Z Axaptą wygodniej

Szynaka-Meble, producent mebli zatrudniający ponad 750 osób, to chyba najlepszy przykład dużej firmy, która dzięki wdrożeniu systemu ERP potrafi dostosować się do zmian na rynku równie szybko jak małe spółki

  Szynaka-Meble jest producentem mebli kuchennych, mieszkaniowych, biurowych i sklepowych. Początki firmy sięgają 1957 r., kiedy rodzina Szynaka założyła niewielki zakład rzemieślniczy w Lubawie. Teraz ponad 80% produkcji trafia na zagraniczne rynki, do Niemiec, Austrii, Czech, Szwajcarii, Słowacji, Rosji, Ukrainy i Łotwy.

 Do montażu prostego mebla potrzeba kilkadziesiąt różnych części, a każda z nich musi spełniać odpowiednie normy techniczne. W przypadku każdej części należy złożyć zamówienie i monitorować zmianę jej cenowej wartości. To istotne dla precyzyjnego zaplanowania wydatków. Kontrola kosztów i produkcji kilkunastu mebli miesięcznie jest stosunkowo prosta. Zadanie komplikuje się, gdy produkcja rośnie w tysiące wyrobów każdego tygodnia. Niełatwo ręcznie sterować cyklem produkcyjnym, w dodatku trudno się ustrzec pomyłek, a czasem i wydatków.

W miarę rozwoju

Przed wdrożeniem systemu ERP firma przyjmowała zlecenia telefonicznie, faksem lub za pomocą e-maili. Tymi samymi kanałami komunikacji przepływały między działami firmy informacje m.in. o finansowych należnościach, dacie dostarczenia wyrobów czy wielkości sprzedaży z rozległej sieci dystrybucji. Tylko w Polsce Szynaka współpracuje z 265 punktami sprzedaży, a przecież jej produkcja trafia jeszcze do salonów rozrzuconych na obszarze od Moskwy po  zachodnie Niemcy. Dane często spływały w kilkudniowych odstępach, co dodatkowo utrudniało szybkie, spójne raportowanie i podejmowanie na tej podstawie strategicznych decyzji.

Z tymi niedogodnościami firma próbowała sobie radzić m.in. za pomocą arkusza Excel i przestarzałego systemu DOS-owego, który jednak nie obsługiwał produkcji – jednego z najważniejszych działów. Dodatkowym utrudnieniem było, że każdy dział pracował w oparciu o własne, niezintegrowane programy, własne kartoteki i niespójne bazy danych.

Porządkowanie danych było niezwykle czasochłonne i nieraz wymagało od kierowników, zwłaszcza tych odpowiedzialnych za część technologiczną i produkcyjną, samodzielnego wizytowania innych działów i spisywania na papierze informacji o zamówionym wyrobie. Ponieważ nie było centralnego systemu, który by na bieżąco zbierał wszystkie dane, trzeba było przeszukiwać dokumenty.

Takie same problemy występowały podczas wykonywanego ręcznie księgowania. Znalezienie właściwego dokumentu zajmowało sporo czasu. Pod koniec nieraz okazywało się, że ceny, wielkości i normy, jakie materiały muszą spełniać, są już nieaktualne. Brak zarządzania danymi w czasie rzeczywistym narażał Szynaka-Meble na ryzyko podjęcia niewłaściwych decyzji. W magazynie zalegały niepotrzebne materiały, za które firma wcześniej zapłaciła, albo okazywało się, że złożono za małe zamówienie. To z kolei zwiększało ryzyko, że klient nie otrzyma produktu na czas.

Manoj Nair

prezes

Innovation Group

Brak zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzaniem stał się szczególnie dotkliwy, gdy Szynaka-Meble przejęła oddział w Wolsztynie, zajmujący się produkcją mebli kuchennych. W warunkach szybkiego rozwoju należało zatem wprowadzić w firmie nowoczesny system zarządzania.

