Oracle JD Edwards w firmie WIX-FILTRON
Czy można osiągnąć optymalną funkcjonalność aplikacji ERP przy niewielkich nakładach własnych (czasowych i osobowych), a jednocześnie uzyskać niski koszt wdrożenia i późniejszego utrzymania systemu? W teorii zarządzania niewiele jest odpowiedzi pozytywnych na tak zadane pytanie. Jednym z przykładów wykazujących, że to jednak możliwe, jest historia wdrożenia systemu Oracle JD Edwards w firmie WIX- -FILTRON.
Powszechnie wiadomo, że każda rozwijająca się firma, aby nie utracić panowania nad sobą, musi zainwestować w oprogramowanie klasy ERP. Rozwiązanie takie nie tylko ma zapewnić bezpieczeństwo dalszego rozwoju, ale i umożliwić lepsze poznanie własnego przedsiębiorstwa, kontrahentów oraz otoczenia biznesowego. Trudno bowiem podejmować właściwe decyzje bez informacji opartych na wiarygodnych danych.
Wiedza daje korzyści
Firma WIX-FILTRON działa na polskim rynku od 26 lat. Przeszła długą drogę, rozwijając się od małego warsztatu do przedsiębiorstwa mającego pozycję lidera branżowego w Polsce, będącego głównym pracodawcą w swoim regionie. Zlokalizowana w słynącej z gospodarności Wielkopolsce firma rozwija z powodzeniem działalność międzynarodową, w produkcji filtrów zajmując miejsce w czołówce europejskiej.
Jak osiągnęła sukces? Odpowiedź jest prosta: dzięki wyjątkowo efektywnemu inwestowaniu, co przejawia się w przyjęciu strategii mądrego wydawania pieniędzy. Rządzi tu zasada, że wydatki na określony cel mogą być nawet duże, jeśli tylko w firmie panuje odczucie, iż pieniądze te są efektywnie wydane.
Skupienie na efektywności i jakości to bez wątpienia cechy charakterystyczne zarządzania firmą WIX-FILTRON. Niezależnie od dynamicznie rosnących przychodów firma restrykcyjnie pilnuje kosztów, co jednak nie oznacza oszczędzania za wszelką cenę. Zgodnie z powiedzeniem Einsteina należy inwestować tak oszczędnie, jak się da, ale nie bardziej.
Jeśli zasadę tę przełożymy na informatykę, otrzymamy unikatowy na skalę krajową pomysł samodzielnego wdrożenia systemu ERP. W efekcie tak przyjętej strategii, przy mniejszych wydatkach na IT niż w przedsiębiorstwach o podobnej wielkości, w WIX-FILTRON uzyskano o wiele lepsze rezultaty. Odważna decyzja o wzięciu odpowiedzialności za własny projekt ERP zaowocowała zdobyciem bezcennej wiedzy na temat funkcjonowania aplikacji biznesowych, a następnie osiągnięciem wyjątkowo niskiego kosztu utrzymania i rozwoju systemu, czyli wprowadzania zmian do procesów istniejących, tworzenia nowych procesów czy dodatkowych aplikacji.
– Od początku swojej pracy w firmie założyłem, że będzie to przedsiębiorstwo uczące się, co zdeterminowało także metodykę wdrażania naszego systemu ERP – wspomina Błażej Jankowski, dyrektor finansowy firmy WIX-FILTRON i spiritus movens wszystkich firmowych projektów informatycznych. – Nie było wcale trudno zauważyć, że zdobycie dogłębnej wiedzy o własnym systemie bardzo się opłaci; wprawdzie przysporzy nieco kłopotów w czasie wdrożenia, ale też zapewni nam najwyższy możliwy poziom jego obsługi na przyszłość. Takie podejście uważam też za bardzo efektywne, bo przecież nikt nie zna lepiej procesów firmy niż jej pracownicy.
Mądry wybór
Aby zrealizować pomysł, należało wybrać system, który nadaje się do samodzielnego wdrożenia i rozwijania. Poszukiwano więc takiego oprogramowania, które będzie nie tylko wydajne w działaniu, ale także otwarte, niezawierające kodu zamkniętego, gdzie wprowadzenie zmian w procesach wiązałoby się za każdym razem z wizytą konsultanta.
Ostatecznie WIX-FILTRON wybrał w 2001 r. system JD Edwards Enterprise- One, kilka lat później włączony do oferty korporacji Oracle. System ten jako jedyny spełnił wszystkie oczekiwania nabywcy. Na dostawcę specjalizowanych konsultacji eksperckich potrzebnych przy wdrożeniu wybrano firmę Hogart, głównego dystrybutora systemu JD Edwards w Polsce.
