V-Desk w firmie budowlanej

Firma PrimeSoft Polska sp. z o.o., dostawca systemów elektronicznego obiegu i archiwizacji dokumentów, zakończyła wdrożenie systemu V-Desk w firmie budowlanej Jordan SA.

Firma Jordan SA jest przedsiębiorstwem budowlanym realizującym od wielu lat roboty w zakresie infrastruktury komunikacyjnej oraz ochrony środowiska. Prężnie działa na rynku polskim od 1989 r., posiada wyspecjalizowaną kadrę inżynierską i techniczną, a także bogaty park maszynowy.

Wdrożeniem systemu V-Desk objęto głównie dokumenty finansowe (obieg faktury zakupu), umowy (archiwum umów) oraz pisma przychodzące (elektroniczna książka kancelaryjna).

Duży nacisk w projekcie został również położony na udoskonalenie obszaru związanego z raportowaniem kosztów poszczególnych inwestycji firmy Jordan SA. Raporty tworzone są na podstawie wcześniej zarejestrowanych i zaakceptowanych w systemie faktur. Ta funkcja zapewniła firmie Jordan SA skrócenie i usprawnienie czasu tworzenia, analizy, kontroli i rozliczania projektów/inwestycji, umożliwiła ewidencjonowanie w jednej bazie wszystkich projektów/inwestycji, do których po nadaniu odpowiednich uprawnień mogą mieć dostęp zainteresowane osoby. Cały mechanizm związany z bieżącą kontrolą wydatków usprawnił przepływ informacji, a także przyspieszył dostęp do dokumentów.

Informacje, jakie kadra zarządzająca uzyskuje dzięki wdrożonemu systemowi V-Desk, są niezwykle ważne ze względu na możliwość śledzenia efektywności zarządzania firmą. Kontrola podejmowanych decyzji i ponoszonych wydatków powinna być prowadzona na bieżąco, co firma Jordan SA obecnie realizuje.

Niezwykle istotnym elementem wdrożenia było również udostępnienie systemu użytkownikom mobilnym, czyli kierownikom budów. Taka informatyzacja zapewniła wsparcie płynności procesu rejestracji zamówień. Kierownicy bezpośrednio z miejsca realizowanej inwestycji mogą składać zamówienia przez system V-Desk na niezbędne im materiały, co znacznie skróciło czas realizacji zamówień oraz usprawniło proces zarządzania zakupami.

System V-Desk rozwiązał typowe problemy firm budowlanych związane z brakami materiałowymi, opóźnieniami dostaw czy nadmiernymi zapasami.

Dodatkową korzyścią wynikającą z wdrożenia rozwiązania, oprócz rozliczania kosztów materiałowych (również według cen jednostkowych z wykorzystaniem odpowiednich jednostek miary), jest możliwość rozliczania na poszczególne projekty/inwestycje również roboczogodzin pracowników oraz rozliczania wykorzystanej bazy sprzętowej, co daje to pełen obraz i analizę poniesionych kosztów.