System w modzie

Przedsiębiorstwo Reporter odnosi sukcesy m.in. dzięki przemyślanej polityce informatyzacji, czego wyrazem jest zakończony w 2007 r. pierwszy etap wdrożenia systemu IFS Applications

Firma Reporter jest jednym z czołowych producentów i dystrybutorów odzieży w Polsce. Jej produkty znane są także poza granicami kraju. Obsługa produkcji realizowanej w trzech krajach azjatyckich (Bangladeszu, Indiach, Chinach) oraz dystrybucja w niemal całej Europie Wschodniej wymagają odpowiedniej szybkości, precyzji i jakości. A takie cechy jest w stanie zapewnić odpowiednio dobrany system informatyczny wspomagający zarządzanie oraz procesy logistyczne. W dodatku zarząd Reportera zdecydował się wprowadzić firmę na warszawską Giełdę Papierów Wartościowych, co skłoniło go do poszukiwania rozwiązań gwarantujących rozwój firmy oraz zyski obecnym i przyszłym inwestorom.

– Kluczowym zagadnieniem była reorganizacja firmy w obszarze procesów operacyjnych – mówi Marek Grolik, prezes Reportera. – Przenieśliśmy produkcję w region azjatycki, co spowodowało konieczność współpracy międzynarodowej, a to z kolei wymusiło zmiany w działalności operacyjnej – strukturze organizacyjnej, oszacowaniu i zdobyciu odpowiednich kompetencji przez ludzi i firmy współpracujące. Wykonując głębokie analizy procesów biznesowych i wybiegając w przyszłość, stwierdziliśmy, że w firmie niezbędne są zmiany nie tylko w zakresie operacyjnym, ale także w procesach logistyki i magazynowania. To wymuszało odpowiednią obsługę informatyczną.

Zaczęto więc szukać rozwiązania, które będzie efektywnie wspierać działanie firmy przynajmniej przez najbliższych kilka lat. Sytuację komplikował fakt, że w ramach jednolitego systemu informatycznego funkcjonować powinna nie tylko centrala firmy, ale i spółki franczyzowe (także za granicą) oraz biuro w Chinach, zarządzające procesem produkcji i logistyki. W dodatku Reporter współpracuje z różnymi fabrykami. Niektóre z nich stosują zaawansowane informatyczne narzędzia projektowe, do innych projekty należy dostarczyć w formie papierowych szablonów. Nie ma więc mowy o zastosowaniu jednolitego standardu informatycznego w obszarze projektowania wzorów. – Naszym marzeniem jest współpraca z takimi firmami, które stosują nowoczesną informatykę na każdym etapie produkcji, gdyż skraca to cykl produkcyjny i upraszcza wymianę informacji – dodaje Marek Grolik. 

Potrzeba matką… wdrożenia

W firmie Reporter dokładnie przeanalizowano zasoby informatyczne i zebrano wiele uwag zarówno operacyjnych od użytkowników, jak i stricte informatycznych. Chodziło głównie o szybkość pracy dotychczasowych aplikacji oraz brak rozwiązań perspektywicznych, gwarantujących poprawną obsługę procesów biznesowych w dynamicznie rozwijającym się przedsiębiorstwie. W wyniku analizy okazało się, że należy znaleźć odpowiednie rozwiązanie informatyczne, które pomoże firmie sprostać wyzwaniom stojącym przed nią w niedalekiej przyszłości.

Na przełomie lat 2002/2003, po analizie procesów biznesowych, podjęto decyzję o wdrożeniu nowoczesnego systemu informatycznego. – W tamtym czasie skala działania przedsiębiorstwa była znacznie mniejsza i używane oprogramowanie dawało sobie radę z obsługą fragmentów działalności firmy – wspomina Adam Wiechoczek, główny informatyk Reportera. Poprzedni system informatyczny nie był tak kompleksowy, aby mógł w całości objąć niezbędne procesy biznesowe. Obsługiwał przede wszystkim gospodarkę magazynową, dystrybucję w stosunkowo wąskim zakresie oraz finanse i księgowość. Już w momencie jego uruchamiania okazało się, że zasoby magazynowe są niewystarczające, bowiem niemal jednocześnie z zakupem systemu nastąpił poważny rozwój firmy – zwiększenie powierzchni magazynowej w różnych lokalizacjach.

