Zarządzanie aplikacjami IT

Dzięki nowym narzędziom zarządzanie zasobami i inwestycjami IT staje się coraz prostsze i skuteczniejsze

Znaczna część osób piastujących stanowiska dyrektorskie i kierownicze postrzega informatykę jako czarną dziurę, która jest w stanie pochłonąć każdą inwestycję. Liczba dostępnych na rynku i zapowiadanych rozwiązań informatycznych sprawia, że decydentom często trudno wybrać najwłaściwsze.

Integracja systemów IT, nienadążanie informatyki za zmieniającymi się potrzebami biznesu oraz koszty informatyki to w ocenie większości ankietowanych najpoważniejsze wyzwania w ich pracy

Zła inwestycja w zakresie IT, podobnie jak wycofywanie się ze złej inwestycji, może uruchomić spiralę błędnych decyzji, które zakłócą pracę całego przedsiębiorstwa. W dodatku istotnym zagadnieniem jest integracja złożonych łańcuchów dostaw, dlatego wybór oprogramowania na dowolnym etapie rzutuje na sprawność całego łańcucha. Niepozorne decyzje zakupowe mogą wręcz zapowiadać przyszłe kłopoty.

Pod koniec 2005 r. firma analityczna AMR Research zapytała informatyków, jakie wyzwania w zakresie zarządzania systemami IT uważają za najpoważniejsze. Wśród odpowiedzi na czoło wysuwały się takie zagadnienia, jak integracja systemów IT, tempo nadążania informatyki za zmieniającymi się potrzebami biznesu oraz koszty IT. W ocenie większości dyrektorów IT lepsza widoczność i kontrola planowania rozwoju warstwy informatycznej pomogłyby w wyborze trafnych inwestycji.  

Dowodzi tego przykład pewnego przedsiębiorstwa produkcyjnego, którego budżet informatyczny był wprawdzie zbliżony do średniej w tej branży, ale aż 82% środków przeznaczano na obsługę i konserwację systemów IT, a jedynie 12% na inwestycje. W firmie przeważała zatem koncepcja podtrzymywania informatyki przy życiu oraz ograniczania wydatków na nowe produkty, czyli rezygnacja z korzyści, jakie dawałyby nowe rozwiązania. Co gorsze firma należała do sektora, w którym średni udział inwestycji w budżecie informatycznym wynosi 33%, nie tylko więc pozostawała w tyle za konkurencją, ale wręcz stała w miejscu, biernie obserwując rosnącą przepaść techniczną dzielącą ją od konkurencyjnych przedsiębiorstw.

Osoby odpowiedzialne za pion informatyczny w tej firmie nie zdawały sobie sprawy, że większość prac wykonywano na aplikacjach o ograniczonym wpływie na prowadzoną działalność przedsiębiorstwa. Należało zatem przeanalizować, które rozwiązania powinny zostać usunięte i do których nie warto już dopłacać (diagram: Analiza portfela posiadanych zasobów IT).

W co inwestować?

Z reguły od informatyków wymaga się, aby oprogramowanie wykonywało więcej zadań, niż pozwalają na to jego możliwości. Dyrektorzy przedsiębiorstw chcą zdobywać klientów, ograniczać koszty i zwiększać konkurencyjność. Realizacji tego typu celów często nie sprzyja jednak działające w przedsiębiorstwie zbiorowisko aplikacji, które są zazwyczaj słabo zintegrowane ze sobą i niełatwo je utrzymać.

Z kolei firmy opierające się na dobrym systemie ERP muszą równoważyć jego poważne i drogie modernizacje z możliwością szybkiego dodawania aplikacji uzupełniających. Podobnie właściwe miejsce w hierarchii wydatków na informatykę muszą znaleźć inicjatywy, które są niezbędne dla przedsiębiorstwa, ale nie mają bezpośredniego wpływu na jego wyniki, np. zapewnienie zgodności z przepisami, globalna integracja czy przeskok do nowej technologii.

Informatyka, która nadąża za potrzebami firmy, to zatem efekt optymalnego wykorzystania pieniędzy, które się na nią przeznacza. Kto posiadł sztukę trafnego inwestowania w zasoby informatyczne, ten może spodziewać się wyższych przychodów z działalności, a także pomyślnego rozwoju firmy.

