Zakład Usług Komunalnych z Oświęcimia wdrożył system Xpertis firmy Macrologic. Projekt objął obszary finansów, zarządzania personelem, logistyki, remontów, zarządzania obszarem sprzedaży i usług.
Zakład Usług Komunalnych Oświęcim zatrudnia 130 osób. Obsługuje czwarte pod względem wielkości miasto woj. małopolskiego. W Oświęcimiu mieszka 40 tys. osób i jest w nim zarejestrowanych ponad 4 tys. podmiotów gospodarczych. Zakład obsługuje również okoliczne gminy, stając do przetargów.
ZUK Oświęcim wykorzystywał wcześniej kilka prostych aplikacji dziedzinowych, opartych na DOS-ie, opracowanych przez jednego z pracowników zakładu. Do zarządzania przedsiębiorstwem służyły systemy rozproszone, dostarczane przez różne firmy zewnętrzne.
Wszystkie dane zgrywano na nośniki przenośne i w ten sposób przenoszono informację. Większość procesów obsługi klienta prowadzono w oparciu o dokumentację papierową, co w przypadku struktury dwuoddziałowej przysparzało wielu problemów.
Brak możliwości szybkiego dostarczania syntetycznych i przejrzystych analiz ograniczał możliwości zarządcze. ZUK nie miał dostępu do bieżącej informacji o sytuacji finansowej, co opóźniało reakcje na niekorzystne wydarzenia biznesowe. Ze względu na ręczne prowadzenie kalkulacji w wielu obszarach bardziej szczegółowe analizy były prowadzone tylko wycinkowo, co nie dawało faktycznego obrazu stanu firmy.
Wprowadzenie zintegrowanego systemu Xpertis umożliwiło zmianę procesu zarządzania. Dzięki centralnemu gromadzeniu i przetwarzaniu danych można prowadzić analizy rentowności poszczególnych obszarów i procesów. System generuje raporty automatycznie z zamknięciem miesiąca. Czas opracowywania danych został skrócony niemal o 10 dni. Obecnie pracownicy działu finansowego ZUK są w stanie zakończyć proces agregacji danych maksymalnie do 15 dnia kolejnego miesiąca.
Dzięki wdrożeniu Xpertis menedżerowie zarządzający poszczególnymi obszarami uzyskali dostęp do raportów i analiz dotyczących wywozów, sprzedaży usług, współpracy z wybranymi kontrahentami. Poprawiło to planowanie i zarządzanie usługami oraz użytkowaniem sprzętu, co w powiązaniu z danymi z obszaru zarządzania zasobami ludzkimi pozwala określić rzeczywiste możliwości przedsiębiorstwa.
Powiązanie w jednej bazie danych informacji o umowach z kontrahentami na wywóz nieczystości stałych i płynnych, sprzątanie czy odśnieżanie oraz o stanie realizacji przyspieszyło proces fakturowania i windykacji. Faktury generowane są automatycznie na podstawie danych wynikających z umów lub rzeczywistych wywozów. System ułatwił planowanie i zarządzanie realizacją zleceń oraz nadzorowanie stanu realizacji umów.
Wprowadzenie zintegrowanej informacji umożliwiło Zarządowi ZUK bardziej precyzyjne zarządzanie finansami spółki. Wprowadzono budżetowanie z kontrolą wykonania, co zwiększyło dyscyplinę w zakresie wydatków inwestycyjnych. Wspólna baza danych zapewnia możliwość dokładnego analizowania konkretnego zdarzenia łącznie z dostępem do poszczególnych dokumentów.