Producent branży energetycznej wdrożył pakiet aplikacji QAD, aby usprawnić przepływ informacji, optymalizację zapasów, zarządzanie produkcją w toku
Firma Donako SA działa na rynku globalnym. Jest producentem komponentów oraz narzędzi specjalnych wykorzystywanych do produkcji generatorów prądu i silników, a także dostawcą usług inżynieryjnych w zakresie produkcji hydrogeneratorów.
Spółka została wydzielona z byłego Dolmelu w 1994 r. pod nazwą ABB Donako sp. z o.o. W wyniku przekształceń własnościowych w latach 2000–2006 zmieniła się struktura właścicielska i nazwa spółki. Obecnie głównym udziałowcem Donako SA jest fundusz inwestycyjny Innova Capital.
Sztandarowe produkty spółki to komponenty do produkcji zielonej energii – pakiety stojana do generatorów wiatrowych (około 14% produkcji światowej liczonej w MW) oraz blachy stojana i wieńca wirnika do hydrogeneratorów, np. do największej elektrowni wodnej na świecie – San Xia – Trzy Przełomy w Chinach.
Potrzeby informatyzacji
W związku z dynamicznym rozwojem spółki zarząd Donako zdecydował się na wdrożenie systemu wspomagającego zarządzanie QAD Enterprise Applications. Celem projektu było usprawnienie przypływu informacji między poszczególnymi działami oraz wsparcie procesu podejmowania decyzji. W efekcie powstało w pełni zintegrowane rozwiązanie, które umożliwiło stworzenie unikatowego systemu automatycznego planowania produkcji oraz integrację wcześniej rozproszonych obszarów systemu IT.
Przed wdrożeniem systemu ERP firma Donako korzystała z rozproszonego systemu, który składał się z kilku odrębnych aplikacji. Po stronie sprzedażowej było to oprogramowanie do fakturowania, po stronie zarządzania pracownikami korzystano z programu HR. W księgowości i w zakresie zarządzania materiałami wykorzystywano kolejne aplikacje, a na poziomie technologicznym i planowania produkcji stosowano w znacznej mierze standardowe programy MS Office – w szczególności Word, Excel i Access. Decyzje z jednego obszaru nie przechodziły w prosty sposób do drugiego, co automatycznie wiązało się z koniecznością duplikowania pewnych operacji i wymuszało dodatkową pracę. Generowało to dodatkowe koszty i nie pozwalało usprawniać procesów decyzyjnych w spółce.
– Zależało nam, żeby nie rozbudowywać sfery administracyjnej, ale usprawnić przepływ informacji oraz skupić się na samej produkcji – wyjaśnia Mateusz Żeleźnik, kierownik projektu wdrożenia systemu ERP w Donako. – Dlatego zdecydowaliśmy się na wdrożenie zintegrowanego systemu QAD.
– System QAD powstał z myślą o firmach produkcyjnych – mówi Paweł Daszkiewicz, dyrektor ds. realizacji, QAD Polska. – Pomaga w usprawnieniu zarządzania procesami produkcyjnymi, siecią dostawców, finansami, obsługą klienta, technologią oraz kontrolą wydajności. Rozwiązanie to zapewnia Donako dostęp do informacji, w których czas ma zasadnicze znaczenie, niezbędnych do planowania działań w przyszłości i realizowania założonych celów biznesowych. Dodatkowo zapewnia niezbędną funkcję zarządzania operacjami i zasobami produkcji zarówno w firmie, jak i jej otoczeniu.
Wybór systemu
Ze względu na rozproszenie systemu IT przepływ informacji między działami firmy był utrudniony. Poszczególne komórki podejmowały decyzje na podstawie zgromadzonej przez siebie wiedzy. Duża ilość inform
acji i ich zmienność utrudniała wymianę danych między poszczególnymi działami, a w konsekwencji optymalizację zarządzania na poziomie spółki. Ze względu na istotny wzrost obrotów konieczne było zebranie wszystkich informacji w jednym miejscu i usprawnienie procesu decyzyjnego.
Paweł Daszkiewicz
dyrektor ds. realizacji
QAD Polska
– Roczna sprzedaż Donako przekracza 140 mln zł, z czego ponad 50% to koszty materiałów. Dlatego optymalizacja zapasów jest dla nas szczególnie istotna – wyjaśnia Mateusz Żeleźnik. – Proces produkcyjny realizujemy średnio w 3 tygodnie, dlatego bardzo ważne okazało się zarządzanie produkcją w toku, co skutecznie wspiera system QAD.
Na decyzję o wyborze systemu wpłynęły gwarantowane przez dostawcę korzyści, takie jak krótki czas wdrożenia, zakres oraz unikatowy system automatycznego planowania produkcji. Dodatkowym atutem była lokalizacja obu firm we Wrocławiu, co usprawniło komunikację.
