Wiele firm – wspólna platforma

V-Desk firmy PrimeSoft Polska sp. z o.o. w Grupie Kapitałowej PBG SA

Firma PBG SA zajmuje się projektowaniem, wykonawstwem oraz renowacjami rurociągów i urządzeń do transportu ropy naftowej, gazu ziemnego, wody i ścieków, infrastruktury dla ciepłownictwa oraz infrastruktury do magazynowania paliw. Spółka prowadzi również działalność w obszarze budownictwa kubaturowego i drogowego.

Od 2 lipca 2004 r. spółka notowana jest na warszawskiej Giełdzie Papierów Wartościowych, a od 15 czerwca 2007 r. wchodzi w skład indeksu WIG20 skupiającego 20 największych spółek notowanych na warszawskim parkiecie oraz równolegle, od maja 2007 r. – w uznanym na całym świecie składzie indeksu MSCI Emerging Markets.

Firma rozpoczęła działalność w 1994 r. jako przedsiębiorstwo rodzinne, działające w branży gazowniczej. W wyniku konsekwentnej realizacji długoterminowej strategii rozwoju i dynamicznych zmian stała się spółką działającą w wielu obszarach, specjalizującą się w nowoczesnych technologiach oraz metodach zarządzania.

Aktualnie wokół spółki PBG SA skupia się grupa kapitałowa, w skład której wchodzą m.in. firmy Hydrobudowa Włocławek SA, powstała z połączenia podmiotu Hydrobudów Włocławek i Śląsk, która już wkrótce zmieni nazwę na Hydrobudowa Polska, Hydrobudowa 9 Przedsiębiorstwo Inżynieryjno- Budowlane SA, Infra sp. z o.o., słowacka spółka Gas&Oil Engineering s.r.o., PBG Dom sp. z o.o. czy Dromost sp. z o.o.

Zarządzanie dużą, rozproszoną terytorialnie grupą firm działających w różnych branżach wymaga niewątpliwie wdrożenia strategii rozbudowania efektywnej struktury informatycznej, opartej na wspólnie wypracowanych standardach. Zadanie to jest szczególnie trudne ze względu na fakt akwizycji kolejnych podmiotów gospodarczych, co oznacza wielość i heterogeniczność systemów informatycznych.

W 2003 r. zarząd firmy PBG SA (działającej jeszcze wtedy pod nazwą Technologie Gazowe Piecobiogaz sp. z o.o.) podjął decyzję o wdrożeniu platformy obiegu dokumentów. Wybrany został system V-Desk firmy PrimeSoft Polska.

Ewa Kędra, PBG SA, zastępca dyrektora

w PBG oraz spółkach z Grupy 

Geneza projektu

Zanim przejdziemy do scharakteryzowania obecnego zakresu wykorzystania systemu V-Desk, przyjrzyjmy się genezie projektu.

– Rok 2003 był okresem intensywnych przygotowań do debiutu giełdowego jak również przystosowania naszej organizacji do planowanych przejęć kapitałowych. Jednym z problemów, jakie dostrzegaliśmy, była narastająca konieczność usprawnienia obiegu dokumentów, w szczególności faktur. Poszukiwaliśmy narzędzia, które szybko i skutecznie pozwoli zautomatyzować proces obiegu i akceptacji dokumentów fi nansowych. Odpowiedzią na zapotrzebowanie był projekt firmy PrimeSoft Polska proponującej wdrożenie elektronicznego obiegu tych dokumentów na tworzonej wówczas platformie V-Desk. Pierwotnie podchodziliśmy do tej propozycji z dość dużą rezerwą – na tyle dużą, że w okresie testowym pracowaliśmy równoległe z dokumentacją papierową i elektroniczną. Dość szybko jednak dostrzeżone zostały zalety wdrożonego rozwiązania i sami użytkownicy postulowali jak najszybszą rezygnację z obiegu papierowego.

