Do roku 2020 e-faktury mają stać się dominującą metodą dystrybucji dokumentów w Unii Europejskiej. Dla przedsiębiorstw fakturowa rewolucja to wyzwanie, ale i perspektywa wymiernych korzyści. Według szacunków analityków powszechne stosowanie elektronicznych dokumentów w ciągu pięciu lat może przynieść oszczędności rzędu 240 mld euro.
Obierając nową strategię „Europa 2020”, Komisja Europejska przedstawiła wizję konkurencyjnej gospodarki rynkowej, czerpiącej korzyści oparte na tzw. społeczeństwie cyfrowym. Za cel oraz sztandarową inicjatywę przyjęto masowe wprowadzenie fakturowania drogą elektroniczną.
W Polsce powołano Krajowe Wielostronne Forum Elektronicznego Fakturowania. Jego zadaniem jest przedstawienie do 2013 r. oceny obecnego stanu funkcjonowania e-faktur oraz propozycji uregulowania wewnętrznego prawodawstwa w stosunku do obowiązującego w Unii Europejskiej. Wszystko po to, by pozyskać rekomendacje do wdrożenia Europejskiej Agendy Cyfrowej, według której do 2020 r. zgodne z prawem e-faktury będą dominującą metodą dystrybucji dokumentów stosowaną w całej unii.
Wyzwania i oszczędności
Perspektywa zmian w obrocie fakturami ma odzwierciedlenie w planach inwestycyjnych przedsiębiorców. Właściciele firm coraz powszechniej dostrzegają, że dokument sprzedażowy w wersji elektronicznej już nie tylko nie stanowi problemu (66% Polaków deklaruje chęć otrzymywania rachunków za pośrednictwem Internetu), ale znacząco wpływa na budżet (według obliczeń ekspertów Deloitte średniej wielkości firma jest w stanie zaoszczędzić nawet do 150 tys. euro rocznie). Dziś wdrożenie e-faktury oznacza znaczne zmniejszenie nakładów na prowadzenie działalności, oszczędność czasu, a także skuteczny nadzór nad płatnościami. Co najważniejsze, cały proces przebiega zgodnie z przepisami prawa.
Oczywiście nadchodzące zmiany stanowią niemałe wyzwanie inwestycyjne. Niebawem właściciele firm będą decydować o wybraniu dostawców IT. To ważne wyzwanie dla Mercus Software sp. z o.o. – przedsiębiorstwa informatycznego z grupy kapitałowej KGHM. Firma, przygotowując się do nowych wyzwań oraz bieżących potrzeb usprawniania procesu płatności, wzbogaciła swoje portfolio produktów o aplikację e-faktura. Podstawowym zadaniem takiego rozwiązania jest usprawnienie całego procesu generowania i dystrybucji dokumentów sprzedażowych oraz zmniejszenie kosztów poprzez zmianę formy wysyłki z papierowej na elektroniczną.
Korzyści jest dużo więcej, m.in.:
– zwiększenie szybkości i efektywności dostarczanej elektronicznie korespondencji,
– ograniczenie kosztów ponoszonych na archiwizację dokumentów papierowych,
– efektywniejsza współpraca z partnerami biznesowymi,
– zapewnienie bezpieczeństwa korespondencji dzięki funkcji bezpiecznego podpisu elektronicznego.
Aplikacja na miarę czasów
Wystawianie e-faktury dzięki systemowi Microsoft Dynamics AX nie zmusza przedsiębiorców do wdrażania wśród pracowników nowych zasad czy podejmowania dodatkowych czynności. Aplikacja na podstawie jednorazowych ustawień wczytuje wszystkie informacje do mającego powstać dokumentu. Tak rozpoczęty mechanizm generowania e-faktury kończy się po złożeniu podpisu kwalifikowanego. W efekcie powstaje plik PDF, opatrzony znacznikiem czasu oraz podpisem cyfrowym, który jest spełniającą wymagania prawne fakturą elektroniczną i może zostać wysłany do klienta. Wszystkie dane pobierane są automatycznie, dzięki czemu proces przebiega szybko i bez zakłóceń. To system pilnuje, by zrealizowane były wszelkie kroki wymagane do zgodności dokumentu z prawem.
Dzięki takim rozwiązaniom dostosowanie się do wymagań unijnych przestaje stanowić wyzwanie dla przedsiębiorstwa. Niewątpliwie rozpowszechnienie elektronicznej dystrybucji faktur jest tylko kwestią czasu. Na szczęście przedsiębiorstwa mają w zasięgu ręki narzędzia na miarę strategii „Europa 2020”. Wystarczy po nie sięgnąć.
- W Unii Europejskiej wystawia się ok. 17 mld faktur rocznie (źródło: Itella Group)
- W Polsce przed zmianami prawnymi odnotowano wysyłkę tylko 1,5 mld faktur (źródło: Itella Group)
- 90% brytyjskich, 80% estońskich i prawie 70% duńskich firm wysyła e-faktury. Polskie przedsiębiorstwa idą w tym samym kierunku (źródło: Itella Group)
- 45% polskich internautów deklaruje, że chętnie korzystałoby z elektronicznych form dostarczania rachunków (źródło Money.pl)
- Według szacunków w 2011 r. około 4,9 miliona europejskich przedsiębiorstw i 75 miliona konsumentów wymieniło łącznie ponad 3 mld faktur elektronicznych. To na przełomie lat lawinowy wzrost – niemal o 150 konsumentów i firm więcej niż w 2008 r. (źródło: Raport E-Invoicing/E-Biling in Europe, 2011r.)