Racjonalizacja inwestycji informatycznych ma na celu skorelowanie budżetu IT z planowanymi terminami i znaczeniem poszczególnych inwestycji

Z pomocą osobom odpowiedzialnym za informatykę przychodzi koncepcja zarządzania portfelem rozwiązań IT przedsiębiorstwa (IT portfolio management). Wywodzi się ona z takich koncepcji, jak pomysł firmy doradczej Boston Consulting Group, aby klasyfikować firmy na typy, np. „dojna krowa”, „gwiazda”, „znak zapytania” i „firma krzak”. Podobnie koncepcja zarządzania portfelem informatycznym ma na celu ocenę istniejących rozwiązań IT, a także zapewnia narzędzia do oceny wartości przyszłych inwestycji w tej dziedzinie. Dla dyrektorów IT to nie lada gratka, ponieważ nie tylko umożliwia wgląd w stan bieżących procesów informatycznych, ale również wprowadza pewien rygor w zakresie oceniania aktualnego stanu oraz planowania nowych procesów. Informatykom przydaje się swego rodzaju bicz wymuszający konsekwentną linię inwestowania w rozwiązania IT, którego niestety brakuje w wielu przedsiębiorstwach.

Ocena portfela

Ujęcie wydatków na informatykę w formie portfela oznacza m.in. następujące korzyści:

  • kontrola wydatków: wiadomo, na co wydawane są pieniądze, łatwo więc zmierzyć uzyskaną dzięki nim wartość dodaną;
  • ustalenie priorytetów według określonych kryteriów, takich jak wartość dodana inwestycji dla firmy, konieczność inwestycji czy zwrot z inwestycji, czyli typowych czynników o potencjale wzrostowym, branych pod uwagę w ocenie planowanych działań;
  • gwarancja przystawania inwestycji do celów firmy, co bywa zmorą wielu szefów IT.

Koncepcja zarządzania portfelem IT zapewnia korzyści poprzez analizę dwóch następujących obszarów:

Portfel aplikacji: ocena wydatków na systemy IT pod kątem wnoszonej przez nie wartości dodanej. Stosowane kryteria to także czynniki niefinansowe, takie jak stopień stabilności, użyteczności oraz przestarzałości systemów IT.

Portfel projektów: ocena planowanych wydatków, w wyniku której inwestycje mają zapewniać firmie realizację nowych zadań, z możliwością dalszego unowocześniania i aktualizowania zastosowanych technik oraz aplikacji, a jednocześnie uwzględniać konieczność ograniczania kosztów informatyki.

Analiza portfela posiadanych zasobów informatycznych pozwala ocenić, w które systemy warto nadal inwestować, a które nie wnoszą

do firmy wartości dodanej i mogą zostać wycofane

Nie od dziś los producentów zależy od trafnych inwestycji, które w najwyższym stopniu odpowiadają rzeczywistym potrzebom ich przedsiębiorstw, a jednocześnie generują najwyższą wartość dodaną. Czy istnieje zatem lepsza droga niż konsekwentna racjonalizacja wydatków na aplikacje i projekty IT? W przedsiębiorstwach, które okazały się liderami w dziedzinie zarządzania portfelem IT, racjonalizacja wydatków na istniejące rozwiązania przyczyniła się do obniżenia kosztów informatyki o 2–5%, podniesienia produktywności o 25–50% oraz umożliwiła przeznaczenie dodatkowych 10–15% budżetu IT na projekty o znaczeniu strategicznym.

Koncepcja racjonalizacji planowanych wydatków na IT (diagram: Priorytety planowanych inwestycji IT) ma na celu skorelowanie budżetu IT z planowanymi terminami i znaczeniem poszczególnych inwestycji. Oczywiście można posłużyć się również innymi zestawieniami, np. uwzględniającymi stopień użyteczności aplikacji w przełożeniu na wyniki przedsiębiorstwa czy koszty utrzymania systemów IT.

Wprawdzie w wielu firmach zakłada się, że tego rodzaju racjonalizację można prowadzić w oparciu o posiadane zasoby i funkcjonujące procesy, ale „ręczna” metoda alokowania zasobów i inwestycji IT ma jednak istotne ograniczenia. Niełatwo informatykom ogarnąć różnorodne wydatki na funkcjonowanie i aktualizację istniejących systemów IT oraz plany inwestycji w zakresie nowego oprogramowania. Ponieważ trafny wybór nowych technik i narzędzi informatycznych to dla przedsiębiorstwa jeden z kluczowych procesów biznesowych, jego automatyzacja wydaje się jak najbardziej wskazana.