Początkowo objęliśmy systemem 120 osób, ale dość szybko liczba użytkowników zaczęła wzrastać. Zaczęły się również pojawiać pierwsze pomysły objęcia systemem V-Desk innego typu dokumentów i procesów. Co najważniejsze, rozwój systemu stymulowali sami użytkownicy.

Jakie zatem były kolejne kroki w wykorzystaniu aplikacji V-Desk w państwa firmie?

– Rozwój systemu V-Desk w PBG SA, a właściwie już w GK PBG, odbywał się dwutorowo. Z jednej strony definiowaliśmy nowe procesy oraz obejmowaliśmy systemem kolejne obszary działalności przedsiębiorstwa, z drugiej – system V-Desk sukcesywnie wspierał nowo przejmowane przez GK PBG firmy. Elastyczność rozwiązania i łatwość administrowania umożliwiła samodzielne w ramach zespołu IT lub we współpracy z firmą PrimeSoft Polska rozszerzenie instalacji o nowe obiegi.

W ten sposób wsparcie w systemie odnalazły procesy biznesowe od PR, obszaru szkoleń, HR, po realizację przedsięwzięć, zakupy, zgłoszenia serwisowe. Akwizycja danych za pomocą systemu V-Desk w większości spółek z GK stanowi podstawę wiarygodnej informacji controllingowej, tak niezbędnej do efektywnego zarządzania realizowanymi przedsięwzięciami jak i całym przedsiębiorstwem. Taka architektura rozwiązania zapewniła skrócenie drogi od faktury do wyniku firmy. Dane zbierane w poszczególnych krokach procesów zaimplementowanych w systemie gromadzone są i przetwarzane w ramach korporacyjnego rozwiązania klasy business intelligence, a wizualizowane za pomocą centralnego systemu raportowania GK – codziennie stanowią niepodważalne źródło informacji zarządczej i podejmowania decyzji.

Realizując akwizycję kolejnych spółek, nie decydowaliśmy się na zmianę wykorzystywanych przez nie systemów. V-Desk dzięki krótkiemu czasowi wdrożenia oraz łatwości integracji stał się pomostem, zapewniającym przepływ danych pomiędzy zróżnicowanymi systemami w ramach Grupy Kapitałowej. Uzyskiwanie zagregowanych danych jest szczególnie istotne z punktu widzenia obowiązków PBG SA jako uczestnika obrotu giełdowego. W ramach systemu V-Desk generujemy między innymi raporty umów na potrzeby wykonywania przez spółkę obowiązków informacyjnych.

Jak pani ocenia wdrożenie z perspektywy działu IT – z jakimi wyzwaniami technicznymi musieli się państwo zmierzyć?

– System V-Desk nie charakteryzuje się wysokimi wymaganiami sprzętowymi, natomiast pierwotnie przygotowana platforma sprzętowa optymalizowana była dla ok. 200 użytkowników i co najwyżej kilku procesów. Obecnie aktywnie pracuje z systemem ponad 800 osób, z czego znaczna część z lokalizacji oddalonych: Katowic, Warszawy czy Szczecina. To pociągnęło za sobą nie tylko konieczność przebudowania serwerów, ale i zapewnienia odpowiednich łączy. Zarządzanie systemem na poziomie użytkownika końcowego znacznie ułatwia nam natomiast oparcie podstawowego interfejsu na przeglądarce WWW.

Korzyści z wdrożenia

Dla Filipa Kolendo, koordynującego wdrożenie z ramienia PrimeSoft Polska, jak zawsze niezwykle ważna jest ostateczna opinia klienta patrzącego na prace przez pryzmat ich wymiernych efektów. Podsumowując pierwsze efekty wdrożenia, prezes PBG SA Jerzy Wiśniewski podkreślił ustabilizowanie i skrócenie o ok. 50% czasu obiegu dokumentów pomimo wzrostu ich ilości.