– JD Edwards jest skonstruowany inaczej niż przeciętny system ERP – mówi Przemysław Jarzębowicz, kierownik projektu w firmie Hogart. – To rozwiązanie stworzone dla klientów, którzy cenią sobie fakt, że większość prac mogą wykonać we własnym zakresie. System zapewni każdemu, kto ma chęć do nauki, osiągnięcie samodzielności i niezależności. To naprawdę unikatowa cecha.
Większość firm nie chce samodzielnie podjąć się wdrożenia i woli projekty wykonywane według budżetu zamkniętego, gdyż znacznie obniża to ryzyko przekroczenia budżetu wdrożenia. A jednak niektóre przedsiębiorstwa nie podążają za tym trendem, mając świadomość wartości swojego zespołu.
– WIX-FILTRON był jednym z naszych pierwszych klientów, którzy zdecydowali się na przeprowadzenie samodzielnie procesu wdrożenia, zamawiając konsultacje w trybie na żądanie – wyjaśnia Przemysław Jarzębowicz. – Odważna decyzja zarządu o przyjęciu otwartego modelu współpracy przy realizacji przedsięwzięcia, którego WIX-FILTRON nigdy wcześniej nie wykonywał, świadczy o ogromnym zaufaniu do własnych menedżerów i pracowników.
Jak to się robi w Gostyniu?
Wdrożeniem podstawowej wersji systemu zajmował się zespół 7 osób, które przez kilka krytycznych miesięcy pracowały przy systemie naprawdę bardzo ciężko, praktycznie na dwie zmiany. – Wszyscy mieli dużo pracy, ale też wiele satysfakcji z tego, jak stopniowo odsłaniały się przed nimi zawiłości ERP – podkreśla Błażej Jankowski. – Miałem szczęście trafi ć na ludzi nie tylko zdolnych, ale chętnych do uczenia się i obdarzonych pasją zdobywania wiedzy. Tylko dwóch z nich było „rasowymi informatykami”, pozostali to inżynierowie oraz specjaliści od finansów, planowania i zapewnienia jakości.
Prace przebiegały w formie warsztatów, w czasie których wszystkie czynności potrzebne do wykonania konkretnych zadań demonstrowane były przez konsultantów Hogart na działającej kopii systemu. Konsultanci zawsze wcześniej otrzymywali zestaw zagadnień zaplanowanych do omówienia w czasie sesji i mogli się przygotować, aby szkolenie było jak najbardziej efektywne.
– Szczególne w tym projekcie było to, że zespół WIX-FILTRON był niewielki w stosunku do obranego zakresu prac i terminów – podkreśla Przemysław Jarzębowicz. – Na uwagę zasługuje fakt, że nikt z zespołu nie znał wcześniej żadnego systemu klasy ERP. Dzięki swej ogromnej pracy zdobyli wiedzę nie tylko o systemie, w którym pracują, ale także o tym, jak potrzeby biznesowe przekładać na ustawienia systemowe. Świadczy to o bardzo wysokim profesjonalizmie zespołu oraz jego potencjale.
Efektem tak zaplanowanych zajęć była praca na bardzo wysokim poziomie merytorycznym. Nie trzeba było roztrząsać kwestii podstawowych, jedynie problemy bardzo specyficzne, których nie da się rozwiązać na podstawie studiowania dokumentacji.
Wybór odpowiedniego partnera wdrożeniowego był jedną z kluczowych przyczyn sukcesu projektu. Nieczęsto można spotkać firmę konsultingową, która godzi się na transfer w formie warsztatów swojej wysoko kwalifikowanej wiedzy do klienta. O dobrej jakości wzajemnej współpracy świadczy zdolność konsultantów Hogart do zaspokajania wymagań klienta oraz ich umiejętności szkoleniowe, dzięki którym pracownicy firmy WIX-FILTRON potrafi li nauczyć się wszystkiego, czego potrzebowali. Ważna była także łatwość dostosowania się do stylu pracy odbiorcy wiedzy, który miał swoje wymagania i swój własny harmonogram uczenia się, ale także często potrzebował pomocy w trybie pilnym, wręcz z dnia na dzień.
– Nie osiągnęlibyśmy sukcesu, gdyby nie doskonała współpraca z konsultantami firmy Hogart nie tylko na płaszczyźnie merytorycznej, ale także w kontaktach międzyludzkich – podsumowuje Błażej Jankowski. – Wiele razy ratowali nas, gdy trzeba było coś szybko poprawić, zaś sposób prowadzenia dla nas warsztatów był naprawdę bardzo efektywny i wydajny. Sprawdzili się nie tylko w roli wielce kompetentnych nauczycieli, ale także jako partnerzy, przyjaźnie i pozytywnie nastawieni do swoich słuchaczy.
