Novell opublikował raport na temat kosztów zapewniania zgodności z wymogami przepisów w obszarze przechowywania informacji w plikach użytkowników, czyli tzw. danych nieustrukturyzowanych. Niezależną analizę przeprowadziło centrum badawcze Ponemon Institute zajmujące się problematyką ochrony prywatności, ochrony danych oraz polityk bezpieczeństwa informacji.
Analiza sporządzona przez Ponemon Institute wykazuje, że stosowanie w firmie rozwiązań do zarządzania plikami skutkuje ograniczeniem wydatków na poszukiwanie, zabezpieczanie i analizowanie danych (e-discovery), nadzorowanie dostępu oraz audyt wewnętrzny.
Raport, zatytułowany „Koszty zapewniania zgodności z wymogami przepisów związane z przechowywaniem informacji nieustrukturyzowanej” („Compliance Cost Associated with the Storage of Unstructured Information”), ujawnia, że firmy, które nie zapewniają właściwego zarządzania swym kapitałem intelektualnym, ponoszą z tego tytułu średnie koszty 2,1 mln USD rocznie.
Powszechność nieustrukturyzowanych danych użytkowników zawierających kapitał intelektualny firmy, takich jak dokumenty, prezentacje czy arkusze kalkulacyjne, jest dla klientów źródłem poważnych problemów. Są one związane z przechowywaniem tych danych, kontrolą dostępu i zapewnianiem zgodności z wymogami przepisów. Po przeanalizowaniu danych z około 100 przedsiębiorstw analitycy z Ponemon Institute stwierdzili, że dopiero wdrożenie technik zmniejszających złożoność zarządzania plikami pomoże znacznie obniżyć koszty zapewniania zgodności z wymogami przepisów, związane z przechowywaniem nieustrukturyzowanej informacji.
Najważniejsze wnioski z raportu
Mniejsza firma, większe koszty. Choć koszty zapewniania zgodności z wymogami przepisów zależą od liczby pracowników, koszty związane z przechowywaniem nieustrukturyzowanej informacji są proporcjonalnie większe w mniejszych firmach. Średni koszt dla firm zatrudniających poniżej 5000 pracowników wynosi 1,23 mln USD, podczas gdy średni koszt dla firm zatrudniających ponad 75000 pracowników to 2,71 ml USD, a więc mniejsze firmy wydają w przeliczeniu na jednego pracownika sześciokrotnie więcej.
Branża ma znaczenie. Firmy z branż, których działalność jest ściślej uregulowana przepisami, takich jak usługi finansowe, farmacja, telekomunikacja czy ochrona zdrowia, narażone są na wyższe koszty, wynoszące średnio 2,5 mln USD rocznie.
Największe wydatki to e-discovery, nadzór i audyt. Najwyższe wydatki związane z zapewnianiem zgodności z wymogami przepisów dla przechowywania nieustrukturyzowanych informacji ponoszone są na poszukiwanie, zabezpieczanie i analizowanie danych (e-discovery), nadzorowanie dostępu oraz audyt wewnętrzny. Koszty tych działań wynoszą łącznie 1,9 mln USD rocznie.
– Zebrane przez nas fakty świadczą o tym, że firmy wdrażające technologie ograniczające złożoność zarządzania plikami bądź woluminami wydają potem mniej na zapewnianie zgodności z wymogami prawnymi odnoszącymi się do przechowywania nieustrukturyzowanych informacji – mówi Larry Ponemon, prezes rady nadzorczej i założyciel Ponemon Institute.
Ciągłe zarządzanie i utrzymanie w ruchu systemów plików jest dla firm sporym obciążeniem. Novell zaleca więc wprowadzanie automatyzacji opartej na kontroli tożsamości. Ułatwi to zaplanowanie i zbudowanie takiej infrastruktury przechowywania danych, która bez utraty efektywności działania będzie spełniać wymagania przepisów i zapewni nadzór nad dostępem.
Oprogramowanie Novell File Management Suite do zarządzania plikami w oparciu o tożsamość to zestaw trzech technologii Novella zapewniających panowanie nad środowiskiem przechowywania plików poprzez wprowadzenie kontroli i optymalizację przechowywania plików w oparciu o tożsamość użytkowników.
Novell File Reporter analizuje systemy plików i dostarcza informacje o sposobach ich wykorzystania, służące do tworzenia polityk zapewniania zgodności z wymogami przepisów i zarządzania składowaniem danych.
Novell Storage Manager automatyzuje wszystkie czynności związane z administrowaniem przestrzenią wykorzystywaną przez użytkowników i grupy pracowników w oparciu o dostosowane do konkretnych wymogów polityki.
Novell Dynamic File Services optymalizuje wykorzystanie zasobów pamięci masowej, kierując mniej wartościowe pliki na tańsze urządzenia pamięci masowej, co pozwala obniżyć koszty i usprawnić obsługę kopii zapasowych.
Dzięki oprogramowaniu Novell File Management Suite firmy nie muszą „przechowywać wszystkiego” w celu spełniania wymagań przepisów czy audytu. Rozwiązanie Novella zapewnia skuteczne zarządzanie danymi przy jednoczesnym zmniejszeniu nadmiernych kosztów administracyjnych.
