OpenText rozpoczął prace nad lokalizacją na potrzeby polskiego rynku najnowszej wersji rozwiązania OpenText ECM (Enterprise Content Management) Suite CLM (Content Lifecycle Management) – do zarządzania cyklem życia informacji w firmie. Decyzja została podjęta po przeanalizowaniu potencjału polskiego rynku oraz potrzeb polskich przedsiębiorstw, które potrzebują specjalistycznych rozwiązań do zarządzania treścią i zasobami informacyjnymi, zintegrowanych ze stosowanymi aplikacjami transakcyjnymi ERP czy CRM.
Liczba pojawiających się w firmach informacji, na podstawie których podejmowane są decyzje zarządcze, rośnie w zawrotnym tempie. Pracownicy odpowiedzialni za przepływ informacji tworzą i edytują mnóstwo dokumentów, zarówno dotyczących działania firmy, jak i współpracy z partnerami. Terminy podejmowania decyzji są krótkie, skrzynki e-mail przepełnione, a ustalenie czy odpowiednia wersja dokumentu we właściwym czasie trafiła do odpowiedniej osoby zajmuje czas i zmniejsza produktywność.
Z kolei pracownicy działu IT alarmują o rosnących kosztach przechowywania danych, o braku efektywnych sposobów identyfikacji załączników e-maili i narzędzi do zarządzania dostępem do plików. Które informacje należy zachować i na jak długo? Jakie dane mogą być zapisane na nośnikach o niższych kosztach przechowywania? Usystematyzowanie, kontrola i zabezpieczenie danych to kluczowe czynniki ogólnej strategii zarządzania informacją w firmie.
OpenText ECM Suite CLM oferuje odpowiedni zestaw narzędzi zapewniających zarządzanie procesem przepływu informacji i dokumentów w firmie, a także koordynację zadań pracowników, działania procesów i przepływu treści w ciągu całego cyklu jej tworzenia.
Te zintegrowane narzędzia pomagają zwiększyć produktywność, oferując intuicyjny, graficzny system obiegu dokumentów. Zmniejszają koszty i ryzyko związane z zarządzaniem zawartością, zapewniając porządkowanie danych zgodnie z rangą ich ważności i możliwościami archiwizacyjnymi.
Rozwiązanie jest skalowalne i zapewnia bezpieczny mechanizm do systematyzowania i współdzielenia treści przedsiębiorstwa. System obiegu dokumentów automatyzuje takie procesy, jak zmiana żądań, sprawdzanie zgodności z korporacyjnymi standardami, akceptacja. Procesy mogą być projektowane za pomocą narzędzi graficznych zgodnie z korporacyjnymi standardami, dokumenty papierowe zamieniane są w zapisy cyfrowe. Skanowane informacje są indeksowane i klasyfikowane według określonych kryteriów, aby ułatwić ich wyszukiwanie. Zarządzanie dokumentami zapewnia pełną kontrolę nad ich przechowywaniem i skuteczne niszczenie w odpowiednim czasie.
Przykładowe korzyści ze stosowania Content Lifecycle Management
- Zapewnienie bezpieczeństwa i integralności informacji w pełnym cyklu ich życia
- Ujednolicenie i integracja danych w ramach całego łańcucha współdziałania
- Zwiększenie produktywności pracowników dzięki szybszemu dostępowi do informacji
- Ułatwienie i przyspieszenie podejmowania decyzji zarządczych
- Ograniczenie ryzyka dostępu do treści przez osoby niepowołane
- Zmniejszenia kosztów przechowywania danych.
– Rozpoczęliśmy lokalizację najnowszej wersji rozwiązania CLM, udostępnionej pod koniec zeszłego roku w ramach pakietu OpenText ECM Suite 2010 – mówi Piotr Jankiewicz, szef sprzedaży OpenText w Europie Centralnej i Wschodniej. – Jedną z kluczowych zmian w tej wersji jest właśnie lepsza obsługa wielojęzyczności. Polski będzie jednym z kilkunastu języków dostępnych w ramach standardu.
OpenText ECM Suite CLM jest kolejnym, po ICC (Invoice Capture Center), produktem OpenText lokalizowanym na potrzeby polskiego rynku. Aplikacja ICC jest specjalizowanym narzędziem OCR (Optical Character Recognition) do automatycznego odczytywania danych z faktur przetwarzanych w ramach systemu OpenText Vendor Invoice Management for SAP Solutions.