Korzyści
Efekt samodzielnego wdrożenia JD Edwards jest imponujący. Większość prac przy stosunkowo częstych zmianach wymuszanych przez otoczenie biznesowe jest wykonywanych bez pomocy z zewnątrz. Daje to wymierne oszczędności. Dział IT w WIX-FILTRON liczy zaledwie 3 osoby obsługujące wszystkie systemy biznesowe firmy, łącznie z obiegiem dokumentów, narzędziami raportowymi, a także infrastrukturą sprzętową. To naprawdę mało, biorąc pod uwagę, że przedsiębiorstwo pracuje na 3 zmiany, posiada zakład na Ukrainie oraz wspiera blisko 300 pracowników korzystających aktywnie z różnych rozwiązań informatycznych.
– Metoda wdrożenia systemu przyjęta przez nasz zespół okazała się bardzo skuteczna – stwierdza Zygmunt Wabiński, prezes zarządu WIX-FILTRON. – Mogę powiedzieć, że transformacja firmy odbyła się całkowicie płynnie i bez zakłóceń. A wszystko dzięki temu, że nasi specjaliści znają system naprawdę od podszewki.
Kolejną korzyścią z posiadania wiedzy o JD Edwards była możliwość samodzielnego wdrożenia modułu do obsługi magazynu wysokiego składowania (MWS). Decyzja zarządu o budowie nowego centrum dystrybucyjnego o pojemności 16 tys. miejsc paletowych nie przestraszyła zespołu WIX-FILTRON. Jesienią 2005 r. uruchomiono nowoczesne rozwiązanie magazynowe z obsługą kodów kreskowych, wykorzystując jedynie 5 dni konsultacji specjalistów Hogart.
Kolejne duże przedsięwzięcie wykonane samodzielnie przez specjalistów WIX-FILTRON to wdrożenie JD Edwards w oddziale firmy na Ukrainie. Konieczność wykorzystania wersji unikodowej systemu wymusiła decyzję o zastosowaniu tam nowszej wersji – JD Edwards 8.11. Samodzielnie dostosowano system do lokalnych regulacji prawnych i podatkowych oraz dokonano optymalnego ustawienia i przetestowania wszystkich procesów biznesowych. Dało to specjalistom firmy przeświadczenie, że mogą funkcjonować w dowolnym kraju europejskim, opierając się na tym samym, znanym już systemie, który w razie potrzeby będą mogli samodzielnie zainstalować w dowolnym nowym oddziale. – Załoga WIX-FILTRON w przypadku projektu na Ukrainie wykorzystała zaledwie kilkanaście dni konsultacji ekspertów Hogart – wyjaśnia Przemysław Jarzębowicz. – To niezwykłe osiągnięcie, tym bardziej że zastosowana tam wersja systemu znacząco różni się od działającej w Polsce. Są one oddzielone o 3 wydania i 7 lat, co w informatyce jest różnicą znaczącą. Do tego trzeba dodać szybkość realizacji projektu, który trwał zaledwie trzy miesiące.
Podsumowanie
Opowieść o projekcie w firmie WIX-FILTRON jest dowodem na to, że sprawdza się pragmatyczne i gospodarskie podejście do zarządzania na zasadzie „uzyskać więcej za mniej”. Jeśli firma we wszystkich obszarach zarządzania stosuje rozwiązania najprostsze, ale niebanalne, wówczas może osiągnąć sukces.
Podsumowując historię wdrożenia systemu JD Edwards, należy podkreślić, że na sukces tego przedsięwzięcia złożyły się trzy czynniki:
- mądry wybór aplikacji, który dał odpowiednie możliwości,
- zmotywowanie zespołu i narzucenie reguł, które zapewniają samodzielność i możliwość wykonywania prac z niewielkim eksperckim udziałem firmy zewnętrznej,
- dobranie odpowiedniego partnera, który potrafi ł sprostać oczekiwaniom klienta.
Artykuł pod redakcją
Elżbiety Jaworskiej, MSI Polska
„Transformacja firmy odbyła się całkowicie płynnie i bez zakłóceń. A wszystko dzięki temu, że nasi specjaliści znają system naprawdę od podszewki”
Zygmunt Wabiński
prezes zarządu WIX-FILTRON
„JD Edwards jest skonstruowany inaczej niż przeciętny system ERP. To rozwiązanie stworzone dla klientów, którzy cenią sobie fakt, że większość prac mogą wykonać we własnym zakresie”
Przemysław Jarzębowicz
kierownik projektu, Hogart
„Konsultanci firmy Hogart sprawdzili się nie tylko w roli kompetentnych nauczycieli, ale także jako partnerzy, przyjaźnie i pozytywnie nastawieni do swoich słuchaczy”
Błażej Jankowski,
dyrektor finansowy, WIX-FILTRON