Jest dobry doradca, są i korzyści

Szynaka-Meble brała pod uwagę kilka systemów, takich jak Teta, iScala, Impuls i Simple. Ostatecznie zarząd firmy, kierując się rekomendacjami i pozycją rynkową produktu, wybrał system Axapta. Jego wdrożeniem zajął się Creative Innovation Group z Warszawy, licencjonowany partner Microsoftu.

Implementacja rozpoczęła się od szczegółowej analizy biznesowej, podczas której odkryto i scharakteryzowano wszystkie punkty zapalne w firmie. Niezwykle istotne okazało się włączenie do projektu siedmiu głównych użytkowników Szynaka-Meble, m.in. szefów działów: produkcyjnego, technologicznego i finansowego, którzy sprecyzowali oczekiwania wobec systemu i najbardziej odpowiadające im rozwiązania.

– Taka forma współpracy bardzo nam odpowiada, ponieważ każda firma ma własną specyfikę, a pracujący w niej ludzie doskonale znają procesy na co dzień zachodzące w ich firmie – mówi Manoj Nair, prezes Creative Innovation Group.

Składające się na system moduły są ze sobą zintegrowane, a ewidencja prowadzona jest w jednym centralnym systemie. Jednocześnie umożliwiono zdalną pracę w technice AOS, dzięki czemu cała firma może pracować z jedną, centralną bazą dla wszystkich oddziałów, podczas gdy wcześniej wykorzystywano wiele niespójnych programów i kartotek z różnymi danymi. Z technicznego punktu widzenia administrowanie jednym, centralnym systemem jest prostsze. Dlaczego?

– Dzięki elastyczności Axapty nasz dział IT może tworzyć nowe raporty i funkcje bezpośrednio w jednym, zintegrowanym systemie. W ten sposób mój dział sprawniej obsługuje pozostałe działy w firmie – mówi Krzysztof Węgłowski, IT Manager, kierownik wdrożenia systemu Axapta w Szynaka-Meble.

W dodatku dzięki modułowi Record Level Security centralny system jest zabezpieczony. Administrator może ukrywać wybrane rekordy z tabeli przed nieupoważnionym użytkownikiem. Na przykład ekspedient z salonu sprzedaży w Katowicach widzi na monitorze komputera wyłącznie swoje zamówienia i wielkość sprzedaży, ale nie ma dostępu do informacji o obrotach i zamówieniach w innych miejscach działania spółki. Takie rozwiązanie daje pewność, że poufne informacje nie dostaną się w niepowołane ręce.

Dzięki zastosowaniu jednego systemu udało się także zoptymalizować procesy planowania, uzyskać dokładniejszą kontrolę procesów biznesowych, szybsze i jakościowo lepsze raportowanie, a także pełną obsługę rachunkowości zarządczej. Zintegrowany system Axapta w dowolnym momencie zapewnia zarządowi dostęp do wszystkich informacji i przygotowywanych na ich podstawie analiz. Czekanie na zbiorcze dane przestało być palącym problemem.

Zyskały na tym działy produkcji i technologii. Rozliczenie produkcji w Axapcie ustawiono „pod serie produkcyjne”. – To wygodne rozwiązanie dla firm branży meblarskiej, można bowiem grupować produkcję pod względem typu produktu – wyjaśnia Krzysztof Węgłowski. Dzięki temu Szynaka-Meble może dokładnie rozliczać zużycie materiałów.

Inna ciekawa funkcja to kalkulator, za pomocą którego na podstawie podanego wymiaru, na przykład blatu, system automatycznie oblicza zużycie pozostałych materiałów, takich jak klej, obrzeża czy okleina. To pozwala dokładnie zaplanować rzeczywistą ilość materiałów potrzebnych do produkcji. W dodatku kierownik technologii nie musi sprawdzać ich ceny, odwiedzając za każdym razem dział zamówień. System na bieżąco generuje i automatycznie udostępnia takie dane. Jeśli jednak okaże się, że w magazynie zalegają nadwyżki, wówczas system wskazuje, na jaką linię produkcyjną można przesunąć półprodukty.