Wszechstronne aplikacje zarządzające w ramach spójnego modelu i procesu obsługują wszelkie aspekty „ładu informatycznego”, planowania i oceny inwestycji

Narzędzia do zarządzania…

Aplikacje do zarządzania portfelem informatycznym mają w ofercie tacy dostawcy, jak IBM, HP, CA. Nieprzypadkowo firmy te są jednocześnie czołowymi dostawcami infrastruktury i systemów IT. Oferowane przez nie wszechstronne aplikacje zarządzające w ramach spójnego modelu i procesu obsługują wszelkie aspekty „ładu informatycznego”, planowania i oceny inwestycji w następujących czterech obszarach:

  • zarządzanie wg zapotrzebowania i finansowe, uwzględniające budżetowanie i obsługę wniosków o nowe inwestycje,
  • zarządzanie zasobami, włącznie z harmonogramowaniem pracy i przydziałem pracowników;
  • zarządzanie projektami i wiedzą;
  • zarządzanie aktywami, cyklem życia aplikacji, rozliczeniami księgowymi.

Większość dostawców rozwiązań do zarządzania portfelem IT zapewnia również szkolenia i usługi w zakresie optymalizacji tego procesu, szczególnie w dziedzinie aplikacji służącej do obsługi zapotrzebowania na rozwiązania informatyczne, która dopiero zdobywa popularność wśród klientów.

Na co mogą liczyć przedsiębiorstwa, które zdecydują się na system zarządzania portfelem IT? Przede wszystkim poddając ten jeden z podstawowych procesów biznesowych swego rodzaju standaryzacji, należy spodziewać się większej spójności, dyscypliny i rygorystycznego przestrzegania określonej strategii rozwoju warstwy informatycznej przedsiębiorstwa. Ponadto lepiej sprawdzają się procesy i narzędzia wbudowane w systemy IT. Firmy, w których funkcjonują pewne procesy racjonalizacyjne, wdrażając aplikacje typu Portfolio Management, z powodzeniem normalizują procesy w obrębie całych globalnych sieci informatycznych.

Kilka przedsiębiorstw, w których tendencja ta przejawia się najwyraźniej, poszło nawet o krok dalej, stosując omawiane narzędzia nie tylko w zakresie planowania inwestycji informatycznych, ale wręcz jako element planowania ogólnofirmowego budżetu inwestycyjnego. W takim ujęciu modernizację systemu ERP traktuje się jako inwestycję na równi z wybudowaniem nowego zakładu produkcyjnego, a fundusze kieruje się na te projekty, które wróżą największy zwrot z inwestycji. 

Ewolucja technik IT utrudnia podejmowanie trafnych decyzji inwestycyjnych

W natłoku codziennych sygnałów o postępach konkurencji, zmianach popytu i konieczności cięcia kosztów łatwo stracić kontrolę nad jakością i użytecznością inwestycji IT. Warto jednak pamiętać, że informatyczny kręgosłup przedsiębiorstwa to nie instalacja wodociągowa, w której wystarczy odkręcić główny zawór, aby do zakładu produkcyjnego popłynęła woda. W informatyce nie ma głównego włącznika, którego naciśnięcie sprawia, że do każdego działu przedsiębiorstwa dociera odpowiednia „mieszanka” aplikacji i funkcji.

Aby zasoby IT nadążały za zmieniającymi się potrzebami biznesowymi, informatycy muszą korzystać z narzędzi, które pomogą im zmierzyć wartość systemów funkcjonujących w firmie i porównać je z innymi rozwiązaniami dostępnymi na rynku. Decyzje inwestycyjne w tym zakresie nie muszą opierać się na prywatnych przekonaniach czy sympatiach informatyków, ale stanowić element konsekwentnie realizowanej strategii rozwoju warstwy informatycznej.

Koncepcja zarządzania portfelem rozwiązań IT za pośrednictwem aplikacji znajduje odzwierciedlenie w wielu aspektach funkcjonowania przedsiębiorstwa, a szczególne usługi oddaje w sytuacjach, w których wybór najwłaściwszego rozwiązania zależy od ogromnej liczby czynników. Dzięki nowym narzędziom zarządzanie zasobami i inwestycjami IT staje się coraz prostsze i skuteczniejsze.

Autor: David Caruso, MBT USA