkcyjna wymaga efektywnego zarządzania. W miarę wzrostu skali produkcji potencjalne korzyści, które niesie optymalizacja, mogą sięgać w skali zakładu kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu procent w poszczególnych kategoriach kosztów (patrz ramka: Zdaniem ekspertów). To stwarza szansę na wyraźny wzrost konkurencyjności i zapewnia znaczące oszczędności. Dzięki wdrożeniu spójnego systemu informatycznego powstaje również baza do podejmowania optymalnych decyzji w szybko zmieniającym się środowisku i przy silnej konkurencji.
Potrzebowaliśmy nowoczesnego systemu informatycznego umożliwiającego szybkie zaspokajanie teraźniejszych i przyszłych potrzeb klientów. Zależało nam na usprawnieniu procesu decyzyjnego i ułatwieniu zarządzania dzięki stałej kontroli realizacji procesów użytkownika i efektach końcowych.
Maciej Motelski, dyrektor zarządzający Melex A&D Tyszkiewicz
– Mieliśmy w firmie system IT, który funkcjonował przez kilka lat, ale coraz wyraźniej dostrzegaliśmy potrzebę jego wymiany na nowy. Przed wyborem dostawcy systemu dokonaliśmy szerokich analiz i oceny wielu kryteriów, w tym: funkcji i perspektyw rozwoju oprogramowania, pozycji i branżowego doświadczenia producenta, oraz przeprowadziliśmy estymację spodziewanych korzyści i kosztów. Za najistotniejsze w systemie MFG/PRO QAD uznaliśmy funkcjonalność i zakres obsługi obszaru produkcyjnego, m.in. dzięki funkcji MRP, oraz wspieranie przez QAD koncepcji lean manufacturing – powiedział Maciej Motelski, dyrektor zarządzający Melex A&D Tyszkiewicz.
|
Zdaniem ekspertów
W raporcie firmy analitycznej Aberdeen Group z 2 października 2006 r., zatytułowanym „The Total Cost of ERP Ownership” („Pełne koszty posiadania systemów ERP”), po przeanalizowaniu danych od 1100 przedsiębiorstw przemysłowych – użytkowników różnej wielkości – dokonano zestawienia porównawczego efektywności wdrożonych i użytkowanych obecnie systemów ERP.
Zdaniem analityków z Aberdeen Group najważniejsze kryteria wyboru systemu ERP to funkcjonalność i pełne koszty posiadania (TCO). Przytaczając fragment tabeli z omawianego raportu, chciałbym zwrócić uwagę czytelników na kilka istotnych czynników decydujących o zadowoleniu użytkownika i efektach końcowych.
Wartości w tabeli są ujemne, bo zastosowanie systemu ERP powoduje spadek kosztów. Raport Aberdeen Group jest dostępny w portalu www. qad.com. Przytoczony fragment tabeli zawiera oczywiście wartości średnie dla całej grupy przeanalizowanych 1100 przedsiębiorstw. Rozważając dobór optymalnego systemu ERP dla własnego przedsiębiorstwa, warto skorzystać (oprócz oczywiście raportów MSI Polska) z zasobów sieci TEC (Technology Evaluation Centers, www.technologyevaluation.com) reprezentowanej w Polsce przez portal evaluation.decyzje-it.pl (dostęp również ze strony www.msipolska.pl).
Dobre opinie użytkowników z firmy Melex, ocena oprogramowania QAD przez analityków Aberdeen Group oraz bogate doświadczenie QAD z licznych wdrożeń nie tylko w sektorze motoryzacyjnym (np. Ford Motor, Visteon) stanowią bez wątpienia mocną podstawę, by użytkownicy dzięki narzędziom QAD uzyskiwali wyraźną przewagę konkurencyjną, uzyskując szybki zwrot z inwestycji, a także perspektywy rozwoju w oparciu o najnowsze koncepcje stosowane w procesach produkcyjnych (lean manufacturing, kanban, just-in-time, vendor manager inventory itp.).
Najpierw jednak trzeba mieć pomysł, czyli dokładnie wiedzieć, co chce się uzyskać i na czym szczególnie zależy. A współczesne narzędzia informatyczne stwarzają spore możliwości. |
Celem projektu było utworzenie spójnego środowiska, w którym wszystkie informacje o zamówieniu klienta, jego realizacji w produkcji i elementach, które mogłyby taką realizację zakłócić, tworzyły spójną bazę stanowiącą podstawę do podejmowania decyzji biznesowych.
