Zredukowali liczbę drukowanej korespondencji co najmniej o połowę. Teraz chcą komunikować się elektronicznie ze swoimi oddziałami. To kolejny obszar działania informatyzowany w Energetyce Cieplnej Opolszczyzny we współpracy z wrocławską spółką MIS.
W Energetyce Cieplnej Opolszczyzny funkcjonuje wdrożony przez MIS elektroniczny system obiegu korespondencji. Zarówno dla klientów zewnętrznych, jak i pracowników spółki oznacza to krótszy czas oczekiwania na załatwienie spraw.
– W branży związanej z dostarczaniem energii cieplnej i elektrycznej ważne jest szybkie tempo przepływu informacji – mówi Mateusz Bartusik, koordynujący wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów w ECO. – W tej chwili wszelkie dokumenty opracowywane w firmie krążą wyłącznie w wersji elektronicznej. Dopiero pisma wychodzące na zewnątrz spółki są drukowane. Ale przed wysłaniem dokumenty te są skanowane do systemu i tam archiwizowane. Oszczędzamy nie tylko czas, ale i pieniądze.
System, z którego w Energetyce Cieplnej Opolszczyzny korzysta ok. 300 pracowników, obejmuje także obieg dokumentów w przypadku na przykład nieobecności pracowników. – Wdrożenie ułatwia i przyspiesza dostęp do wiedzy, a także daje kontrolę nad realizacją poszczególnych zadań – mówi Marcel Kasprzak, prezes MIS SA. – W przypadku nieobecności pracownika zadanie może być kontynuowane przez inną osobę.
Dodatkowo MIS wdroży w ECO elektroniczny obieg faktur, dzięki któremu merytoryczna praca nad zawartością dokumentów finansowych odbywać się będzie tylko w wersji elektronicznej, natomiast papierowe faktury trafią bezpośrednio w jedno miejsce w spółce. Grupa ECO zamierza wprowadzić narzędzia IT do wszystkich swoich oddziałów i spółek zależnych.
– Dostarczamy energię cieplną do blisko 400 tysięcy odbiorców. Zależy nam na tym, by wszędzie obowiązywał taki sam wysoki standard obsługi – wyjaśnia Mateusz Bartusik.
Aplikacja mis-Partner21 dla Energetyki Cieplnej Opolszczyzny została zaprojektowana w oparciu o platformę Lotus Notes firmy IBM i zintegrowana z posiadanymi przez ECO systemami ERP. (ej)