Uporządkowanie dokumentów, szczególnie kiedy ich ilość idzie w setki tysięcy a nawet miliony, wymaga elektronicznego zarządzania, które umożliwia nie tylko błyskawiczny dostęp, ale i uporządkowanie archiwum. Tą właśnie działalnością zajmuje się firma ArchiDoc (dawniej Archiwa Śląskie).
Zmiana nazwy wiąże się z nową strukturą firmy oraz poszerzeniem oferty. Obecnie funkcjonują Centra Operacyjne w Katowicach, Włocławku oraz Biuro Klientów Strategicznych w Warszawie. Archi- Doc zarządza całym cyklem obiegu i archiwizowania dokumentów zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Wśród największych klientów są Telekomunikacja Polska, Plus GSM, Netia, UPC, PZU, korporacje bankowe, ubezpieczenia, sektor energetyki i przemysłu.
Oferta firmy umożliwia stworzenie folderu klienta w postaci dokumentacji papierowej, faksowej, mailowej, nagrań Call Center oraz zapewnienie dostępu do żądanych dokumentów w formie elektronicznej w czasie ok. 1,5 sekundy. O skali prowadzonych operacji może świadczyć przykład archiwum Telekomunikacji Polskiej, największego klienta ArchiDoc. Przyjmowanych jest około 50 tysięcy dokumentów dziennie, udostępnianych 21 tys. dokumentów na dobę, wykonuje się 30 tys. operacji w systemach informatycznych klienta dziennie. Kancelarię TP obsługuje na 240 stanowiskach komputerowych 320 pracowników.
W ośrodkach ArchoDoc skanowanych jest dziennie na 7 wysoko wydajnych skanerach kilkadziesiąt tysięcy dokumentów dziennie. System w miarę potrzeb jest dowolnie rozbudowywany przez kolejne macierze dyskowe, co ma także i tę zaletę, że sprzęt taki jest coraz tańszy. System archiwizujący może obsłużyć ponad 9 miliardów dokumentów, czyli jego pojemność wystarczy na kilkaset lat. Prace w centrach operacyjnych ArchiDoc wskazują, że idea biura bez papieru jest już realizowana, chociaż na całkowicie elektroniczną obsługę wszystkich kontaktów z klientem trzeba jeszcze poczekać.
