W PKP Przewozy Regionalne w niespełna miesiąc udało się zaimplementować fragment systemu SAP HCM (zarządzanie zasobami ludzkimi), obsługujący płace liczącej ponad 3 tys. grupy maszynistów. Partnerem wdrożeniowym była specjalizująca się w takich rozwiązaniach spółka GAVDI Polska.
PKP od lat boryka się z niedoinwestowaniem, także w obszarze firmowej informatyki. Gdy na szczeblu rządowym zapadła strategiczna decyzja o przejściu ponad 3 tys. maszynistów z firmy PKP Cargo do PKP Przewozy Regionalne (PKP PR), wyzwaniem stał się problem, jak wyliczać płace przejmowanych maszynistów. Okazało się, że dotychczas używany w PKP PR system – ze względu na dość specyficzne składniki płacowe tej grupy – nie jest w stanie podołać wyzwaniu.
Nowe narzędzie trzeba było wdrożyć praktycznie w ciągu miesiąca, bo maszyniści kolejną pensję mieli odebrać w nowej firmie. Zgodnie z art. 23 pkt. 1 i art. 241 pkt. 8 Kodeksu Pracy nowy pracodawca musi przez minimum 2 lata zapewnić przejętym pracownikom te same warunki pracy, a umowa o pracę jest jednym z elementów tej stabilizacji.
– Mieliśmy dwie opcje do rozważenia: albo szukać nowego systemu – na co zupełnie nie było czasu – albo skorzystać z doświadczenia firmy GAVDI, która była zaangażowana we wdrożenie systemu SAP HCM w PKP Cargo i mogła nam pomóc przenieść fragment systemu, a raczej jego kopię, niejako wraz z przejmowanymi pracownikami – mówi Piotr Pachutko, szef informatyki w PKP Przewozy Regionalne i koordynator projektu z ramienia tej firmy. – Obie firmy, i my, i PKP Cargo, korzystają z modułu środków trwałych firmy SAP. Realna była tylko ta druga opcja, ale i tak mieliśmy świadomość, że porywamy się na dość karkołomne zadanie.
Podstawowym wyzwaniem był czas wdrożenia i liczebność obsługiwanych przez system pozycji płacowych. – Mimo że mieliśmy do czynienia z quasi roll outem, skala przenoszonego rozwiązania oraz napięty termin sprawiły, że momentami musieliśmy w projekt zaangażować nawet kilkunastu konsultantów, a i ci nie sypiali po nocach – wspomina Sławomir Stępień, członek zarządu GAVDI Polska SA i szef projektu w PKP PR. W celu uruchomienia SAP HR konieczne było również wdrożenie systemów do planowania i rozliczania czasu pracy dla maszynistów. W 84 lokalizacjach zostały jednocześnie uruchomione programy Grafik i Wykaz, niezbędna była także ich pełna integracja z systemem SAP. Projekt wymagał ponadto przebudowy sieci.
Praktycznie po 6 tygodniach od rozpoczęcia prac przygotowawczych, a po niespełna miesiącu właściwej implementacji, 14 listopada br. system wystartował. Konsultanci GAVDI przeprowadzili szkolenia personelu – z systemu korzysta po kilka osób w wielu rozproszonych lokalizacjach – i służyli wsparciem podczas pierwszego okresu obrachunkowego. – Jesteśmy już po pierwszej, listopadowej wypłacie liczonej przez nowy system – na ponad 3 tys. osób uposażenie zaledwie jednego pracownika trzeba było liczyć na piechotę – cieszy się Piotr Pachutko.
Piotr Pachutko zamierza nadal korzystać ze wsparcia konsultantów firmy GAVDI, choć powoli buduje własny zespół konsultantów SAP w nadziei, że z czasem uzyska niezależność. System pierwotnie osadzono na wydzielonej infrastrukturze firmy PKP Cargo, wkrótce nastąpi jego przeniesienie na własną infrastrukturę PKP PR.