– Wkrótce po implementacji systemu podjęliśmy pierwsze próby informatyzacji salonów sprzedaży – dodaje Adam Wiechoczek. – Rozpoczęliśmy od sieci sklepów własnych, które były wówczas zarządzane przez spółkę Reporter Shops. Pierwsze próby wdrożenia odbyły się we wrześniu 2003 r. Do końca kwietnia 2004 r. udało nam się uruchomić własną sieć sklepów i dzięki temu od maja 2004 r. mamy 100% danych z transakcji detalicznych (asortyment, wszelkie dane statystyczne związane ze sprzedażą).

Informacje te posłużyły do przeprowadzenia analiz oraz lepszego planowania kolekcji. Po raz pierwszy zarząd firmy uzyskał zwrotną informację z każdego punktu sprzedaży, czego wcześniej nie było. Przedtem wszelkie dane bazowały na informacjach uzyskanych ze sprzedaży hurtowej. Inną korzyścią było wyeliminowanie zagrożeń pochodzących z Internetu, wszystkie sklepy pracowały bowiem w wewnętrznej sieci VPN. W tym też czasie zastosowano telefonię VoIP, co pozwoliło znacząco obniżyć koszty połączeń, zwłaszcza międzynarodowych.

W kwietniu i maju 2007 r. dokonano migracji sklepów do nowego rozwiązania K2SQL firmy Kamil, które zapewnia m.in. dodatkowe analizy udostępnione na poziomie sklepu. Rozwiązanie stosowane wcześniej nie miało takiej funkcji, oferowało jedynie analizy na poziomie centrali.  

Na horyzoncie – IFS

– Pod koniec 2005 r. została podjęta decyzja o szukaniu nowego rozwiązania software’owego, umożliwiającego implementację zasobów logistycznych, które chcieliśmy wdrożyć – opowiada Adam Wiechoczek. – Prace rozpoczęły się w styczniu 2006 r. Wybraliśmy firmę konsultingową InfoConsulting, która miała pomóc zarówno w wyborze przedsiębiorstwa wdrożeniowego i systemu, jak i w negocjacjach oraz audycie wdrożenia. W lutym i marcu 2006 r. prowadziliśmy analizę bieżących procesów zachodzących w przedsiębiorstwie.

Odbywały się wówczas liczne konsultacje w firmie, podczas których pracownicy zdefiniowani jako kluczowi użytkownicy w określonych obszarach opowiadali o przepływie procesu w swoim obszarze. Notatki z tych spotkań zostały wykorzystane do zbudowania map, które odzwierciedlały całościowy przepływ procesów w firmie. Na podstawie tych map procesów przygotowano specyfikację wymian, do której dołączono dodatkowe założenia, uwzględniające przewidywane zmiany w przepływie procesów, w szczególności w magazynie wysokiego składowania.

Ta specyfikacja była jednym z załączników do zapytania ofertowego, które zostało rozesłane do ok. 12 dostawców oprogramowania. Część merytoryczna zapytania zawierała ok. 1300 pytań (w formie testów wyboru). Odpowiedzi posłużyły do oceny przesłanych ofert zarówno pod względem merytorycznym, jak i formalnym. Wybrano IFS Applications.

Umowa podpisana z IFS była dwustopniowa – pierwsza część dotyczyła budowy koncepcji wdrożenia, natomiast druga – bezpośrednio wdrożenia systemu, zakupu licencji oraz serwisu. W sierpniu 2006 r. rozpoczęto tworzenie koncepcji wdrożenia.

