Z przeprowadzonego przez spółkę ArchiDoc badania rynku outsourcingu wynika, że polskie przedsiębiorstwa najczęściej decydują się na powierzenie podmiotom zewnętrznym procesów z zakresu back-office. W 2008 r. 29% firm deklarowało, że korzysta z tego typu usług, a obecnie aż 48%. Na wyoutsourcowanie procesów back-office decydują się przeważnie: branża finansowa – 77% (59% w 2008 r.) oraz telekomunikacyjna (90% wskazań, ponad dwukrotny wzrost). W ciągu dwóch lat przedsiębiorstwa zamierzają zwiększyć wydatki na elektroniczne archiwum dokumentów oraz skanowanie.
Procesy back-office są administracyjną sferą działalności każdej firmy. Najczęściej są to obszary związane z przetwarzaniem dokumentacji, takie jak obsługa masowej korespondencji przychodzącej i wychodzącej (mailing room), skanowanie dokumentów, rejestracja danych w systemach informatycznych (data entry), optymalizacja procesów związanych z przetwarzaniem dużych ilości informacji, automatyzacja obiegu dokumentacji (workflow) oraz archiwizacja dokumentów papierowych.
Głównym obszarem, w którym stosuje się outsourcing back-office jest administracja, obsługa klienta oraz sprzedaż i marketing. Branża handlowa w głównej mierze outsourcuje obszary związane z obsługą administracyjną, a sektor produkcyjny chętnie wydziela na zewnątrz HR oraz obsługę księgową. Do najpopularniejszych usług z zakresu back-office należą przede wszystkim obsługa korespondencji wychodzącej i przychodzącej (55% wskazań) oraz elektroniczne archiwum dokumentów (52% badanych). Co czwarta firma związana z produkcją zleca wymienione obszary. Natomiast dla sektora telekomunikacyjnego istotne są procesy związane ze skanowaniem, a także obsługa kancelarii (po 56% wskazań).
Od 2008 r. wzrosły planowane wydatki na outsourcing back-office. Przedsiębiorstwa zamierzają przeznaczyć więcej funduszy m.in. na elektroniczny obieg dokumentów (28% wskazań) oraz rejestrację danych w systemach informatycznych (32% badanych, wzrost o 10% od 2008 r.). Znaczące zwiększenie wydatków na outsourcing back-office dotyczyć będzie przede wszystkim skanowania.
Z badań ArchiDoc wynika także, że prawie co trzecie przedsiębiorstwo decyduje się na outsourcing back-office z uwagi na możliwość skoncentrowania się podstawowej działalności firmy, zmniejszenia kosztów osobowych oraz kosztów związanych z obsługą dokumentacji. Decyzja o przekazaniu procesów back-office na zewnątrz jest także istotnym sposobem na usprawnienie procesu obiegu dokumentów.
