Oczekiwania wobec interfejsu systemu zmieniają się z rolami pełnionymi w przedsiębiorstwie – takie są wnioski z analizy funkcjonowania systemu ERP w kilkuset przedsiębiorstwach.
W przeprowadzonym w marcu 2012 r. badaniu udział wzięli niezależni eksperci w dziedzinie użyteczności rozwiązań informatycznych z firmy UseLab oraz eksperci BPSC na co dzień współpracujący z firmami wykorzystującymi ich rozwiązania. Doświadczenia zdobyte w ramach działów wdrożeń, obsługi klienta, serwisu oraz rozwoju aplikacji zebrane zostały podczas dedykowanych warsztatów. W pracę nad analizą oczekiwań użytkowników zaangażowano kilkudziesięciu pracowników BPSC obsługujących w sumie kilkaset podmiotów.
Przejrzysta struktura funkcjonalna systemu, przyjazny interfejs oraz łatwy dostęp do bieżących danych to podstawowe oczekiwania, jakie pracownicy polskich przedsiębiorstw wiążą z wykorzystywanymi przez nich systemami ERP.
Firma BPSC przeanalizowała preferencje reprezentantów poszczególnych działów firm korzystających na co dzień z informatycznych systemów zarządzania przedsiębiorstwem i wskazuje, w którym kierunku podążać będzie interfejs systemów ERP.
Jak potwierdzają wyniki analizy BPSC, oczekiwania osób decyzyjnych co do sposobu zdobywania informacji z systemu klasy ERP (w tym menedżerów i specjalistów IT) znacznie różnią się od oczekiwań pracowników, którzy na co dzień korzystają z narzędzi systemowych.
Podstawową funkcją, której oczekują od interfejsu jest możliwość podglądu procesów zachodzących w firmie oraz szybkiego agregowania informacji o niej, podczas gdy szeregowi pracownicy w pierwszej kolejności cenią sobie łatwe wprowadzanie danych.
Jak wykazują analizy BPSC, w badaniu pojawiły się jednak wspólne preferencje wszystkich grup, dotyczące m.in. ergonomii interfejsu, możliwości łatwiejszego grupowania informacji oraz optymalizowania liczby funkcji dostępnych przez podstawowy ekran użytkownika.
Pracownicy operacyjni w pierwszej kolejności oczekują od interfejsu możliwości łatwego wprowadzania dokumentów (np. faktur), szybkiego dostępu do zestawień, a także podglądu spraw organizacyjnych (np. powierzonych zadań, dostępności innych osób zaangażowanych w ich realizację czy kwestii urlopów i zwolnień lekarskich). W przypadku pracowników operacyjnych zatrudnionych w magazynach czy na produkcji interfejs powinien ułatwiać wykonywanie prostych operacji już przy pierwszym kontakcie z oprogramowaniem, jak również szybkie zdobywanie nowych umiejętności związanych z jego użytkowaniem.
Menedżerowie wyższego stopnia natomiast na pierwszym miejscu stawiają możliwość szybkiego dostępu do zagregowanych w jednym miejscu wyników firmy oraz wskaźników i analiz finansowych. Od systemu ERP oczekują także łatwej analizy informacji o bieżących działaniach firmy oraz sytuacji jej kluczowych kontrahentów. Taka konstrukcja profilu użytkownika systemu ERP zbliża funkcjonalność interfejsu do portalu menedżerskiego. Takie myślenie o systemie ERP wynika z potrzeby wydelegowania niektórych decyzji na niższe szczeble zarządzania przedsiębiorstwem, aby top management mógł się skupić na zagadnieniach strategicznych.
– Decydując się na wybór systemu ERP, należy pamiętać, że zwrot z takiej inwestycji uwarunkowany jest m.in. łatwością korzystania z takiego rozwiązania. Zapewnia to bowiem kompletność i szczegółowość informacji wprowadzanych przez poszczególnych pracowników, a w konsekwencji większą kontrolę nad wszystkimi sferami funkcjonowania firmy – zauważa Andrzej Morawski, wiceprezes zarządu BPSC SA. – Systemy ERP w ostatnich latach oferowały użytkownikom przede wszystkim możliwość dostępu do rosnącej liczby obszarów funkcjonalnych. Obecnie zauważyć można trend w kierunku podnoszenia poziomu ergonomii oprogramowania. Łatwość dostępu do systemu wpływa na optymalne wykorzystanie funkcjonalności, przyspieszenie procesów biznesowych, a w konsekwencji na lepsze wyniki finansowe spółki.