Od koncepcji do wdrożenia

Po podpisaniu umowy do pracy przystąpił dział consultingu IFS. Powołano zespół wdrożeniowy, w którym pracowało stale 9 osób, natomiast w miarę doraźnych potrzeb dokooptowano kilkanaście dodatkowych osób. – Już na początku zdawaliśmy sobie sprawę, że wdrożenie jest dużym wyzwaniem, głównie z powodu bardzo krótkiego czasu, jaki mieliśmy do dyspozycji – wspomina Ewa Jodłowska, Project Manager z krakowskiego biura IFS Poland. – Termin uruchomienia systemu wyznaczono bowiem na 10 stycznia 2007 r., wtedy powinny działać główne procesy operacyjne. Było to spowodowane faktem, że jesienią wypływały z Chin statki z towarem, który miał być przyjęty już w nowym systemie. Dodatkową trudnością była zmiana siedziby firmy w związku z jej gwałtownym rozwojem. 

Marek Grolik, prezes zarządu firmy Reporter

Istotnym elementem, który przyczynił się do sukcesu wdrożenia, było duże zaangażowanie ze strony zarządu firmy Reporter. – Udział członków zarządu w przygotowaniu projektu rozwiązania, w mapowaniu procesów biznesowych oraz szybkie podejmowanie niezbędnych decyzji to była istotna pomoc dla zespołu wdrożeniowego – dodaje Ewa Jodłowska. – Na podkreślenie zasługuje także doskonała znajomość procesów w firmie przez głównego informatyka Adama Wiechoczka, co pozwalało na znaczne przyspieszenie prac, zwłaszcza analitycznych.

Adam Wiechoczek,

główny informatyk Reportera

Wdrożenie przebiegało zgodnie z wypracowaną przez IFS metodą Application and Implementation Methodology. Podzielono je na dwa główne etapy, co wynikało z ograniczenia czasowego. W pierwszej części zostały uruchomione moduły IFS Finanse, IFS Zasoby Ludzkie (część administracyjna) i IFS Płace. W modułach magazynowych uwzględniono nową lokalizację magazynów oraz ich znacznie większą pojemność.

– We wdrożeniu korzystaliśmy też z doświadczeń kolegów ze Szwecji, którzy realizowali podobne wdrożenia w branży odzieżowej – wyjaśnia Ewa Jodłowska.

 Ewa Jodłowska, Project Manager

z krakowskiego biura IFS Poland

Drugi etap, który obecnie realizuje Reporter, obejmuje moduły IFS Zasoby Ludzkie (część strategiczna), IFS CRM, IFS Produkcja – elementy takie jak Planowanie Popytu, IFS Business Performance – elementy takie jak Portal Korporacyjny oraz Zrównoważona Karta Wyników. Zakończenie planowane jest w drugiej połowie 2007 r. 

Wdrożenie wielofazowe

Pierwszy etap wdrożenia podzielony był na kilka faz. Pierwsza faza obejmowała organizację projektu i przygotowanie projektu rozwiązania, druga faza – przygotowanie rozwiązania, kolejna – przygotowanie do uruchomienia i uruchomienie produkcyjne. Po każdej fazie występuje tzw. punkt kontrolny, w którym weryfikowana jest poprawność zakończenia danej fazy i na tej podstawie podejmowana decyzja o przystąpieniu do kolejnej. Efektem pierwszej fazy jest projekt rozwiązania, drugiej – dokument projektu rozwiązania, trzeciej – protokoły z testów aplikacji, czwartej – protokół przygotowania do uruchomienia aplikacji oraz na końcu – protokół zakończenia wdrożenia.

