HP rozpoczął pierwsze na polskim rynku wdrożenie aplikacji OpenText Employee File Management for SAP Solutions w Grupie Azoty Tarnów. To kolejny etap zastępowania papierowych dokumentów ich cyfrowymi odpowiednikami. Rozwiązanie przyczyni się do usprawnienia zarządzania teczkami personalnymi ponad 10 tys. pracowników grupy.
Grupa Azoty Tarnów wytwarza nowoczesne tworzywa sztuczne, nawozy mineralne i chemikalia sprzedawane w 41 krajach. W kilkudziesięciu powiązanych kapitałowo firmach zatrudnia około 10 tys. pracowników.
Współpracę z HP Grupa Azoty Tarnów rozpoczęła w listopadzie 2009 r. Jej celem jest strategiczne partnerstwo w obszarze wsparcia informatycznego. HP dostarcza kompleksowe rozwiązania w zakresie infrastruktury i oprogramowania, zapewnia utrzymanie systemu i całościowo nim zarządza.
W ramach współpracy HP realizuje m.in. projekty wdrożenia oprogramowania firmy OpenText – dostawcy oprogramowania do zarządzania informacjami i treścią klasy Enterprise Content Management (ECM), wśród których znajduje się OpenText Employee File Management for SAP Solutions.
Oprogramowanie OpenText Employee File Management uzupełnia funkcje modułu SAP HR, zapewniając szybszy dostęp do dokumentów pracowniczych, obniżenie kosztów administrowania i pracę zgodną z bieżącymi przepisami prawa. Przyczyni się to do znacznego uproszczenia procesu akceptacji dokumentów, redukcji obiegu ich papierowych wersji, przyspieszenia obiegu informacji, a w rezultacie do przyspieszenia procesu podejmowanie decyzji.
OpenText Employee File Management for SAP Solutions umożliwia prowadzenie teczek personalnych w postaci elektronicznej – dokumenty są przechowywane w bazie danych.
– Zgodnie z wymogami prawa każdy pracodawca musi dla każdego pracownika prowadzić teczkę osobową i przechowywać jej zawartość nawet przez kilkadziesiąt lat. Dokumentacja często przechowywana jest wyłącznie w wersji papierowej. Przeglądanie, akceptowanie i wymiana wniosków, zaświadczeń czy maili w organizacji rozproszonej terytorialnie, jest skomplikowane. Na szczęście, pracodawców wspierają narzędzia informatyczne – takie jak produkty OpenText – przekonuje Radosław Świerczyński, Account Executive HP Polska.
Dotychczas HP uruchomił w Grupie Azoty dwa rozwiązania OpenText – w lipcu tego roku zakończono wdrożenie OpenText Vendor Invoice Management for SAP (aplikacja upraszczająca i automatyzująca proces przetwarzania faktur zakupowych) oraz Document Access for SAP (integracja dokumentów w systemie SAP).
– Dzięki uruchomieniu funkcji akceptacji faktur zakupowych uzyskaliśmy bardzo ważny element usystematyzowania przebiegów dokumentów, a tym samym usprawnienia i przyspieszenia procesów akceptacyjnych. Bezpośrednie połączenie z modułami finansowymi SAP usprawnia księgowanie dokumentów i rozliczanie firmy – zauważa Anetta Pilch, pełnomocnik zarządu ds. systemów zarządzania i IT Grupy Azoty Tarnów. – Trwający projekt OpenText jest kolejnym etapem w eliminacji obiegu papierowych dokumentów w grupie.
Wdrożenie systemu zarządzania treścią ograniczy koszty operacyjne działu HR oraz zapewni efektywniejsze zarządzanie jego czasem pracy. Dzięki integracji aplikacji OpenText z portalem SAP dokumenty mogą być udostępniane za pomocą przeglądarki internetowej. Umożliwi to wykonywanie przez pracowników wielu podstawowych zadań z dowolnego miejsca, bez konieczności kontaktowania się z działem HR.
Dzięki funkcji samoobsługi osoby zatrudnione mogą np. przejrzeć i zaktualizować swoją teczkę czy wypełnić wniosek urlopowy. Digitalizacja skraca też czas pracy z dokumentami o co najmniej 30%, zmniejsza ilość przesyłanych fizycznie dokumentów oraz nawet o 70% skraca czas ich obsługi i podejmowania decyzji. Dodatkowo, w przypadku części dokumentów można zrezygnować z przechowywania ich papierowych wersji, co zmniejsza koszty archiwizacji.