Wybór konkretnego rozwiązania informatycznego wspomagającego działanie firmy zawsze jest dużym wyzwaniem ze względu na związane z jego specyfiką zmiany w sposobie funkcjonowania przedsiębiorstwa, a także poniesione koszty. Z reguły oznacza związanie się z dostawcą na wiele lat.
Kolejna decyzja dotyczy wyboru podmiotu, który będzie to wdrożenie przeprowadzać. Na rynku funkcjonują dwa modele. W pierwszym wdrożenie realizuje któryś z partnerów producenta, w drugim – odpowiedzialność za ten proces przyjmuje sam producent. Przyjrzyjmy się korzyściom wynikającym z drugiego modelu.
Odpowiedzialność za produkt i markę
Niewątpliwą zaletą wdrażania oprogramowania przez konsultantów producenta jest ich przygotowanie merytoryczne. Kompetencje pracowników producenta oprogramowania są wysokie i stale weryfikowane. Mają oni doświadczenie i wiedzę o działaniu oprogramowania nie tylko w wybranych segmentach rynku.
W przypadku producenta działającego w skali globalnej to doświadczenie zebrane z wielu różnych rynków w licznych krajach, bazujące na wdrożeniach w dziesiątkach tysięcy przedsiębiorstw o odmiennym profilu działania. To daje gwarancję, że bez względu na to, w którym kraju działa przedsiębiorstwo, podczas wdrożenia zastosowano te same standardy. Są one bowiem takie same na całym świecie, wszędzie tam, gdzie firma jest obecna ze swoimi usługami. Stąd m.in. wynika ceniony u klientów profesjonalizm wdrożenia i wysoka jakość świadczonych usług.
– Jeżeli zależy nam na rozwiązaniu wysokiej jakości, wdrożonym w profesjonalny sposób, którego twórcy czerpią z najlepszych praktyk na całym świecie, to wybieramy dostawcę – producenta. Jeśli zaś system informatyczny nie jest istotny w naszym przedsiębiorstwie, możemy narazić się na częstą zmianę dostawcy, który danym projektem zajmuje się przy okazji innych działań i jest uzależniony od decyzji producenta. Oczywiście mamy do tego prawo – mówi Jacek Kowalak, dyrektor ds. sprzedaży Exact Software Poland.
Wdrażanie oprogramowania to proces, w trakcie którego trzeba rozwiązać wiele problemów związanych chociażby z migracją danych, odwzorowaniem firmowych procesów w systemach informatycznych czy jak najlepszym dostosowaniem funkcji narzędzi dostarczanych z systemami do konkretnych potrzeb. Aby oprogramowanie spełniało swoją funkcję, przed jego uruchomieniem w trybie produkcyjnym konieczne jest przeprowadzenie cyklu szkoleń, podczas których pracownicy mogą nauczyć się efektywnego korzystania z nowych systemów informatycznych, którymi będą posługiwać się na co dzień w swojej pracy.
Jakość szkolenia i wiedza, którą pracownicy z niego wyniosą przełoży się na efektywność funkcjonowania przedsiębiorstwa. Szkolenia prowadzone przez producenta to nie tylko okazja, by poznać ogólne zasady korzystania z dostarczonych narzędzi. To możliwość przekazania unikatowej wiedzy producenta o wszystkich aspektach funkcjonowania systemu i udzielenia odpowiedzi na ewentualne wątpliwości, pojawiające się podczas korzystania z systemów w codziennej pracy. Na przykład uwagi mogły zostać zgłoszone w firmie X na drugiej półkuli i ta informacja może trafić do pracowników jeszcze przed podjęciem pracy w systemie, dzięki czemu da się uniknąć czasochłonnej procedury pytania o sposób rozwiązania problemu.
Odpowiedzialność jednej firmy za produkt
W przypadku oprogramowania wspomagającego pracę firmy ważne jest stałe wsparcie systemów tak istotnych dla jej funkcjonowania, jak oprogramowanie ERP czy CRM. Przedsiębiorstwo może lepiej planować swój rozwój, jeśli ma pewność, że firma wdrażająca nie zniknie nieoczekiwanie z rynku, wymuszając poszukiwanie nowego partnera, co oznacza utrudnienia w funkcjonowaniu.
Upadek firmy – producenta oprogramowania jest mniej prawdopodobny. Z reguły jest to duża firma i nie zniknie z rynku tak szybko jak mała firma partnerska, co daje gwarancję stałości współpracy. Dodatkowym atutem jest dostęp do nowych wersji systemów oraz ulepszeń wynikających zarówno z rozwoju oprogramowania i stosowania nowych technologii informatycznych, jak i pojawiania się rozwiązań będących odpowiedzią na dynamiczne zmiany dyktowane przez rynek czy chociażby pojawienie się przepisów prawnych, wymuszających zmianę dotychczasowego sposobu funkcjonowania firmy.
Nie bez znaczenia jest też jakość świadczonej pomocy technicznej. Gwarancją rozwiązania nawet najdrobniejszych problemów technicznych jest bezproblemowy kontakt ze specjalistami producenta, czyli z osobami, które brały udział w tworzeniu wdrożonych w firmie systemów informatycznych, w związku z czym znają ich możliwości i działanie od podszewki.
Zapytania do centrali
Każda firma jest inna i nie we wszystkich przypadkach wdrożenia przebiegają lub kończą się bez problemów. Czasem klient miał inną wizę działania oprogramowania lub spodziewał się innych efektów. Wątpliwości tego rodzaju można wyjaśnić na miejscu z konsultantami przeprowadzającymi wdrożenie. W sytuacji jednak, gdy firma wdrażająca jest jednocześnie producentem oprogramowania, swoje zastrzeżenia i uwagi klient może zgłaszać wprost do centrali, do osób zaangażowanych w projektowanie architektury oprogramowania i tworzenie jego kodu. Uruchomienie tej szybkiej ścieżki zapewnia skrócenie czasu oczekiwania na rozwiązanie problemów, które się pojawiły i utrudniają efektywne funkcjonowanie firmy.
Wiem, za co płacę
Wśród czynników, które rozważa każda firma, zwłaszcza w kontekście obecnej sytuacji gospodarczej, jest kwestia kosztów. Recesja skłania do cięcia kosztów wszędzie tam, gdzie to możliwe. Ale w przypadku oprogramowania, które ma wspierać działanie przedsiębiorstwa i służyć rozwijaniu biznesu, oszczędzanie może okazać się działaniem, które obróci się przeciwko samej firmie.
– To tak, jak z wyborem wina. Możemy kupić kilka butelek w markecie i pewnie zaspokoimy „pragnienie”, a w przypadku złego wyboru łatwo zmienimy dostawcę. Jeżeli jednak jest to istotny element przyjęcia, kolacji etc., to włożymy nieco pracy w wyszukanie specjalizowanego dostawcy (może nawet winnicy), który nie zajmuje się jednocześnie sprzedażą chemii gospodarczej i tanich narzędzi. Mamy gwarancję, że kupujemy od specjalistów to, co jest ich pasją i sensem życia. To, nad czym pracują wiele lat, często pokoleń, i jest to wartość, za którą trzeba zapłacić, ale rezultat jest nieporównywalny – podkreśla Jacek Kowalak.