Strategia komunikacji wewnętrznej Działu Utrzymania Ruchu w systemach CMMS

Komunikacja to podstawa efektywnego zarządzania Działem Utrzymania Ruchu (DUR), niezależnie od jego wielkości. Ma istotny wpływ na kulturę organizacji, kulturę techniczną (którą w tej specyficznej organizacji uważam za najistotniejszą ) i na globalne wskaźniki sprawności. Komunikacja to niezbędny i stale występujący składnik we wszystkich procesach zachodzących w obszarze DUR: od analizy, przez podejmowanie decyzji, realizację, sprawdzenie skuteczności podjętych działań i wnioski kolejnych usprawnień. Komunikacja zmienia pojedyncze osoby i ich „ograniczony zakres rozumienia występujących zjawisk” w zespół, który maksymalnie wykorzystuje wspólną wiedzę i doświadczenie z wielu punktów widzenia. Należy pamiętać, że komunikacja jest procesem wielokierunkowym.

Niestety, brakuje poważnych opracowań na ten temat. Oczywiście można wykorzystać założenia gier i zabaw zespołowych jako wytyczne zachowań komunikacyjnych zespołu DUR. Lecz nadal nie zmienia to faktu, że nieliczne narzędzia wspomagające pracę DUR uwzględniają fakt istnienia wewnętrznej komunikacji DUR jako krytyczny i niezbędny element organizacji DUR. Wszyscy wiemy, że musimy pracować razem, ale co to oznacza? Kto, kogo, kiedy i o czym ma powiadomić? Jakie relacje mają występować i jaką formę mają przyjąć? Jak opisać taki proces w środowisku, które z założenia jest niestabilne? Jakimi narzędziami się posługiwać?

Jedną z metod usystematyzowania ról i przepływu informacji jest matryca RASIC, która definiuje pięć różnych zakresów odpowiedzialności: R (Responsible) – odpowiedzialny, A (Accountable) – zatwierdzający, S (Support) – wspierający, I (Informed) – informowany, C (Consulted) – konsultant.

Tyle teorii, a jakie ma to przełożenie na praktyczne zastosowanie? Systemy CMMS angażują dużą liczbę użytkowników na różnych etapach realizacja zadania, na różnych stanowiskach w hierarchii służbowej. Pojawia się więc znacznik pracy zespołowej. Osoby te mają do wypełnienia określone zadanie, czyli pojawiają się role. Wniosek – system CMMS musi umożliwiać definiowanie ról i zadań dla uczestników danego procesu.

Autor: Jakub Chylewski, analityk/wdrożeniowiec, SUR-FBD