Firma Controlling Systems, specjalizująca się w rozwiązaniach informatycznych wspomagających procesy budżetowania i analiz, wdroży system Eureca w Gdańskim Przedsiębiorstwie Energetyki Cieplnej. Umowę obejmującą dostarczenie systemu informatycznego oraz prace wdrożeniowe z GPEC podpisał jeden z partnerów, firma MSG Consulting.
Gdańskie przedsiębiorstwo podjęło decyzję o wdrożeniu systemu do controllingu i prowadzenia analiz w celu usprawnienia procesu budżetowania poprzez wyeliminowanie czasochłonnego sklejania plików excelowych. Dane przesyłane z różnych pionów spółki oraz z systemu finansowo-księgowego przeklejane były ręcznie do raportów, które stanowiły podstawę analizy odchyleń od założonych planów. Proces wiązał się z długotrwałym tworzeniem arkuszy budżetowych.
Dzięki wdrożeniu systemu Eureca, funkcjonującego w oparciu o hurtownię danych, wszystkie informacje są automatycznie gromadzone w jednej bazie. Można tworzyć zestawienia – w jednostkach naturalnych i pieniężnych, obejmujące różne okresy, np. budżet sprzedaży na rok, budżet inwestycji – 8 miesięcy. Kontrolerzy zyskają możliwość przeprowadzania szczegółowej analizy danych w wielu przekrojach, miarach i okresach.
Kolejną istotną korzyścią będzie precyzyjne rozliczanie kosztów i wyeliminowanie opóźnień wynikających z czasu poświęconego na tworzenie raportów z wielu arkuszy excelowych. GPEC jest zobowiązane do przestrzegania przepisów dotyczących taryf opłat za ciepło określanych przez Ministerstwo Gospodarki. Każda zmiana stawek powinna zostać zatwierdzona przez Urząd Regulacji Energetyki, który ma prawo do analizowania i weryfikowania kosztów podejmowanych przez przedsiębiorstwo energetyczne jako uzasadnienie do kalkulacji cen. Dlatego niezwykle istotne jest posiadanie aktualnych, dokładnych informacji o kosztach. Dużym atutem jest także możliwość wprowadzania danych do systemu oraz dystrybucja informacji za pośrednictwem przeglądarki WWW i arkuszy Excel. System umożliwia wprowadzanie danych przez kilku użytkowników jednocześnie oraz dystrybucję informacji pomiędzy komórką controllingu a osobami z innych działów zaangażowanych w proces planowania.