To się opłaca

Szynaka-Meble czerpie z oprogramowania o wiele więcej korzyści. System Axapta z jednej strony integruje wszystkie obszary firmy, a z drugiej – i to jest jego kolejną zaletą – umożliwia wydzielenie zakładu produkcyjnego w Wolsztynie i poddanie go odrębnej analizie lub w połączeniu z zakładem z Lubawy.

Udogodnień doczekał się także dział sprzedaży. Dzięki systemowej kontroli wszystkich etapów logistycznych nie ma opóźnień w dostawach. Wysyłki są automatycznie planowane na podstawie zamówień sprzedaży. Wcześniej było to niemożliwe. Aby zaplanować wysyłkę, kierownik działu musiał się przebić przez stertę papierowych dokumentów, co nie tylko było czasochłonne, ale też zwiększało ryzyko pomyłki. Dzięki systemowi udało się wyeliminować to niebezpieczeństwo.

A co jeszcze, oprócz bieżącej aktualizacji danych, kontrolowania produkcji i trzymania kosztów w ryzach, zyskała firma dzięki wdrożeniu Axapty? – System Axapta dał nam możliwość pełnej obsługi w systemie rachunkowości zarządczej – wyjaśnia Roman Chołaściński, dyrektor ds. finansowych w Szynaka-Meble.

W dodatku moduł OLAP (OnLine Analytical Processing), umożliwiający przeprowadzanie szczegółowych i wielopoziomowych analiz biznesowych, jest swoistym doradcą zarządu w podejmowaniu najważniejszych decyzji. Program zestawia na bieżąco w wielowymiarowej strukturze wszystkie informacje o czasie, kosztach, produkcji, dostawcach materiałów i klientach. Dane mogą być filtrowane według różnych kryteriów, co pozwala dostrzec nowe trendy w otoczeniu firmy.

Wyniki analiz przedstawiane w różnych symulowanych wariantach służą więc za wskazówkę podczas podejmowania decyzji w krótszym i dłuższym okresie. Tym cenniejszą, że prezes zarządu, nie opuszczając gabinetu, może nie tylko samodzielnie przeprowadzać analizy, ale także śledzić na monitorze swego komputera, jak na tle podjętych i planowanych ruchów będzie się zmieniać stan środków pieniężnych firmy. Bez narzędzia OLAP byłoby to o wiele trudniejsze na coraz bardziej konkurencyjnym rynku.

Ramię w ramię

Wdrożenie systemu Axapta w Szynaka- Meble objęło: finanse, handel, środki trwałe, logistykę, planowanie, zarządzanie magazynem, produkcję, a także kadry i płace. Firma wykorzystuje również kilka narzędzi wbudowanych w system Axapta, m.in. moduł Record Level Security, zabezpieczający dostęp poszczególnych użytkowników do poufnych danych.

Implementację systemu rozpoczęto na początku 2004 roku. Pierwszy etap wdrożenia zakończył się w lipcu 2005 roku, drugi cztery miesiące później. W sumie wdrożono 17 modułów. W systemie pracuje obecnie 39 użytkowników jednocześnie.

W styczniu 2006 r. podpisano umowę serwisową, na mocy której Creative Innovation Group zobowiązała się wspierać Szynaka-Meble swym doświadczeniem. W pierwszym półroczu 2006 r. Szynaka-Meble zaplanowała migrację do wyższego Service Packa systemu Axapta i dokupienie licencji dla kolejnych użytkowników. Widzi potrzebę wprowadzania następnych nowych rozwiązań np. do usprawniania systemu magazynowania (automatyczna identyfikacja wyrobów za pomocą kodów kreskowych) czy rozliczania wydajności pracowników na poszczególnych stanowiskach pracy.