Podobne korzyści z przeprowadzonego wdrożenia dostrzegł Jerzy Dusiło, dyrektor biura finansowego w jednej ze spółek zależnych, który ocenił, że w wyniku wdrożenia systemu V-Desk proces obiegu faktur w Hydrobudowie Śląsk został zoptymalizowany i skrócony z dotychczasowego przedziału 3–6 tygodni do 2–3 dni. Należy podkreślić, że sam proces wdrożenia systemu V-Desk w Hydrobudowie Śląsk był znacznym wyzwaniem i ostatecznie niejako zaprzeczył obiegowym opiniom o czasochłonności wdrożeń systemów klasy workflow|DMS. – W związku z włączeniem spółki do grupy PBG pojawił się formalny wymóg dostarczenia danych do skonsolidowanego raportu finansowego za II kwartał 2006 r. – wspomina Jerzy Dusiło. – 20 maja 2006 r. właściciel wraz z zarządem Hydrobudowy Śląsk (obecnie Hydrobudowa Włocławek) podjął decyzję o natychmiastowym wdrożeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk.

System V-Desk został zainstalowany na serwerze w Poznaniu, w siedzibie PBG SA, głównej spółki grupy kapitałowej. Między katowicką centralą Hydrobudowy Śląsk SA (obecnie połączona z Hydrobudową Włocławek SA) a Poznaniem skonfigurowane zostało stałe łącze zapewniające użytkownikom komfortową pracę. V-Desk jest również udostępniony w oddziałach spółki oraz na budowach przez łącza internetowe. Od decyzji biznesowej do produkcyjnego uruchomienia systemu minęły zaledwie 2 tygodnie. W ciągu następnych dni trwały szkolenia użytkowników. W systemie V-Desk po 20 dniach od startu wdrożenia pracowało 110 pracowników.

Patrząc wstecz na początki pracy z workflow V-Desk, łatwo dostrzec ogromną zmianę w zakresie i sposobie korzystania z systemu. Pierwsze miesiące po uruchomieniu to praca kilkudziesięciu użytkowników w jednej lokalizacji – w głównej siedzibie firmy, w Wysogotowie k. Poznania. Uruchomione zostały procesy obiegu i akceptacji faktur kosztowych oraz kompletacji atestów technicznych. Stopniowo modelowane i uruchamiane były kolejne procesy (część własnymi siłami działu IT dzięki narzędziom dostarczonym z systemem), tj. umowy, delegacje, wnioski premiowe, faktury sprzedażowe, reklamacje, zapotrzebowania IT, szkolenia i wiele innych. Aktualnie uruchomionych jest kilkadziesiąt procesów zarządzanych przez system V-Desk.

Wraz z rozwojem firmy oraz tworzeniem grupy kapitałowej płynnie dołączane były kolejne spółki i lokalizacje: Włocławek, Katowice, Szczecin, Warszawa. Z systemu V-Desk pracownicy korzystają również bezpośrednio z wielu miejsc realizacji inwestycji, w tym poza granicami naszego kraju.

System V-Desk był pierwszym systemem informatycznym wspólnym dla grupy kapitałowej, wdrażanym w kolejnych podmiotach. Za jego pomocą propagowane i integrowane były procedury zarządzania firmą. O takim wyborze decydowały funkcjonalność i elastyczność systemu, który bardzo dobrze wpasowywał się w specyfikę każdego nowego podmiotu, centralne zarządzanie systemem oraz bardzo krótki czas potrzebny na skonfigurowanie od podstaw nowych obszarów i podmiotów (kilka tygodni). Niewątpliwie również intuicyjność systemu, dzięki której szkolenia użytkowników trwają kilkanaście, kilkadziesiąt minut, przyczyniła się do prowadzonej z sukcesem ekspansji rozwiązania.

Skalowalność systemu V-Desk zapewniła też kilkakrotny wzrost liczby użytkowników (ok. 800 aktywnych) oraz jeszcze większy przyrost obciążenia, związany z dodawaniem nowych funkcji i coraz intensywniejszym wykorzystywaniem systemu przez poszczególnych pracowników.

Artykuł pod redakcją

Elżbiety Jaworskiej, MSI Polska