Pierwsze prace, które zakończyły się przygotowaniem dokumentu projektu rozwiązania, trwały od sierpnia do końca września 2006 r. W kolejnych etapach przygotowano się do uruchomienia systemu. – Bardzo istotne w procesie wdrożenia było uświadomienie zespołowi wdrożeniowemu z firmy Reporter, na czym polega implementacja takiego projektu, jaka jest rola poszczególnych osób, jakie te osoby będą miały zadania i z czym wdrożenie się wiąże – mówi Ewa Jodłowska. – Dużą rolę odegrał tu prezes firmy Marek Grolik, który, bazując na doświadczeniach z dwóch wdrożeń, z jakimi miał do czynienia w swej karierze zawodowej, uświadomił zespołowi, na czym ta praca polega. Oprócz standardowych zadań bieżących i operacyjnych będą wykonywane prace projektowe, wymagające dodatkowego wysiłku.

Ostatnim etapem pierwszej fazy, po przeszkoleniu zespołu wdrożeniowego w zakresie standardowych funkcji aplikacji, było wypracowanie projektu rozwiązania, czyli dokumentu zawierającego opis procesów biznesowych, które będą realizowane w firmie Reporter w przełożeniu na aplikację. Gotowy i zatwierdzony dokument projektu rozwiązania powstał na początku października i rozpoczęło się przygotowanie rozwiązania. Na tym etapie należało przełożyć dokument projektu na aplikację, czyli m.in. wprowadzić wcześniej ustalone modyfi kacje, przetestować je i przygotować instrukcje stanowiskowe dla poszczególnych użytkowników końcowych. Ta faza została zakończona na przełomie listopada i grudnia 2006 r. W grudniu zakończono przygotowania do uruchomienia systemu. Zespół wdrożeniowy Reportera przejął inicjatywę od zespołu wdrożeniowego IFS. Przeprowadzał końcowe testy z użytkownikami, a zespół IFS wprowadzał korekty zgodnie ze zgłoszonymi uwagami. W tym czasie uruchomiono magazyn wysokiego składowania, a firma zmieniła siedzibę.

W styczniu 2007 r. jako pierwszy uruchomiono obszar HR, pensje za grudzień zostały więc obliczone w nowym systemie. Jako ostatni wystartował obszar logistyki, najbardziej złożony. Obsługa magazynu jest stale aktualizowana i uzupełniana zgodnie z bieżącymi potrzebami.

Warto podkreślić, że w momencie włączenia systemu IFS Applications wyłączono poprzedni system, nie było więc możliwości powrotu do niego w przypadku jakichś nieprzewidzianych perturbacji. Ale obawy okazały się nieuzasadnione – system od początku pracował bez zarzutu. – Stary system funkcjonuje jedynie w obszarze finansowym – w nim dokonuje się np. korekt faktur, które zostały wystawione przed wdrożeniem IFS Applications – wyjaśnia Marek Grolik.

IFS Applications ma budowę modułową. W firmie Reporter wdrożono rozwiązanie przeznaczone dla branży odzieżowej, obejmujące: finanse, kadry-płace (także kadry strategiczne, uwzględniające ścieżki kariery, kompetencje itp.), dystrybucję, retail dostosowany do potrzeb branży odzieżowej, planowanie kolekcji, obsługę tzw. showroomu (miejsca prezentacji i faktycznego zakupu kolekcji), integrację z systemami obsługi sprzedaży detalicznej POS. 

Korzyści i plany

Dzięki wdrożeniu IFS Applications firma Reporter odniosła wiele korzyści. Przede wszystkim usprawniono procesy magazynowe, w tym obsługę magazynu celnego. Zastosowanie terminali przenośnych w showroomie oraz metek RFID w magazynie znacznie usprawnia proces konfekcjonowania zamówień. Poprawiono jakość obsługi klienta.

Zarząd uzyskał wgląd w wiele danych umożliwiających natychmiastowe reagowanie na szybko zmieniającą się sytuację rynkową (z podglądem sytuacji w sklepach włącznie) oraz narzędzie do planowania produkcji.

W kolejnym etapie zostaną wdrożone portale internetowe do obsługi zewnętrznych zamówień klienta, obszar planowania oraz CRM. 

Autor: Tomasz Kurzacz, MSI Polska