– Przed przystąpieniem do projektu wdrożenia przeprowadziliśmy gruntowny proces ewaluacji dostawców systemu klasy ERP. Wzięliśmy pod uwagę przede wszystkim relację poniesionych kosztów w stosunku do oferowanych funkcji – mówi Mateusz Żeleźnik.
|
Korzyści z wdrożenia
|
Mocne strony rozwiązania
Wdrożony system informatyczny wspiera kluczowe procesy biznesowe firmy zarówno w obszarze planowania produkcji, technologii, zaopatrzenia, jak i w finansach i księgowości. Aplikacja umożliwia przyjęcie zapytania ze strony klienta i szybkie przetworzenie go w zamówienie sprzedaży.
W sferze produkcji system QAD wspiera proces od momentu stworzenia dokumentacji konstrukcyjno-technologicznej przez emisję dokumentacji warsztatowej na poszczególne wydziały aż do momentu rozliczenia wszystkich prac związanych z danym projektem.
W obszarze zaopatrzenia system jest wykorzystywany od chwili stworzenia i elektronicznego obiegu zapotrzebowań zakupowych aż do przyjęcia dostawy i stworzenia raportu wiarygodności dostawców. Na płaszczyźnie finansowo-księgowej aplikacja zapewnia śledzenie skutków księgowych wszelkich zdarzeń gospodarczych, a w kontrolingu – dostarczenie zintegrowanych informacji zarządczych w zakresie kontrolingu operacyjnego, a w szczególności możliwość badania rentowności konkretnych projektów.
Wprowadzenie modułu APS – Preactor umożliwia planowanie poszczególnych operacji związanych z wykonaniem wyrobu i podzespołów oraz dostępnością materiałów. Pracę kierownictwa usprawniło wdrożenie modułu CorVu, który umożliwia pogłębione analizy i raportowanie w dowolnym obszarze funkcjonalnym spółki, w szczególności dotyczące rentowności i stanu realizacji projektu. Aplikacja została zintegrowana z MS Project, co umożliwiło przedstawienie stanu realizacji projektu i jego prezentację klientowi. System oferuje również pełną obsługę procesów projektowania na zlecenie w środowisku ETO (Engineer to Order) i MTO (Make To Order).
– Zgodnie z metodą wdrożenia QAD wybrano rozwiązanie polegające na przeszkoleniu od 5 do 10 kluczowych użytkowników w poszczególnych obszarach systemu – opowiada Mateusz Żeleźnik. – Wybrani pracownicy przeszli szkolenie w pierwszym półroczu, zanim system został uruchomiony. W kolejnych etapach ustalili oni parametryzację bazy danych, a także przekazywali wiedzę pozostałym użytkownikom systemu, do którego kupiono 75 licencji.
Wszystko pod kontrolą
System wspiera kontrolę działań w stosunku do założonych procesów. Pracownicy firmy mają świadomość słabych punktów, które wymagają usprawnienia.
– Zintegrowany system informatyczny zapewnia korzystanie z kompleksowych zasobów spółki. Przed wdrożeniem bazowaliśmy na systemie „wyspowym”. Informacje pochodziły z kilku oddzielnych aplikacji i nie były ze sobą w żaden sposób powiązane, w wyniku czego mogło dochodzić do pewnego rodzaju przekłamań – podsumowuje Mateusz Żeleźnik.
Firma Donako ma sprecyzowaną wizję rozwoju wdrożonego systemu informatycznego, szczególnie w zakresie rejestracji czasu pracy oraz wykorzystania intranetu. Zamierza wdrożyć dodatkowy system typu workfl ow usprawniający komunikację w newralgicznych momentach, gdy podjęcie decyzji lub poprawne uzupełnienie danych w systemie zależy od kilku osób, a wprowadzenie danych do systemu ERP wymaga koordynacji działań pracowników w krótkim czasie i w ściśle określonej sekwencji.
Ale już teraz system IT zapewnia firmie Donako pełną kontrolę działania i pomaga utrzymywać pozycję na coraz bardziej konkurencyjnym rynku XXI w.
|
Przejście z systemu wyspowego IT na zintegrowany
Jakim wyzwaniom musiał sprostać system ERP w przypadku tego wdrożenia? Czy był na nie przygotowany, czy konieczne były jakieś modyfikacje, dostosowanie do potrzeb klienta?
Artur Sawicki konsultant biznesowy QAD
– System QAD został wdrożony we wszystkich obszarach działania firmy. Donako to duże przedsiębiorstwo, większość pracowników to osoby pracujące w dziale produkcji. Na wdrożenie nie mieliśmy zbyt dużo czasu – i to było pierwsze wyzwanie, któremu udało się sprostać. System został uruchomiony zgodnie z zaplanowanym terminem. Oczywiście, przez pierwszych kilka miesięcy po uruchomieniu jego praca była optymalizowana.