Poprawa efektywności działania przedsiębiorstwa – użytkownika ERP
|
Dostawca ERP |
QAD |
Infor |
Lawson |
Oracle |
SAP |
|
Koszty magazynowe |
–17,4% |
–12,1% |
–17,8% |
–16,0% |
–14,0% |
|
Koszty produkcji operacyjne |
–13,4% |
–11,9% |
–8,5% |
–11,6% |
–10,6% |
|
Koszty administracyjne |
–15,7% |
–13,9% |
–11,9% |
–14,7% |
–14,9% |
|
Średni koszt uzyskania 1% poprawy efektywności |
233 USD |
270 USD |
297 USD |
326 USD |
414 USD |
Źródło: Aberdeen Group, QAD – www5.qad.com/portal/site/solutioncenter(„Table 6: Cost of Performance Improvement by Vendor”)
Istotne i niezbędne było połączenie prognoz sprzedaży z informacją o rzeczywistym popycie i narzędziami planowania MRP. W ramach projektu zrealizowano podprojekt zastosowania kodów kreskowych. Umożliwiło to udostępnienie niezbędnej bazy z informacjami dla pełnej kontroli jakości oraz znacznie uprościło i przyspieszyło rejestrację obrotu w magazynach i w produkcji.
|
Zdaniem informatyków
Najistotniejsze, żeby firma miała precyzyjnie wytyczone cele. Metodyka wyboru oprogramowania powinna być nastawiona na przewidywane i perspektywiczne zmiany.
Firma Melex wybrała skuteczny sposób, aby wzmocnić pozycję i zwiększyć sprzedaż – wdrożenie nowego systemu informatycznego QAD eB2. Kluczem do zastosowanego rozwiązania w firmie Melex była rekonfiguracja dokonana przez konsultantów QAD na bazie wdrożeń zarówno w branży motoryzacyjnej, jak i elektronicznej. Było to możliwe dzięki precyzyjnie przygotowanej i szczegółowej informacji wyjściowej oraz wymaganiom sprecyzowanym przez firmę Melex. Oba te elementy zaowocowały bardzo sprawnym przeprowadzeniem całego wdrożenia.
Szczególnie istotne wydawało się połączenie i skorelowanie prognoz sprzedaży z informacją o rzeczywistym popycie i z narzędziami planowania produkcji MRP (Manufacturing Resources Planning – planowanie wykorzystania zasobów produkcyjnych). Z drugiej strony istotny nacisk położono na ergonomię pracy. Zrealizowany podprojekt obsługi kodów kreskowych, zintegrowany z nadrzędnym systemem zarządzania przedsiębiorstwem, zagwarantował udostępnienie niezbędnej bazy
Paweł Daszkiewicz dyrektor ds. wdrożeń QAD Polska
Wdrożenie było przeprowadzone wg metody QAD Q-Lite. Założeniem było dostosowanie sprawdzonej funkcjonalności systemu do specyfiki firmy – użytkownika. Zastosowano dwa rozwiązania rozszerzające zakres funkcji obsługi technologii oraz obsługi magazynu i produkcji za pomocą kodów kreskowych. Zostały zaimplementowane rutynowe procesy biznesowe i zastosowane nowe procedury działania. Ponadto wprowadziliśmy zmodyfikowane zakresy uprawnień i odpowiedzialności pracowników.
Warto podkreślić, że Melex w sferze koncepcji był doskonale przygotowany do wdrożenia. Nasi partnerzy dokładnie wiedzieli, czego potrzebują i jak jest istotne, by szybko zrealizować ich cele. Dla końcowego sukcesu przedsięwzięcia kluczowe okazało się zaangażowanie kierownictwa firmy. Dużą wagę przykładano do precyzyjnego określenia celów i zakresu projektu. Był to jeden z najbardziej zdyscyplinowanych zespołów kluczowych użytkowników, z jakim przyszło nam współpracować. Kluczowi użytkownicy poświęcali wiele czasu, by poznać tajniki wdrażanego systemu i jego funkcje. Zaowocowało to uzyskaniem pewnego zapasu mocy – z odpowiednio długim marginesem czasu na testy i szkolenie końcowych użytkowników oraz praktycznie bezbolesnym startem systemu 1 stycznia 2006 r. |
informacji dla kompleksowej kontroli jakości, a przede wszystkim uprościł i przyspieszył rejestrację obrotu w magazynach i na produkcji. Istotną wartością dodatkową miała być, i była, szybkość wdrożenia – uzyskanie satysfakcjonującego rozwiązania w 12 miesięcy.Uzyskane efekty
Zdaniem Macieja Motelskiego do mierzalnych korzyści należą: zmniejszenie stanów zapasów magazynowych, redukcja braków na produkcji, skrócenie czasu obsługi dokumentów obrotowych oraz ograniczenie czasu na przygotowanie kosztorysu i planu wykonania nowych zamówień. System został wdrożony w pełnym założonym zakresie. Wszystkie procesy objęte projektem zostały powiązane siecią wzajemnych relacji, które umożliwiają podejmowanie działań korygujących stosownie do zaistniałej sytuacji.
Maciej Motelski podkreśla fakt, że projekt spełnił wymagania i zaspokoił potrzeby zakładu. – Zostały obsłużone kluczowe obszary funkcjonalne. System jest ergonomiczny i jesteśmy spokojni o bezpieczeństwo danych. Ten system dał nam dostęp do pełnej informacji o tym, co dzieje się w firmie w każdym momencie, w jakim stadium się znajdujemy, jakie mamy wyniki. Możemy to uzyskać w dowolnym momencie. System MFG/PRO to doskonałe narzędzie do obniżania kosztów we wszystkich miejscach w firmie oraz we wszystkich procesach, które są w niej realizowane.
– Decyzja o zakupie MFG/PRO to jedna z poważniejszych inwestycji, jakie podjął zarząd firmy w ostatnich miesiącach – uważa Tomasz Oparowski, dyrektor handlowy firmy Melex. – Dzięki systemowi QAD podnieśliśmy jakość naszych produktów. Mamy możliwość ciągłego i dowolnego sprawdzania procesu produkcji pojazdu elektrycznego. Otrzymujemy wiele informacji bieżących, zaczynając od kosztów produkcji z poszczególnych etapów, danych o pracochłonności, a kończąc na danych marketingowych dotyczących poszczególnych rynków zbytu. Informacja jest podstawą do podejmowania właściwych decyzji, które przekładają się na budowanie naszej przewagi konkurencyjnej na rynku.
Źródło: QAD Polska
Istotną zaletą systemu MFG/PRO QAD jest możliwość łatwej rozbudowy i elastycznego konfigurowania
Dariusz Gujda, dyrektor finansowy spółki, wskazuje kolejne korzyści, zwracając uwagę na łatwy i wygodny dostęp online oraz możliwość sprawdzenia w ten sposób praktycznie każdej informacji z dowolnego miejsca i w dowolnej chwili. Począwszy od zapytań standardowych, typu: przeterminowane zobowiązania lub należności – do każdego zapisu księgowego wpływającego na wynik firmy – a skończywszy na szczegółowych analizach ekonomicznych, typu wzrost lub spadek kosztów materiałów wchodzących w skład produkowanego wyrobu, dostępnych mocy produkcyjnych, stanów magazynowych.
Ważnym komponentem oprogramowania QAD są funkcje prognozowania opartego na rozbudowanej analizie statystycznej (forecasting). System umożliwia również prognozowanie przepływów pieniężnych, wyniku i wielu innych ważnych informacji, co pozwala szybko (a jednocześnie w sposób logiczny i uzasadniony) podejmować decyzje wpływające na rozwój firmy.
– Dzięki nowemu systemowi informatycznemu został usprawniony obieg informacji, a w konsekwencji poprawiła się cała organizacja pracy w firmie – wyjaśnia Dariusz Gujda. – Wdrażając zintegrowany system zarządzania QAD, Melex skorzystał finansowo i to w dwóch pozycjach równocześnie: poprzez obniżenie kosztów stałych i zmiennych oraz zwiększenie sprzedaży swoich wyrobów. Posiadając bieżące informacje, firma dostosowuje działania do zmieniających się okoliczności. Moim zdaniem decyzja o wyborze i zakupie tego systemu była jak najbardziej słuszna.
– System będzie rozwijany. W przyszłości planujemy wykorzystanie w firmie metodologii kanban oraz dodatkowych modułów, m.in. hurtowni danych – podsumowuje Maciej Motelski.
Autor: Adam Majczak, MSI Polska