Kolejne wyzwanie to obszar najtrudniejszy zwykle dla systemów informatycznych, czyli wsparcie tworzenia nowego produktu i jego wyceny. Produkty Donako są niepowtarzalne – mamy do czynienia z typowo projektową produkcją. W większości przypadków jednak pewne informacje udaje się „wydobyć” z dotychczas realizowanych projektów. Żeby nie utracić tego olbrzymiego know-how firmy, należało dane o technologii i produktach przenieść do nowego systemu, a wcześniej przekonwertować je do uniwersalnej wersji elektronicznej, odfiltrować kluczowe dane i oczyścić.
Donako to bardzo nowocześnie zarządzana firma, gdzie dużo decyzji podejmowanych jest na średnich szczeblach zarządzania. Żeby podejmować dobre decyzje, menedżerowie muszą mieć dostęp do wiarygodnych i aktualnych danych, a nie mają czasu na studiowanie standardowych raportów zawierających wiele zbędnych danych. W związku z tym musiało powstać sporo raportów dostosowanych do ich potrzeb. Po pewnym czasie pracownicy Donako opanowali doskonale obsługę modułu raportującego i sami są w stanie tworzyć potrzebne raporty.
Jakie zalety ma wersja eB2?
– Dodanych zostało sporo nowatorskich rozwiązań funkcjonalnych. Jednym z najciekawszych usprawnień jest moduł Lean Manufacturing, który zapewnia zachowanie dużej elastyczności działania firmy (w wyniku stosowania metod Lean Management), nie tracąc informacji o tym, co dzieje się aktualnie na produkcji (np. stany magazynowe produkcji w toku).
Inne usprawnienia to dodanie modułu Business Intelligence wykorzystującego technologię OLAP (wielowymiarowa hurtownia danych). W nowszym wydaniu tej wersji eB2.1 dodano również zupełnie nowy interfejs obsługi systemu oparty na technologii .NET. To elastyczne narzędzie zapewniające użytkownikom łatwą i szybką obsługę systemu. Otwiera ono również aplikację na wymianę danych z systemami zewnętrznymi. W ramach tego interfejsu firma przygotowała mapy procesów, które pozwalają użytkownikom nawigować zgodnie z realizowanym na danym stanowisku procesem. Kliknięcie na każdej „chmurce” procesu prowadzi pracownika do konkretnych kartotek lub raportów systemu.
Co udało się usprawnić w fazie optymalizacji wdrożenia w Donako? W fazie optymalizacji wspólnie udało się skupić na następujących obszarach:
Obecnie wspólnie z Donako myślimy o przyszłości. Planujemy kolejne projekty, które mają sprawić, że system będzie wykorzystywany jeszcze bardziej efektywnie.
Czy wszystkie dodatkowe moduły pochodzą od QAD?
– Moduł APS (Advanced Planning and Scheduling) został stworzony przez strategicznego partnera QAD firmę Preactor. Pochodzi ona z Wielkiej Brytanii. W Polsce QAD jest kluczowym partnerem Preactora. Mamy wspólnie zrealizowanych kilkanaście wdrożeń. Łączne wdrożenie systemu QAD i APS pozwala osiągnąć firmie najwyższy poziom efektywnego wykorzystania wszelkich zasobów w firmie. Zapewnia również elastyczność w reagowaniu na nieprzewidziane zdarzenia mogące mieć wpływ na realizowany harmonogram produkcji.
Jak układała się współpraca na etapie wdrożenia?
– W projekcie zastosowana została nasza własna metoda wdrożenia Q-Advantage. Jest to sprawdzony w kilku tysiącach firm produkcyjnych na świecie sposób prowadzenia projektu. Zakłada on nadrzędny cel: zrealizować jawnie zdefiniowane cele projektu w zakładanym budżecie i czasie. Jak w każdym projekcie były lepsze i gorsze momenty naszej współpracy.
To, co udało się osiągnąć wspólnie z zespołem Donako, jest dla nas bardzo ważne. Klient jest również usatysfakcjonowany z tego, co udało się uzyskać.
Firma ta dzięki wdrożonemu systemowi ma dostęp do wszelkich potrzebnych informacji. Informacje te są:
Dane pojawiające się w raportach są przefiltrowane i odbiorca nie musi wyszukiwać wśród wielu zbędnych dla niego danych tych, które mogą być ważne. Zawsze aktualne raporty są automatycznie rozsyłane drogą mailową do poszczególnych osób. |
Autor: Elżbieta Jaworska, MSI Polska